모든 고용주는 급여를 관리하기 위해 지정된 급여 관리자가 필요합니다. 조직 내 급여 관리자가 급여를 지급하든, 아웃소싱 업체를 통해 급여를 지급하든, 규모와 상관없이 모든 기업은 급여를 관리해야 합니다. 그렇기 때문에 급여 관리자에 대한 수요가 매우 높습니다.
급여란 무엇인가요?
급여는 직원에게 주급을 정기적으로 지급하는 프로세스입니다. 여기에는 급여를 받는 직원 목록과 각 직원의 총 급여가 포함됩니다. 급여 시스템은 급여 관리자가 정확한 날짜에 직원에게 적절한 금액을 지급할 수 있도록 도와줍니다.
급여 지급 절차란 무엇인가요?
급여 프로세스에는 총 수입에서 원천징수 및 급여세를 뺀 금액을 계산하는 과정이 포함됩니다. 급여는 근무 시간, 지급된 임금, 근로자 분류 및 급여에서 공제된 혜택에 따라 처리됩니다.
급여 관리자는 어떤 일을 하나요?
급여 관리자는 조직의 급여 프로세스가 원활하게 진행되도록 합니다. 이를 위해서는 근무 시간을 정확하게 기록하고, 직원에게 기한 내에 정확하게 급여를 지급하며, 세법을 준수해야 합니다.
적절한 기록 유지
급여 관리자는 정확한 기록을 유지해야 합니다. 여기에는 신규 직원을 채용할 때와 승진할 때가 포함됩니다. 급여 관리자는 직원의 개인 정보와 세금 원천징수 정보가 포함된 W-4 양식(계약자의 경우 W-9)을 비롯한 적절한 서류를 작성하도록 합니다. 정규직 직원은 연말에 급여 활동을 보고하는 W-2 양식을 받게 되지만, 계약직 직원은 1099 양식을 받게 됩니다.
급여 관리자는 또한 복리후생 기여금 및 환급에 대한 정확한 기록을 보관해야 합니다. 일부 직원의 급여는 건강 보험, 401K 플랜 또는 생명 보험으로 지급될 수 있습니다. 급여 관리자는 건강 저축 계좌와 보험 관련 환급금도 관리해야 합니다.
적절한 기록에는 다음이 포함됩니다:
- 직원의 법적 이름
- 사회 보장 번호
- 주소 및 우편 번호
- 생년월일
- 직업
- 주당 근무 시간
- 시간당 또는 월별 요금
- 커미션
- 초과 근무 수당
- 급여에서 공제되는 금액
- 총 급여 및 순 급여 총액
- 결제 날짜 및 결제 기간
직원 원천징수 관리
직원은 부양가족 및 기타 세금 요소에 따라 원천 징수액을 신고합니다. 연도 중에 직원은 원천 징수액을 변경할 수 있습니다. 이렇게 하면 급여에서 공제되는 선납 세액이 조정될 수 있습니다. 원천 징수가 급여에 미치는 영향에 대해 직원에게 교육하는 것은 급여 관리자의 책임입니다.
급여 및 복리후생에 대한 직원 교육
급여 관리자는 급여 문제에 대한 정보를 제공하고 직원의 질문에 답변합니다. 직원은 의료 혜택에 연간 변경 사항이 있는지, 휴가 일수가 얼마나 되는지 또는 휴가를 고려하고 있는지 궁금해할 수 있습니다. 급여 관리자는 직원이 처음 채용될 때 온보딩 회의에서 급여와 복리후생에 대해 설명할 수 있습니다. 또한 급여 관리자는 복리후생이 변경되거나 조직 승진을 위해 급여가 인상되는 경우 직원과 함께 검토할 수 있습니다.
시간 추적
급여 관리자는 직원에게 적절한 임금을 지급하기 위해 시간을 정확하게 추적해야 합니다. 여기에는 디지털 및 물리적 시간 시계가 모두 포함될 수 있습니다. 계약자는 급여 기간이 끝날 때 인보이스와 함께 근무 시간을 제출할 수 있습니다.
총 임금 계산
급여 소프트웨어는 급여 관리자가 총 급여를 정확하게 계산할 수 있도록 도와줍니다. 여기에는 임금, 근무 시간, 커미션이 포함됩니다. 시간당 급여와 급여를 받는 직원을 모두 정확하게 계산해야 합니다.
