Os assistentes médicos e os especialistas em administração de gabinetes médicos desempenham papéis diferentes, mas igualmente importantes, no sector da saúde. Ambos são cruciais para a prestação de cuidados de saúde de qualidade. No entanto, os empregos são diferentes, pelo que deve explorar ambos antes de tomar uma decisão de carreira.
O que faz um especialista em administração de consultórios médicos?
Os especialistas em administração de gabinetes médicos gerem as operações comerciais diárias dos gabinetes de saúde. Não têm funções clínicas. As responsabilidades variam consoante o contexto, mas incluem normalmente
Programação
Os especialistas em administração de consultórios médicos gerem a agenda de um ou mais médicos. Numa clínica extensa, podem ser uma dúzia ou mais. Mais fácil falar do que fazer, é uma responsabilidade multifacetada em que:
Marque consultas de rotina - os especialistas em administração de escritórios tratam das chamadas para consultas de rotina, como exames anuais e consultas de acompanhamento. Em colaboração com a equipa clínica, tratam dos pedidos de marcação em pessoa, por telefone e por correio eletrónico, tendo em consideração a disponibilidade do prestador, a urgência das necessidades do paciente e a sua disponibilidade.
Lide com cancelamentos e pedidos de cuidados urgentes - os cancelamentos são perturbadores, mas inevitáveis. Os especialistas em administração de gabinetes médicos remarcam as consultas de forma mutuamente aceitável para o prestador e para o doente. Os pedidos de cuidados urgentes também são comuns e podem ter de ser encaixados num horário já apertado.
As emergências são a regra e não a exceção nos estabelecimentos de saúde. O seu trabalho como parte da equipa de front-office será manter a agenda a funcionar da forma mais eficiente possível, minimizando os tempos de espera dos doentes sem sobrecarregar os prestadores. É um ato de malabarismo.
Envie lembretes de marcações - as marcações falhadas e as chegadas tardias podem causar o caos e a perda de receitas. Os especialistas em administração de consultórios médicos enviam lembretes sobre as próximas consultas por telefone, e-mail ou mensagem de texto para que os pacientes saibam exatamente quando devem chegar.
Registo de doentes
Os especialistas em administração de gabinetes médicos registam os doentes antes das consultas. O processo de registo inclui:
Revisão das informações demográficas - a confirmação do nome do doente, da morada, da data de nascimento e das informações de contacto reduz os erros médicos e facilita a comunicação correcta entre doentes, prestadores de cuidados de saúde, seguradoras e especialistas em faturação.
Verificação de seguro - os especialistas em administração de consultórios médicos verificam as informações de seguro dos pacientes. Isto inclui a confirmação dos números das apólices, o estabelecimento da cobertura e a obtenção de autorização para os serviços.
Obtenção de consentimento para tratamento - a obtenção de consentimento informado para tratamento é necessária para efeitos de faturação. Os especialistas em administração de gabinetes médicos apoiam a tomada de decisões centrada no paciente, revendo formulários, respondendo a perguntas e recolhendo assinaturas.
Cobrança de pagamentos - os pagamentos de co-seguro são normalmente cobrados antes do início da consulta. Como especialista em administração de consultórios médicos, será responsável pela aceitação de pagamentos em dinheiro, cheque e cartão de crédito.
Manutenção de registos
Os especialistas em administração de gabinetes médicos gerem os registos de saúde. As suas responsabilidades incluem:
Criação de novos registos - os especialistas em administração de gabinetes médicos criam novos registos médicos para cada paciente, assegurando que toda a documentação dos prestadores de cuidados anteriores é arquivada e está acessível ao novo prestador de cuidados.
Manutenção de registos - cada encontro com um paciente gera novas notas e outros relatórios para arquivar. Os especialistas em administração de escritórios mantêm os registos de saúde em papel e electrónicos (EHR) actualizados, organizados, acessíveis e fáceis de encontrar.
Responder a pedidos de registos - os especialistas em administração de gabinetes obtêm registos para os prestadores de cuidados de saúde antes da chegada dos doentes. Também respondem a pedidos de cópias de registos em conformidade com as leis de privacidade.
Armazenamento e eliminação de registos
Os especialistas em administração de gabinetes médicos tratam do armazenamento e eliminação de registos médicos, assegurando que os dados são arquivados ou eliminados de uma forma segura que não compromete a privacidade dos pacientes.
