Her işverenin bordroyu yönetmek için atanmış bir bordro yöneticisine ihtiyacı vardır. Bordro ister kurum içindeki bir bordro yöneticisi tarafından ödensin, ister bordroyu yerine getirmek için dış kaynaklı bir şirket kullanılsın, büyük ya da küçük her şirketin bordroyu yönetmesi gerekir. Bu nedenle bordro yöneticilerine büyük bir talep vardır.
Bordro nedir?
Bordro, çalışanlara haftalık ücretlerinin düzenli olarak ödenmesi sürecidir. Ücretli çalışanların bir listesini ve her çalışanın toplam ödemesini içerir. Bir bordro sistemi, bordro yöneticisinin çalışanlara doğru tarihte doğru miktarda para ödemesine yardımcı olur.
Bordro Süreci Nedir?
Bordro süreci, toplam kazanç eksi stopajlar ve bordro vergilerinin hesaplanmasını içerir. Bordro, çalışılan saatlere, ödenen ücretlere, işçi sınıflandırmasına ve maaş çekinden kesilen sosyal yardımlara göre işlenir.
Bordro Yöneticisi Ne İş Yapar?
Bir bordro yöneticisi, bir kuruluşun bordro sürecinin sorunsuz işlemesini sağlar. Bunu yapmak için, çalışılan saatleri doğru bir şekilde kaydetmeli, çalışanlara doğru ve son ödeme tarihlerinde ödeme yapmalı ve vergi yasalarına uymalıdırlar.
Uygun Kayıtları Tutun
Bordro yöneticisinin doğru kayıtlar tutması gerekecektir. Bu, yeni bir çalışanın ne zaman işe alındığını ve ne zaman terfi ettirildiğini içerir. Bordro yöneticisi, çalışanın kişisel bilgilerini ve vergi kesintileriyle ilgili bilgileri içeren W-4 Formu (yükleniciler için W-9) dahil olmak üzere çalışanın uygun evrakları doldurmasını sağlayacaktır. Tam zamanlı çalışanlar yıl sonunda bordro faaliyetlerini bildiren bir W-2 alırken, sözleşmeliler 1099 formu alacaktır.
Bordro yöneticisi ayrıca sosyal yardım katkılarının ve geri ödemelerin doğru kayıtlarını tutmalıdır. Bazı çalışan ücretleri sağlık sigortasına, 401K planlarına veya hayat sigortasına gidebilir. Bir bordro yöneticisi ayrıca Sağlık Tasarruf Hesaplarını ve sigorta ile ilgili geri ödemeleri de yönetmelidir.
Uygun kayıtlar aşağıdakileri içerecektir:
- Çalışanın Yasal Adı
- Sosyal Güvenlik Numarası
- Adres ve Posta Kodu
- Doğum Tarihi
- Meslek
- Haftalık Çalışma Saatleri
- Saatlik veya Aylık Ücret
- Komisyon
- Fazla Mesai Ücreti
- Maaş çekinden yapılan kesintiler
- Toplam brüt ve net ödeme
- Ödeme Tarihleri ve Ödeme Dönemleri
Çalışan Kesintilerini Yönetme
Çalışanlar, bakmakla yükümlü oldukları kişilere ve diğer vergi faktörlerine dayalı olarak stopajları beyan ederler. Yıl içinde, bir çalışan stopajlarını değiştirebilir. Bu, maaş çeklerinden alınan ön ödemeli vergi tutarını ayarlayabilir. Çalışanları stopajlarının maaş çeklerini nasıl etkileyeceği konusunda eğitmek bordro yöneticisinin görevidir.
Personeli Maaş ve Yan Haklar Konusunda Eğitin
Bordro yöneticileri, bordro konuları hakkında bilgi sağlar ve çalışanların sorularını yanıtlar. Bir çalışan, sağlık yardımlarında herhangi bir yıllık değişiklik olup olmadığını veya kaç PTO günü kullandığını veya tatil yapmayı düşünüp düşünmediğini merak edebilir. İlk işe alındıklarında işe başlama toplantısı sırasında maaş ve yan hakları açıklamak bordro yöneticisinin görevidir. Ayrıca, yan haklar değiştiğinde veya kurumsal ilerleme için zam aldıklarında çalışanlarla birlikte gözden geçirebilirler.
Zaman Takibi
Bordro yöneticisi, çalışana uygun ücreti ödemek için zamanı doğru bir şekilde takip etmelidir. Bu hem dijital hem de fiziksel zaman saatlerini içerebilir. Yükleniciler saatlerini bir ödeme döneminin sonunda bir fatura ile gönderebilirler.
Brüt Ücret Hesaplamaları
Bordro yazılımı, bordro yöneticisinin brüt ücretleri doğru bir şekilde hesaplamasına yardımcı olur. Buna ücretleri, çalışılan saatler ve komisyon dahildir. Hem saatlik hem de maaşlı çalışanları doğru bir şekilde hesaplamaları gerekir.
Uygun Vergilerin Düşülmesi
Bordro yöneticisi, bordro vergilerini ve kesintilerini işlemelidir. QuickBooks gibi muhasebe yazılımları süreci otomatikleştirmek için harika bir yoldur. Aşağıda, çalışan maaş çeklerinden kesilen vergilerden bazıları verilmiştir:
- Gelir Vergisi - federal hükümete veya eyalet hükümetine kesilir ve ödenir.