적절한 세금 공제
급여 관리자는 급여 세금 및 공제를 처리해야 합니다. QuickBooks와 같은 회계 소프트웨어는 이 과정을 자동화할 수 있는 좋은 방법입니다. 다음은 직원 급여에서 공제되는 몇 가지 세금입니다:
- 소득세 - 연방 정부 또는 주 정부에 공제하여 납부합니다.
- FICA - 연방보험기여금법은 향후 사회보장 및 메디케어 혜택을 위한 세금입니다.
HR 및 IT 부서와의 협업
급여 관리자는 인사(HR) 부서에 속합니다. 급여 관리자는 HR 부서와 협력하여 급여 및 복리후생 분배를 조정합니다. 또한 급여 관리자는 정보 기술(IT) 부서와 협력하여 업무를 지원하는 급여 소프트웨어를 관리하고 업데이트합니다. 소규모 기업은 QuickBooks와 같은 소프트웨어를 사용하고, 대규모 기업은 자체 개발한 급여 소프트웨어를 사용할 수 있습니다.
결제 프로세스에 대한 직원 업데이트
많은 조직에서 직원에게 종이 수표 또는 계좌 입금을 제공합니다. 급여 관리자는 은행 정보를 입수하여 계좌 입금을 구현할 수 있으며, 직원은 자신의 은행 계좌로 직접 급여를 받을 수 있습니다. 또한 조직에서 새로운 급여 소프트웨어를 도입하는 경우 급여 지급 절차가 변경될 수 있습니다. 일부 고용주는 여전히 출퇴근 카드를 사용하므로 급여 관리자는 직원들에게 올바른 출퇴근 절차를 교육해야 합니다.
일반적인 급여 용어는 무엇인가요?
급여 관리자가 이해해야 하는 용어는 여러 가지가 있습니다. 이러한 용어에는 다음이 포함됩니다:
총 임금 - 공제 전 직원의 총 보수 총액입니다.
순 급여 - 직원이 공제 후 집으로 가져가는 금액입니다.
급여세 - 연방 및 주 정부 기관이 직원의 총 임금에서 공제하는 금액입니다.
급여 명세서 - 총 임금, 공제액 및 순 급여의 항목별 목록입니다.
세전 공제 - 세전 임금 총액에서 공제되는 금액입니다.
사후 세금 공제 - 세금이 공제된 후 직원의 급여에서 공제되는 금액입니다.
급여가 중요한 이유는 무엇인가요?
급여는 비즈니스 운영의 필수적인 부분입니다. 연방 정부는 이를 규제하고 있으며, 급여를 잘못 지급하는 고용주에게는 벌금이 부과될 수 있습니다.
가장 큰 비용
대부분의 비즈니스에서 급여는 가장 큰 비용이 될 수 있습니다. 급여를 정확하게 지급하면 직원에게 적절한 금액을 제때 지급할 수 있을 뿐만 아니라 법에서 요구하는 필수 세금을 납부할 수 있습니다.
급여 규정
회사는 급여 규정과 법률을 준수해야 합니다. 급여 관리자는 이러한 급여 규정을 숙지하여 국세청이나 기타 연방 및 주 정부 기관의 벌금을 피할 수 있어야 합니다.
급여 규정이란 무엇인가요?
급여 처리는 다음과 같은 규제를 받습니다. 국세청(IRS)과 노동부(DOL0)의 규제를 받습니다. 급여 관리자가 준수해야 하는 몇 가지 법률에는 다음이 포함됩니다:
공정 근로 기준법(FLSA)
FLSA는 비면제 직원이 최저임금과 초과 근무 수당을 받을 수 있는지에 초점을 맞추고 있습니다. 초과 근무 수당 지급을 위한 시간 추적 및 근태 관리는 법의 일부입니다. 비면제 근로자에 대한 기록은 꼼꼼하게 작성해야 하며 매일 및 매주 근무 시간, 매주 초과 근무 시간, 지급 날짜, 지급된 총 임금을 포함해야 합니다.
연방 보험 부담금법(FICA)
FICA는 급여 관리자가 직원의 총 수입에서 메디케어 및 사회보장 혜택을 공제하도록 규정하고 있습니다. 고용주는 또한 이러한 공제액에 상응하는 금액을 지급할 책임이 있습니다.
연방 실업세법(FUTA)
이 법에 따라 고용주는 일자리를 잃은 직원에게 보상을 제공하기 위해 연방 및 주 실업 프로그램에 기부해야 합니다. 그러나 이는 직원 공제가 아니라 면제를 고려하여 고용주가 지불해야 하는 비율입니다.
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