Trợ lý y tế và chuyên gia quản trị văn phòng y tế đóng vai trò khác nhau nhưng không kém phần quan trọng trong các cơ sở chăm sóc sức khỏe. Cả hai đều rất quan trọng đối với việc cung cấp dịch vụ chăm sóc chất lượng. Tuy nhiên, các công việc là khác nhau, vì vậy bạn sẽ muốn khám phá cả hai trước khi đưa ra quyết định nghề nghiệp.
Chuyên gia Quản trị Văn phòng Y tế làm gì?
Các chuyên gia quản trị văn phòng y tế quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày của các văn phòng chăm sóc sức khỏe. Họ không có nhiệm vụ lâm sàng. Trách nhiệm khác nhau tùy theo thiết lập nhưng thường bao gồm:
Lập kế hoạch
Các chuyên gia quản trị văn phòng y tế quản lý lịch trình cho một hoặc nhiều bác sĩ. Trong một thực tế rộng rãi, nó có thể là một tá hoặc nhiều hơn. Nói dễ hơn làm, đó là một trách nhiệm nhiều mặt trong đó họ:
Lên lịch các cuộc hẹn định kỳ - các chuyên gia quản trị văn phòng xử lý các cuộc gọi đến thăm định kỳ, chẳng hạn như kiểm tra hàng năm và các cuộc hẹn theo dõi. Phối hợp với nhóm lâm sàng, họ xử lý các yêu cầu cuộc hẹn trực tiếp, qua điện thoại và qua e-mail, có tính đến tính khả dụng của nhà cung cấp, mức độ khẩn cấp của nhu cầu của bệnh nhân và tính sẵn có của họ.
Xử lý Hủy bỏ và Yêu cầu Chăm sóc Khẩn cấp - việc hủy bỏ gây gián đoạn nhưng không thể tránh khỏi. Các chuyên gia quản trị văn phòng y tế sắp xếp lại các chuyến thăm theo những cách mà nhà cung cấp và bệnh nhân cùng đồng ý. Yêu cầu chăm sóc khẩn cấp cũng phổ biến và có thể cần phải được ép vào một lịch trình vốn đã chặt chẽ.
Trường hợp khẩn cấp là quy tắc, không phải là ngoại lệ trong các cơ sở chăm sóc sức khỏe. Công việc của bạn với tư cách là một phần của nhóm lễ tân sẽ là giữ cho lịch trình hoạt động hiệu quả nhất có thể, giảm thiểu thời gian chờ đợi cho bệnh nhân mà không có nhà cung cấp quá tải. Đó là một hành động tung hứng.
Gửi lời nhắc cuộc hẹn - các cuộc hẹn bị nhỡ và đến muộn có thể gây ra sự hỗn loạn và mất doanh thu. Các chuyên gia quản trị văn phòng y tế gửi lời nhắc về các cuộc hẹn sắp tới qua điện thoại, email hoặc tin nhắn văn bản để bệnh nhân biết chính xác khi nào đến.
Đăng ký bệnh nhân
Các chuyên gia quản trị văn phòng y tế đăng ký bệnh nhân trước các cuộc hẹn. Quá trình đăng ký bao gồm:
Xem xét thông tin nhân khẩu học - xác nhận tên, địa chỉ, ngày sinh và thông tin liên lạc của bệnh nhân giúp giảm thiểu các lỗi y tế và tạo điều kiện giao tiếp chính xác giữa bệnh nhân, nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe, công ty bảo hiểm và chuyên gia thanh toán.
Xác minh bảo hiểm - các chuyên gia quản trị văn phòng y tế xác minh thông tin bảo hiểm bệnh nhân. Điều này bao gồm xác nhận số chính sách, thiết lập phạm vi bảo hiểm và nhận ủy quyền cho các dịch vụ.
Có được sự đồng ý để điều trị - có được sự đồng ý được thông báo để điều trị là cần thiết cho mục đích thanh toán. Các chuyên gia quản trị văn phòng y tế hỗ trợ việc ra quyết định lấy bệnh nhân làm trung tâm bằng cách xem xét các biểu mẫu, trả lời các câu hỏi và thu thập chữ ký.
Thu tiền thanh toán - các khoản thanh toán đồng bảo hiểm thường được thu thập trước khi chuyến thăm bắt đầu. Là một chuyên gia quản trị văn phòng y tế, bạn sẽ chịu trách nhiệm chấp nhận tiền mặt, séc và chuyển tiền thẻ tín dụng.