- FICA - Federal Sigorta Katkıları Yasası, gelecekteki Sosyal Güvenlik ve Medicare yardımları için bir vergidir.
İK ve BT ile çalışma
Bordro yöneticisi insan kaynakları (İK) departmanının altında yer alır. Bordro ve sosyal yardım dağıtımını koordine etmek için İK ile birlikte çalışacaklardır. Bordro yöneticisi ayrıca görevlerini destekleyen bordro yazılımını yönetmek ve güncellemek için bilgi teknolojisi (BT) departmanıyla birlikte çalışacaktır. Küçük işletmeler QuickBooks gibi yazılımlar kullanırken, daha büyük kuruluşlar kendi geliştirdikleri bordro yazılımlarını kullanabilirler.
Çalışanların Ödeme Süreci Hakkında Güncellenmesi
Birçok kuruluş çalışanlarına ya kağıt çekler ya da doğrudan para yatırma imkanı sunar. Bordro yöneticisi doğrudan para yatırma işlemini uygulamak için banka bilgilerini alabilir, böylece çalışanlar maaş çeklerini doğrudan banka hesaplarına alırlar. Ayrıca, kuruluş yeni bir bordro yazılımı benimserse ödeme prosedürü değişebilir. Bazı işverenler hala zaman kartları kullanmaktadır ve bordro yöneticisi çalışanları doğru saat girişi ve saat çıkışı prosedürleri konusunda eğitmelidir.
Bazı Yaygın Bordro Terimleri Nelerdir?
Bir bordro yöneticisinin anlaması gereken birçok terim vardır. Bu terimler şunları içerir:
Brüt Ücretler - Bir çalışanın kesintilerden önceki toplam ücret tutarı.
Net Ödeme - Bir çalışanın kesintilerden sonra eve götürdüğü miktar.
Bordro Vergileri - Federal ve eyalet kurumlarının bir çalışanın brüt ücretinden kestiği miktar.
Ödeme Koçanı - Brüt ücretlerin, kesintilerin ve net ödemenin ayrıntılı bir listesi.
Vergi Öncesi Kesintiler - Vergi öncesi brüt ücretten yapılan kesintiler.
Vergi Sonrası Kesintiler - vergiler düşüldükten sonra çalışanın maaşından alınan kesintiler.
Bordro Neden Önemlidir?
Bordro, iş yapmanın önemli bir parçasıdır. Federal hükümet bunu düzenler ve bordroda hata yapan işverenler para cezasına çarptırılabilir.
En Büyük Gider
Çoğu işletme için maaş bordrosu en önemli gider olabilir. Bordronun doğru şekilde tamamlanması, çalışanlara doğru miktarda ve zamanında ödeme yapılmasını ve ayrıca işletmenin yasaların gerektirdiği gerekli vergileri ödemesini sağlar.
Bordro Yönetmelikleri
Şirketler bordro yönetmeliklerine ve yasalarına uymak zorundadır. Bordro yöneticisi, IRS veya diğer federal ve eyalet kurumlarının cezalarından kaçınmak için bu bordro düzenlemelerine aşina olmalıdır.
Bordro Yönetmeliği Nedir?
Bordro işlemleri düzenlenmiştir İç Gelir Servisi (IRS) ve Çalışma Bakanlığı (DOL0) tarafından. Bir bordro yöneticisinin uyması gereken yasalardan bazıları şunlardır:
Adil Çalışma Standartları Yasası (FLSA)
FLSA, muaf olmayan çalışanlara asgari ücret ve fazla mesai ücreti ödenmesine odaklanır. Fazla mesai ücretlerinin ödenmesi için zaman takibi ve devamlılığın yönetilmesi yasanın bir parçasıdır. Muaf olmayan çalışanlar için kayıtlar titiz olmalı ve her gün ve her hafta çalışılan saatleri, her hafta çalışılan fazla mesaiyi, ödeme tarihini ve ödenen toplam ücretleri içermelidir.
Federal Sigorta Katkıları Yasası (FICA)
FICA, bordro yöneticilerinin Medicare ve Sosyal Güvenlik yardımlarını çalışanların brüt kazançlarından kesmesini gerektirir. İşveren de bu kesintilerin eşleştirilmesinden sorumludur.
Federal İşsizlik Vergisi Yasası (FUTA)
Bu yasa, işverenlerin, işlerini kaybeden çalışanlarına tazminat ödemek için federal ve eyalet işsizlik programlarına katkıda bulunmalarını gerektirmektedir. Ancak, bu bir çalışan kesintisi değil, muafiyetler göz önünde bulundurularak işverenin ödemesi gereken bir yüzdedir.
Daha Fazla Bilgi Edinmek İster misiniz?
Interactive College of Technology, Türkiye'deki tek İnsan Kaynakları Yönetimi alanında Önlisans programları Interactive College of Technology'nin insan kaynakları alanında bir kariyere adım atmanıza yardımcı olmasına izin verin.
Öyleyse, ilk adımı birlikte atalım! Bize ulaşın şimdi daha fazlasını öğrenmek için.
