Los auxiliares médicos y los especialistas en administración de consultorios médicos desempeñan funciones diferentes pero igualmente importantes en los entornos sanitarios. Ambos son cruciales para la prestación de una atención de calidad. Sin embargo, los puestos de trabajo son diferentes, por lo que querrá explorar ambos antes de tomar una decisión profesional.
¿Qué hace un especialista en administración de consultorios médicos?
Los especialistas en administración de consultorios médicos gestionan las operaciones empresariales diarias de los consultorios sanitarios. No tienen funciones clínicas. Las responsabilidades varían según el entorno pero suelen incluir:
Programación
Los especialistas en administración de consultorios médicos gestionan la agenda de uno o varios médicos. En una consulta extensa, podrían ser una docena o más. Más fácil decirlo que hacerlo, es una responsabilidad polifacética en la que:
Programar citas rutinarias: los especialistas en administración de consultorios gestionan las llamadas para las visitas rutinarias, como los exámenes anuales y las citas de seguimiento. En colaboración con el equipo clínico, gestionan las solicitudes de cita en persona, por teléfono y por correo electrónico, teniendo en cuenta la disponibilidad del proveedor, la urgencia de las necesidades del paciente y su disponibilidad.
Gestionar las cancelaciones y las solicitudes de atención urgente: las cancelaciones son molestas pero inevitables. Los especialistas en administración de consultorios médicos reprograman las visitas de forma mutuamente aceptable para el proveedor y el paciente. Las solicitudes de atención urgente también son habituales y puede que haya que encajarlas en una agenda ya de por sí apretada.
Las urgencias son la norma, no la excepción en los centros sanitarios. Su trabajo como parte del equipo de atención al público consistirá en mantener la programación lo más eficiente posible, minimizando los tiempos de espera de los pacientes sin abrumar a los proveedores. Es un acto de malabarismo.
Envíe recordatorios de citas: las citas perdidas y las llegadas tarde pueden provocar el caos y la pérdida de ingresos. Los especialistas en administración de consultorios médicos envían recordatorios sobre las próximas citas por teléfono, correo electrónico o SMS para que los pacientes sepan exactamente cuándo deben llegar.
Registro de pacientes
Los especialistas en administración de consultorios médicos registran a los pacientes antes de las citas. El proceso de registro incluye:
Revisar la información demográfica: confirmar el nombre, la dirección, la fecha de nacimiento y la información de contacto del paciente mitiga los errores médicos y facilita la comunicación precisa entre pacientes, proveedores sanitarios, aseguradoras y especialistas en facturación.
Verificación del seguro: los especialistas en administración de consultorios médicos verifican la información del seguro del paciente. Esto incluye confirmar los números de póliza, establecer la cobertura y obtener la autorización de los servicios.
Obtención del consentimiento para el tratamiento: obtener el consentimiento informado para el tratamiento es necesario a efectos de facturación. Los especialistas en administración de consultorios médicos apoyan la toma de decisiones centrada en el paciente mediante la revisión de formularios, la respuesta a preguntas y la recogida de firmas.
Cobro de pagos: los pagos del coseguro suelen cobrarse antes de que comience la visita. Como especialista en administración de consultorios médicos, será responsable de aceptar remesas en efectivo, cheques y tarjetas de crédito.
Mantenimiento de registros
Los especialistas en administración de consultorios médicos gestionan los historiales médicos. Las responsabilidades incluyen:
Creación de nuevos histor iales: los especialistas en administración de consultorios médicos crean nuevos historiales médicos para cada paciente, asegurándose de que toda la documentación de los proveedores anteriores esté archivada y sea accesible para el nuevo cuidador.
Mantenimiento de registros: cada encuentro con un paciente genera nuevas notas y otros informes que archivar. Los especialistas en administración de despachos mantienen los historiales médicos en papel y electrónicos (HCE) actualizados, organizados, accesibles y fáciles de encontrar.
Respuesta a las solicitudes de historiales: los especialistas en administración de oficinas preparan los historiales para los proveedores antes de que lleguen los pacientes. También responden a las solicitudes de copias de registros en cumplimiento de las leyes de privacidad.