Lưu trữ hồ sơ
Các chuyên gia hành chính văn phòng y tế quản lý hồ sơ sức khỏe. Trách nhiệm bao gồm:
Tạo hồ sơ mới - các chuyên gia quản trị văn phòng y tế tạo hồ sơ y tế mới cho từng bệnh nhân, đảm bảo rằng tất cả tài liệu từ các nhà cung cấp trước đó được nộp và người chăm sóc mới có thể truy cập được.
Duy trì hồ sơ - mỗi cuộc gặp gỡ của bệnh nhân đều tạo ra các ghi chú mới và các báo cáo khác để nộp. Các chuyên gia quản trị văn phòng luôn cập nhật hồ sơ sức khỏe giấy và điện tử (EHR), có tổ chức, dễ tiếp cận và dễ tìm.
Đáp ứng Yêu cầu Hồ sơ - các chuyên gia quản trị văn phòng lấy hồ sơ cho các nhà cung cấp trước khi bệnh nhân đến. Họ cũng trả lời các yêu cầu về bản sao hồ sơ tuân thủ luật về quyền riêng tư.
Lưu trữ và xử lý hồ sơ
Các chuyên gia quản trị văn phòng y tế xử lý việc lưu trữ và xử lý hồ sơ y tế, đảm bảo rằng dữ liệu được lưu trữ hoặc loại bỏ một cách an toàn mà không ảnh hưởng đến quyền riêng tư của bệnh nhân.
Lập hóa đơn và mã hóa
Thanh toán bắt đầu khi đăng ký với việc tạo ra một siêu hóa đơn, một danh sách kiểm tra từng mục các dịch vụ được cung cấp và mã thanh toán tương ứng của chúng. Các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe kiểm tra các dịch vụ được cung cấp và siêu hóa đơn sẽ được chuyển đến bộ phận thanh toán để theo dõi. Các chuyên gia quản trị văn phòng y tế cũng hỗ trợ gửi yêu cầu bảo hiểm, lập hóa đơn và thu tiền.
Quản lý thông tin liên lạc
Giao tiếp hiệu quả là nền tảng của chăm sóc sức khỏe. Là lần tiếp xúc đầu tiên của bệnh nhân, các chuyên gia quản trị văn phòng y tế đóng một vai trò quan trọng như liên lạc viên thực hành. Họ cũng tạo điều kiện giao tiếp giữa các nhóm hành chính và lâm sàng. Cho dù đó là chuyển tiếp thư, chuyển tiếp e-mail hay lên lịch cuộc họp, chúng giữ mọi người trên cùng một trang.
Quản lý văn phòng tổng hợp
"Quản lý văn phòng tổng hợp" là mã để giữ cho các văn phòng được tổ chức tốt. Ngoài nhiệm vụ chính của họ, các chuyên gia quản trị văn phòng y tế:
- Theo dõi hàng tồn kho
- Đặt hàng vật tư
- Chào đón du khách
- Làm việc với các nhà cung cấp
- Bảo trì thiết bị văn phòng
- Giám sát việc tuân thủ các quy định an toàn
- Quản lý lòng hiếu khách của bệnh nhân
- Bảo vệ hệ thống dữ liệu
- Phối hợp với bộ phận thanh toán
- Đào tạo và giám sát nhân viên mới
Sự khác biệt giữa một chuyên gia quản trị văn phòng y tế và một trợ lý y tế là gì?
Trợ lý y tế và chuyên gia quản trị văn phòng y tế là những vai trò giống nhau, nhưng có những khác biệt chính, bao gồm:
Trách nhiệm công việc
Trợ lý y tế cung cấp hỗ trợ lâm sàng và văn thư cho các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe, tham gia vào một loạt các nhiệm vụ bao gồm các thủ tục y tế và chẩn đoán. Các chuyên gia quản trị văn phòng y tế không có nhiệm vụ lâm sàng. Thay vào đó, họ tập trung vào các nhiệm vụ hành chính phức tạp vượt quá những gì một trợ lý y tế được đào tạo, chẳng hạn như thanh toán và mã hóa.