Faturação e codificação
A faturação começa no registo com a criação de uma super fatura, uma lista de verificação discriminada dos serviços prestados e dos códigos de faturação correspondentes. Os prestadores de cuidados de saúde assinalam os serviços prestados e a faturação é enviada para o departamento de faturação para acompanhamento. Os especialistas em administração de consultórios médicos também ajudam na apresentação de pedidos de seguro, faturação e cobranças.
Gerir a comunicação
A comunicação eficaz é a base dos cuidados de saúde. Sendo o primeiro contacto do doente, os especialistas em administração de gabinetes médicos desempenham um papel fundamental como elementos de ligação à clínica. Também facilitam a comunicação entre as equipas administrativas e clínicas. Quer se trate de transmitir mensagens, reencaminhar e-mails ou agendar reuniões, mantêm toda a gente na mesma página.
Gestão de escritórios gerais
A "gestão geral do escritório" é um código para manter os escritórios bem organizados. Para além das suas funções principais, os especialistas em administração de consultórios médicos:
- Acompanhe o inventário
- Encomendar consumíveis
- Acolha os visitantes
- Trabalhe com fornecedores
- Manter o equipamento de escritório
- Monitorize o cumprimento dos regulamentos de segurança
- Gerir a hospitalidade dos doentes
- Proteja os sistemas de dados
- Colaborar com o serviço de faturação
- Formar e supervisionar o novo pessoal
Qual é a diferença entre um especialista em administração de consultórios médicos e um assistente médico?
Os assistentes médicos e os especialistas em administração de gabinetes médicos são funções parecidas, mas existem diferenças fundamentais, nomeadamente:
Responsabilidades do trabalho
Os assistentes médicos prestam apoio clínico e administrativo aos prestadores de cuidados de saúde, participando numa vasta gama de tarefas, incluindo procedimentos médicos e de diagnóstico. Os especialistas em administração de consultórios médicos não têm funções clínicas. Em vez disso, concentram-se em tarefas administrativas complexas que excedem a formação de um assistente médico, como a faturação e a codificação.
Educação e formação
Os assistentes médicos necessitam de um diploma de escola técnica ou de um grau de associado e de uma certificação para serem bem sucedidos. Os especialistas em administração de gabinetes médicos estão preparados para trabalhar com um certificado ou diploma. A certificação é muitas vezes opcional, mas fica bem no seu currículo. Os graduados de programas de diploma estão preparados para os exames de certificação.
Ambiente de trabalho
Os assistentes médicos trabalham na área clínica dos consultórios médicos, trabalhando em estreita colaboração com os doentes e os prestadores de cuidados de saúde. Os especialistas em administração de gabinetes médicos trabalham normalmente em ambientes exclusivamente administrativos. Passará mais tempo a tratar dos assuntos do consultório do que a cuidar dos doentes.
Potencial de progressão
O futuro é brilhante para assistentes médicos e especialistas em administração de consultórios médicos. O U.S. Bureau of Labor Statistics prevê um forte crescimento em ambos os campos até 2031. Prevê-se que o emprego de assistente médico cresça 16% na próxima década.
Com formação e experiência, ambos podem desenvolver as suas credenciais para avançar na área médica. Os assistentes médicos podem tornar-se flebotomistas, técnicos de laboratório ou enfermeiros certificados. Os especialistas em administração de gabinetes médicos podem assumir funções de maior responsabilidade nas áreas administrativa, de faturação ou de recursos humanos.
Como é que se torna um especialista em administração de gabinetes médicos?
Uma grande carreira na área dos cuidados de saúde pode levar anos de formação na faculdade, mas pode tornar-se um especialista em administração de gabinetes médicos em meses com um diploma de uma escola técnica. Mesmo que tenha pouca experiência na área dos cuidados de saúde, uma formação numa escola técnica prepara-o para o sucesso. O currículo é abrangente, mas focado no trabalho, centrando-se nas competências práticas de que necessita para iniciar a sua nova carreira.