Almacenamiento y eliminación de registros
Los especialistas en administración de consultorios médicos se encargan del almacenamiento y la eliminación de los historiales médicos, garantizando que los datos se archiven o desechen de una forma segura que no comprometa la privacidad del paciente.
Facturación y codificación
La facturación comienza en el momento del registro con la creación de una superfactura, una lista detallada de los servicios prestados y sus correspondientes códigos de facturación. Los profesionales sanitarios marcan los servicios prestados y la superfactura pasa al departamento de facturación para su seguimiento. Los especialistas en administración de consultorios médicos también ayudan con la presentación de las reclamaciones a los seguros, la facturación y los cobros.
Gestionar la comunicación
La comunicación eficaz es la base de la asistencia sanitaria. Como primer contacto del paciente, los especialistas en administración de consultas médicas desempeñan un papel clave como enlaces de la consulta. También facilitan la comunicación entre los equipos administrativo y clínico. Ya sea transmitiendo mensajes, reenviando correos electrónicos o programando reuniones, mantienen a todo el mundo en la misma página.
Gestión general de oficinas
"Administración general de oficinas" es el código para mantener las oficinas bien organizadas. Además de sus funciones principales, los especialistas en administración de consultorios médicos:
- Seguimiento del inventario
- Pedir suministros
- Bienvenida a los visitantes
- Trabajar con proveedores
- Mantener el equipo de oficina
- Supervisar el cumplimiento de las normas de seguridad
- Gestionar la hospitalidad de los pacientes
- Salvaguardar los sistemas de datos
- Colaborar con el departamento de facturación
- Formar y supervisar al nuevo personal
¿Cuál es la diferencia entre un especialista en administración de consultorios médicos y un asistente médico?
Los auxiliares médicos y los especialistas en administración de consultorios médicos son funciones que suenan parecidas, pero existen diferencias clave, entre ellas:
Responsabilidades laborales
Los auxiliares médicos proporcionan apoyo clínico y administrativo a los profesionales sanitarios, participando en una amplia gama de tareas que incluyen procedimientos médicos y de diagnóstico. Los especialistas en administración de consultorios médicos no desempeñan tareas clínicas. En su lugar, se centran en tareas administrativas complejas que exceden para lo que está formado un auxiliar médico, como la facturación y la codificación.
Educación y formación
Los auxiliares médicos necesitan un diploma de escuela técnica o un grado asociado más una certificación para tener éxito. Los especialistas en administración de consultorios médicos están preparados para trabajar con un certificado o un diploma. La certificación suele ser opcional pero queda bien en un currículum. Los graduados de programas de diplomatura están preparados para los exámenes de certificación.
Entorno laboral
Los auxiliares médicos trabajan en el área clínica de las consultas médicas, en estrecha colaboración con los pacientes y los profesionales sanitarios. Los especialistas en administración de consultas médicas suelen trabajar en entornos exclusivamente administrativos. Pasarán más tiempo en los asuntos del consultorio que en la atención a los pacientes.
Potencial de avance
El futuro es brillante para los auxiliares médicos y los especialistas en administración de consultorios médicos. La Oficina de Estadísticas Laborales de EE.UU. proyecta un fuerte crecimiento en ambos campos hasta 2031. Proyectan que el empleo de asistente médico crecerá un 16% en la próxima década.
Con formación y experiencia, ambos pueden ampliar sus credenciales para avanzar en el campo de la medicina. Los auxiliares médicos pueden convertirse en flebotomistas certificados, técnicos de laboratorio o enfermeros. Los especialistas en administración de consultorios médicos pueden pasar a desempeñar funciones de mayor responsabilidad en los campos administrativo, de facturación o de recursos humanos.
¿Cómo convertirse en especialista en administración de consultorios médicos?
Una gran carrera sanitaria en la atención al paciente puede llevar años en la universidad para formarse, pero puede convertirse en un especialista en administración de consultorios médicos en meses con un diploma de escuela técnica. Incluso si tiene poca experiencia en el campo de la atención sanitaria, la formación de una escuela técnica le prepara para el éxito. El plan de estudios es exhaustivo pero centrado en el trabajo, centrándose en las habilidades prácticas que necesita para lanzar su nueva carrera.