Giáo dục và Đào tạo
Trợ lý y tế cần có bằng tốt nghiệp trường kỹ thuật hoặc bằng cao đẳng cộng với chứng chỉ để thành công. Các chuyên gia quản trị văn phòng y tế sẵn sàng làm việc với chứng chỉ hoặc bằng tốt nghiệp. Chứng nhận thường là tùy chọn nhưng có vẻ tốt trên sơ yếu lý lịch. Sinh viên tốt nghiệp chương trình văn bằng được chuẩn bị cho các kỳ thi chứng chỉ.
Môi trường làm việc
Trợ lý y tế làm việc trong lĩnh vực lâm sàng của các văn phòng y tế, làm việc chặt chẽ với bệnh nhân và nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe. Các chuyên gia quản trị văn phòng y tế thường làm việc trong các thiết lập chỉ hành chính. Bạn sẽ dành nhiều thời gian cho công việc kinh doanh của văn phòng hơn là chăm sóc bệnh nhân.
Tiềm năng thăng tiến
Tương lai tươi sáng cho các trợ lý y tế và các chuyên gia quản trị văn phòng y tế. Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ dự báo tăng trưởng mạnh mẽ trong cả hai lĩnh vực đến năm 2031. Họ dự đoán việc làm của trợ lý y tế sẽ tăng 16% trong thập kỷ tới.
Với trình độ học vấn và kinh nghiệm, cả hai đều có thể xây dựng thông tin của mình để thăng tiến trong lĩnh vực y tế. Trợ lý y tế có thể trở thành bác sĩ phlebotomist được chứng nhận, kỹ thuật viên phòng thí nghiệm hoặc y tá. Các chuyên gia quản trị văn phòng y tế có thể phát triển thành các vai trò có trách nhiệm hơn trong các lĩnh vực hành chính, thanh toán hoặc nhân sự.
Làm thế nào để bạn trở thành một chuyên gia quản trị văn phòng y tế?
Một sự nghiệp chăm sóc sức khỏe tuyệt vời trong chăm sóc bệnh nhân có thể mất nhiều năm ở trường đại học để đào tạo, nhưng bạn có thể trở thành một chuyên gia quản trị văn phòng y tế trong vài tháng với bằng tốt nghiệp trường kỹ thuật. Ngay cả khi bạn có ít kinh nghiệm trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, một nền giáo dục trường kỹ thuật chuẩn bị cho bạn thành công. Chương trình giảng dạy toàn diện nhưng tập trung vào công việc, tập trung vào các kỹ năng thực tế, thực hành bạn cần để khởi động sự nghiệp mới của mình.
Các chương trình trường kỹ thuật đào tạo sinh viên trong một loạt các thực hành và quy trình hành chính y tế. Các chủ đề bao gồm:
Chào hỏi bệnh nhân
Các văn phòng chăm sóc sức khỏe có tiêu chuẩn cao về hành vi chuyên nghiệp. Những người ốm yếu và dễ bị tổn thương về mặt cảm xúc đòi hỏi một cách tiếp cận khác với khách hàng tại các doanh nghiệp khác. Trong một chương trình trường kỹ thuật, các chuyên gia quản trị văn phòng y tế học hỏi từ những người hướng dẫn dày dạn kinh nghiệm làm thế nào để đi đúng chân với bệnh nhân, thiết lập mối quan hệ và xây dựng niềm tin vào đội ngũ chăm sóc sức khỏe.
Lên lịch cuộc hẹn
Lên lịch các cuộc hẹn tại một cơ sở chăm sóc sức khỏe là một thách thức vì nhiều lý do. Các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe thường có sẵn hạn chế do lịch trình bận rộn của họ, điều này có thể gây khó khăn cho việc sắp xếp các cuộc hẹn vào thời điểm thuận tiện cho bệnh nhân. Các trường hợp khẩn cấp và các sự kiện bất ngờ cũng có thể làm gián đoạn lịch trình, gây ra sự chậm trễ gây căng thẳng cho cả bệnh nhân và nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe. Và một số thủ tục y tế đòi hỏi thiết bị, nhân sự hoặc sự chuẩn bị cụ thể, khiến các cuộc hẹn ngày càng khó điều phối. Các chương trình trường kỹ thuật giới thiệu cho sinh viên quá trình lên lịch, bao gồm cả việc sử dụng phần mềm lập kế hoạch.