Os programas das escolas técnicas formam os alunos numa vasta gama de práticas e processos administrativos médicos. Os tópicos incluem:
Cumprimentar os pacientes
Os gabinetes de saúde têm elevados padrões de comportamento profissional. Pessoas doentes e emocionalmente vulneráveis requerem uma abordagem diferente dos clientes de outras empresas. Num programa de escola técnica, os especialistas em administração de consultórios médicos aprendem com instrutores experientes como começar com o pé direito com os pacientes, estabelecendo uma relação e criando confiança na equipa de cuidados de saúde.
Marcação de consultas
A marcação de consultas numa unidade de saúde é um desafio por várias razões. Os prestadores de cuidados de saúde têm frequentemente uma disponibilidade limitada devido às suas agendas preenchidas, o que pode dificultar a marcação de consultas numa altura conveniente para os doentes. As emergências e os acontecimentos inesperados também podem perturbar a agenda, causando atrasos que provocam stress tanto nos doentes como nos prestadores de cuidados de saúde. E alguns procedimentos médicos requerem equipamento, pessoal ou preparação específicos, tornando as consultas cada vez mais difíceis de coordenar. Os programas das escolas técnicas introduzem os alunos no processo de marcação de consultas, incluindo a utilização de software de marcação de consultas.
Faturação e codificação médica
A faturação médica é complicada, exigindo a utilização de códigos alfanuméricos nos formulários dos seguros. Estes códigos são utilizados em toda a indústria para faturação, pesquisa e definição de objectivos, pelo que a precisão é fundamental.
Os programas das escolas técnicas abrangem as noções básicas de faturação, incluindo modelos de seguros, o ciclo de receitas dos cuidados de saúde e sistemas de codificação médica. Os alunos trabalham em estudos de caso usando os três índices mais populares, ICD-10, CPT e HCPCS.
HIPAA, OSHA e JCAHO
Os cuidados de saúde são um sector altamente regulamentado. Como líderes de front office, os especialistas em administração de consultórios médicos ajudam a gerir a conformidade regulamentar com as regras HIPPA, OSHA e JCAHO.
HIPAA - Health Insurance Portability and Accountability Act (Lei de Portabilidade e Responsabilidade dos Seguros de Saúde), rege a forma como os dados de saúde sensíveis podem ser utilizados e partilhados. Numa função de front office, a proteção da privacidade dos doentes é fundamental, pelo que os estudantes aprendem a implementar medidas de segurança de dados. As violações da HIPAA podem resultar em penalizações financeiras significativas para os empregadores e na perda de emprego para os membros do pessoal envolvidos.
OSHA - a Occupation Health Safety Administration (Administração da Segurança da Saúde no Trabalho) cria os regulamentos que mantêm os funcionários e os visitantes em segurança. Num consultório médico, existem potenciais riscos físicos, químicos e radiológicos. Se um consultório oferece radiografias, por exemplo, as áreas onde a radiação é produzida estão fora dos limites para os pacientes e funcionários que não estejam devidamente protegidos. Os especialistas em administração de consultórios médicos monitorizam a área de espera, afastando as pessoas desses espaços.
JCAHO - significa Joint Commission on Accreditation of Healthcare Organizations (Comissão Conjunta de Acreditação de Organizações de Cuidados de Saúde). É uma organização independente, sem fins lucrativos, que acredita os estabelecimentos de saúde dos EUA.
Para os especialistas em administração de consultórios médicos, a acreditação da JCAHO tem muitas implicações. Aqueles que trabalham em instalações acreditadas pela JCAHO são responsáveis por garantir que os seus locais de trabalho cumprem ou excedem os padrões de cuidados aos doentes. Os especialistas em administração de gabinetes médicos também ajudam a implementar as iniciativas de garantia e melhoria da qualidade utilizadas para manter a acreditação.
Considerações finais
As carreiras na área da saúde são das mais gratificantes, quer opte por um especialista em administração de gabinetes médicos ou por um assistente médico. Deixe que as suas aptidões e aspirações sejam o seu guia.
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Todos os estabelecimentos de saúde, desde hospitais e consultórios médicos, a centros de reabilitação, clínicas e qualquer outro tipo de prática médica, dependem de profissionais qualificados programa de Administração de Escritório Médicos para funcionar. Dar-lhe-emos formação numa vasta gama de práticas e processos administrativos médicos. Além disso, obterá experiência do mundo real através de um estágio escolar de 135 horas num estabelecimento de saúde real. Também irá interagir com pessoas de todas as esferas da vida, tornando a sua rotina diária tudo menos aborrecida.
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