Los programas de las escuelas técnicas forman a los estudiantes en una amplia gama de prácticas y procesos administrativos médicos. Los temas incluyen:
Saludar a los pacientes
Las consultas sanitarias tienen unas normas muy estrictas de comportamiento profesional. Las personas enfermas y emocionalmente vulnerables requieren un enfoque diferente al de los clientes de otros negocios. En un programa de escuela técnica, los especialistas en administración de consultorios médicos aprenden de instructores experimentados cómo empezar con buen pie con los pacientes, estableciendo una buena relación y generando confianza en el equipo sanitario.
Programación de citas
Programar citas en un centro sanitario es todo un reto por varias razones. Los profesionales sanitarios suelen tener una disponibilidad limitada debido a sus apretadas agendas, lo que puede dificultar la programación de citas a una hora conveniente para los pacientes. Las urgencias y los imprevistos también pueden alterar el calendario, provocando retrasos que causan estrés tanto a los pacientes como a los profesionales sanitarios. Y algunos procedimientos médicos requieren equipos, personal o preparación específicos, lo que hace que las citas sean cada vez más difíciles de coordinar. Los programas de las escuelas técnicas introducen a los alumnos en el proceso de programación de citas, incluido el uso de programas informáticos de programación.
Facturación y codificación médicas
La facturación médica es complicada y requiere el uso de códigos alfanuméricos en los formularios de las aseguradoras. Estos códigos se utilizan en todo el sector para la facturación, la investigación y el establecimiento de objetivos, por lo que la precisión es fundamental.
Los programas de la escuela técnica cubren los aspectos básicos de la facturación, incluidos los modelos de seguros, el ciclo de ingresos de la atención sanitaria y los sistemas de codificación médica. Los estudiantes trabajan en casos prácticos utilizando los tres índices más populares, CIE-10, CPT y HCPCS.
HIPAA, OSHA y JCAHO
La sanidad es un campo muy regulado. Como líderes del front office, los especialistas en administración de consultorios médicos ayudan a gestionar el cumplimiento normativo de las normas HIPPA, OSHA y JCAHO.
La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Sanitarios (HIPAA, por sus siglas en inglés) regula cómo se pueden utilizar y compartir los datos sanitarios confidenciales. En un puesto de atención al público, salvaguardar la privacidad de los pacientes es primordial, por lo que los estudiantes aprenden a aplicar medidas de seguridad de los datos. Las infracciones de la HIPAA pueden acarrear importantes sanciones económicas para los empleadores y la pérdida del puesto de trabajo para los miembros del personal implicados.
La OSHA (Occupation Health Safety Administration) crea las normas que mantienen seguros a los empleados y a los visitantes. En una consulta médica, existen peligros potenciales físicos, químicos y radiológicos. Si una consulta ofrece radiografías, por ejemplo, las zonas donde se produce la radiación están vedadas a los pacientes y al personal que no estén debidamente protegidos. Los especialistas en administración de consultorios médicos vigilan la zona de espera, dirigiendo a las personas lejos de esos espacios.
JCAHO: son las siglas de Joint Commission on Accreditation of Healthcare Organizations (Comisión Conjunta de Acreditación de Organizaciones Sanitarias). Se trata de una organización independiente y sin ánimo de lucro que acredita a los centros sanitarios estadounidenses.
Para los especialistas en administración de consultorios médicos, la acreditación de la JCAHO tiene muchas implicaciones. Quienes trabajan en centros acreditados por la JCAHO son responsables de garantizar que sus lugares de trabajo cumplan o superen las normas de atención al paciente. Los especialistas en administración de consultorios médicos también ayudan a aplicar las iniciativas de garantía y mejora de la calidad que se utilizan para mantener la acreditación.
Reflexiones finales
Las carreras sanitarias se encuentran entre las más gratificantes, independientemente de si elige ser especialista en administración de consultorios médicos o asistente médico. Déjese guiar por sus aptitudes y aspiraciones.
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