Thanh toán và mã hóa y tế
Thanh toán y tế rất phức tạp, đòi hỏi phải sử dụng mã chữ và số trên các biểu mẫu bảo hiểm. Các mã này được sử dụng trong toàn ngành để thanh toán, nghiên cứu và thiết lập mục tiêu, vì vậy độ chính xác là rất quan trọng.
Các chương trình trường kỹ thuật bao gồm những điều cơ bản về thanh toán, bao gồm các mô hình bảo hiểm, chu kỳ doanh thu chăm sóc sức khỏe và hệ thống mã hóa y tế. Học sinh làm việc trên các nghiên cứu điển hình bằng cách sử dụng ba chỉ số phổ biến nhất, ICD-10, CPT và HCPCS.
HIPAA, OSHA và JCAHO
Chăm sóc sức khỏe là một lĩnh vực được quản lý chặt chẽ. Là lãnh đạo văn phòng, các chuyên gia quản trị văn phòng y tế giúp quản lý việc tuân thủ quy định với các quy tắc HIPPA, OSHA và JCAHO.
HIPAA – Đạo luật về trách nhiệm giải trình và cung cấp thông tin bảo hiểm y tế, điều chỉnh cách sử dụng và chia sẻ dữ liệu y tế nhạy cảm. Trong vai trò lễ tân, bảo vệ quyền riêng tư của bệnh nhân là tối quan trọng, vì vậy sinh viên học cách thực hiện các biện pháp bảo mật dữ liệu. Vi phạm HIPAA có thể dẫn đến các hình phạt tài chính đáng kể cho người sử dụng lao động và mất việc làm cho các nhân viên liên quan.
OSHA - Cơ quan Quản lý An toàn Sức khỏe Nghề nghiệp tạo ra các quy định giữ an toàn cho nhân viên và du khách. Trong một văn phòng y tế, có những mối nguy hiểm vật lý, hóa học và phóng xạ tiềm ẩn. Ví dụ, nếu một văn phòng cung cấp tia X, các khu vực tạo ra bức xạ bị giới hạn đối với bệnh nhân và nhân viên không được bảo vệ đúng cách. Các chuyên gia quản lý văn phòng y tế giám sát khu vực chờ, hướng dẫn mọi người ra khỏi những không gian đó.
JCAHO - viết tắt của Ủy ban hỗn hợp về công nhận các tổ chức chăm sóc sức khỏe. Đây là một tổ chức độc lập, phi lợi nhuận công nhận các cơ sở chăm sóc sức khỏe của Hoa Kỳ.
Đối với các chuyên gia quản trị văn phòng y tế, chứng nhận JCAHO có nhiều ý nghĩa. Những người làm việc trong các cơ sở được JCAHO công nhận có trách nhiệm đảm bảo rằng nơi làm việc của họ đáp ứng hoặc vượt quá các tiêu chuẩn chăm sóc bệnh nhân. Các chuyên gia quản trị văn phòng y tế cũng giúp thực hiện các sáng kiến đảm bảo và cải tiến chất lượng được sử dụng để duy trì sự công nhận.
Kết luận:
Nghề nghiệp chăm sóc sức khỏe là một trong những nghề bổ ích nhất, bất kể bạn chọn trở thành chuyên gia quản trị văn phòng y tế hay trợ lý y tế. Hãy để năng khiếu và nguyện vọng của bạn là hướng dẫn của bạn.
Bạn muốn tìm hiểu thêm?
Tất cả các cơ sở chăm sóc sức khỏe, từ bệnh viện và văn phòng bác sĩ, đến trung tâm phục hồi chức năng, phòng khám và mọi loại thực hành y tế khác, đều dựa vào các chương trình Quản trị Văn phòng Y tế lành nghề để hoạt động. Chúng tôi sẽ đào tạo bạn về một loạt các thực hành và quy trình hành chính y tế. Thêm vào đó, bạn sẽ có được trải nghiệm thực tế thông qua chương trình thực tập tại trường học kéo dài 135 giờ trong một cơ sở chăm sóc sức khỏe thực tế. Bạn cũng sẽ tương tác với mọi người từ mọi tầng lớp xã hội, làm cho thói quen hàng ngày của bạn trở nên buồn tẻ.
Vì vậy, chúng ta hãy cùng nhau thực hiện bước đầu tiên! Liên hệ với chúng tôi ngay bây giờ để tìm hiểu thêm.
