每个雇主都需要指定一名薪资管理员来管理薪资。无论是由企业内部的薪资管理员发放薪资，还是由外包公司来发放薪资，每家公司，无论大小，都需要管理薪资。这就是为什么对工资管理员的需求量非常大。
什么是工资单？
工资单是定期向员工支付每周工资的过程。它包括已支付工资的员工名单和每位员工的工资总额。薪资系统可帮助薪资管理员在正确的日期向员工支付正确的金额。
薪资流程是什么？
工资发放过程包括计算总收入减去预扣款和工资税。工资单根据工作时间、支付的工资、工人分类和从工资单中扣除的福利进行处理。
薪资管理员做什么？
薪资管理员要确保组织的薪资流程顺利进行。为此，他们必须准确记录工时，按时正确支付员工工资，并遵守税法。
妥善保存记录
薪资管理员需要保存准确的记录。这包括新员工入职和晋升时的记录。薪资管理员将让员工填写适当的文件，包括 W-4 表（承包商为 W-9），其中包括员工的个人信息和预扣税款信息。全职员工将在年底收到 W-2 表，报告薪资活动，而合同工将收到 1099 表。
工资管理员还必须准确记录福利缴款和报销情况。部分员工工资可能用于医疗保险、401K 计划或人寿保险。工资管理员还必须管理健康储蓄账户和与保险相关的报销。
适当的记录应包括以下内容
- 雇员法定姓名
- 社会保险号
- 地址和邮政编码
- 出生日期
- 职业
- 每周工时
- 按小时或按月收费
- 委员会
- 加班费
- 从工资中扣除的款项
- 工资总额和净额
- 发薪日和发薪期
管理员工预扣款项
员工根据受抚养人和其他税收因素申报预扣税款。在这一年中，员工可能会更改他们的预扣税额。这可能会调整从工资中扣除的预扣税额。工资管理员有责任让员工了解他们的预扣税款将如何影响他们的工资。
教育员工了解薪资和福利
薪资管理员提供有关薪资事务的信息并回答员工的问题。员工可能想知道医疗福利是否有任何年度变化，或者他们已经休了多少天 PTO，或者他们是否正在考虑休假。这就需要薪资管理员在员工刚入职时的入职会议上向其解释薪资和福利。当福利发生变化或员工因组织晋升而加薪时，他们也可以与员工一起回顾。
时间跟踪
工资管理员必须准确跟踪时间，以便向员工支付适当的工资。这可以包括数字和实体时间钟。承包商可在发薪期结束时提交工时和发票。
毛工资计算
工资管理软件可帮助工资管理员准确计算工资总额。这包括他们的工资、工作时间和佣金。他们必须准确计算小时工和工薪员工的工资。
适当扣税
工资管理员必须处理工资税和扣款。像 QuickBooks 这样的会计软件是实现这一流程自动化的好方法。以下是从员工工资中扣除的一些税款：
- 所得税 - 扣除并支付给联邦政府或州政府。
- FICA - 《联邦保险缴费法》，是对未来社会保障和医疗保险福利的征税。
与人力资源和信息技术部门合作
工资管理员隶属于人力资源部门。他们将与人力资源部门合作，协调薪资和福利分配。薪资管理员还将与信息技术（IT）部门合作，管理和更新支持其任务的薪资管理软件。小型企业会使用 QuickBooks 等软件，而大型企业可能会使用自制的薪资管理软件。
更新员工的付款流程
许多组织为员工提供纸质支票或直接存款。工资管理员可以获取银行信息以实施直接存款，这样员工就可以直接从其银行账户收到工资支票。此外，如果组织采用了新的薪资管理软件，支付程序也可能会发生变化。有些雇主仍在使用考勤卡，工资管理员必须向员工讲解正确的打卡和下班程序。
有哪些常见的薪资术语？
工资管理员必须了解许多术语。这些术语包括
工资总额- 扣除前的雇员报酬总额。
净薪- 员工扣除各种费用后的净收入。
工资税- 联邦和州机构从雇员工资总额中扣除的金额。
工资存根- 工资总额、扣除额和净工资的明细清单。
税前扣除- 从税前工资总额中扣除的部分。
税后扣除额- 在扣除税款后从雇员工资中扣除的部分。
工资单为何重要？
工资单是企业经营的重要组成部分。联邦政府对其进行监管，在工资单方面出错的雇主可能会被罚款。
最大的开支
对于大多数企业来说，工资可能是最重要的开支。正确填写工资单可确保员工按时获得合理金额的工资，而且企业还能依法缴纳必要的税款。
薪资条例
公司必须遵守薪资管理条例和法律。薪资管理员必须熟悉这些薪资法规，以避免被美国国税局或其他联邦和州机构罚款。
什么是薪资管理条例？
薪资处理受国内税收署（IRS）和劳工部（DOL0）都有相关规定。薪资管理员必须遵守的部分法律包括
公平劳动标准法
FLSA 的重点是非豁免雇员获得最低工资和加班工资的能力。管理时间跟踪和考勤以支付加班工资是法律的一部分。非豁免员工的记录必须一丝不苟，包括每天和每周的工作时间、每周的加班时间、支付日期和支付的工资总额。
联邦保险缴费法（FICA）
FICA 要求工资管理人员从雇员的总收入中扣除医疗保险和社会保障福利。雇主也有责任对这些扣除额进行匹配。
联邦失业税法（FUTA）
该法案要求雇主向联邦和州失业计划缴款，以补偿失去工作的雇员。不过，这并不是雇员的扣除额，而是雇主必须支付的百分比，同时考虑到豁免情况。
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