Tout employeur a besoin d'un gestionnaire de paie désigné pour gérer la paie. Que la paie soit effectuée par un gestionnaire de paie au sein de l'organisation ou que l'on fasse appel à une société externalisée, toutes les entreprises, grandes ou petites, ont besoin de gérer la paie. C'est pourquoi la demande de gestionnaires de paie est très forte.
Qu'est-ce que la paie ?
La paie est le processus qui consiste à verser régulièrement aux employés leur salaire hebdomadaire. Elle comprend une liste des salariés payés et le montant total de la rémunération de chacun d'entre eux. Un système de paie aide le gestionnaire de paie à verser la bonne somme d'argent aux salariés à la bonne date.
Qu'est-ce que le processus de paie ?
Le processus de paie implique un calcul des gains totaux moins les retenues et les charges sociales. La paie est traitée en fonction des heures travaillées, des salaires versés, de la classification des travailleurs et des avantages sociaux déduits du salaire.
Que fait un gestionnaire de paie ?
Le gestionnaire de paie veille à ce que le processus de paie d'une organisation se déroule sans heurts. Pour ce faire, il doit enregistrer avec précision les heures travaillées, payer les salariés correctement et dans les délais, et se conformer à la législation fiscale.
Tenir des registres appropriés
Le gestionnaire de paie devra tenir des registres précis. Cela comprend l'embauche d'un nouveau salarié et sa promotion. Le gestionnaire de paie demandera à l'employé de remplir les documents appropriés, notamment le formulaire W-4 (W-9 pour les sous-traitants), qui contient les informations personnelles de l'employé et des informations sur les retenues d'impôt. Les salariés à temps plein recevront un formulaire W-2 à la fin de l'année pour rendre compte des activités de paie, tandis que les contractuels recevront un formulaire 1099.
Le gestionnaire de la paie doit également tenir des registres précis des cotisations et des remboursements de prestations. Une partie de la rémunération des salariés peut être affectée à l'assurance maladie, aux plans 401K ou à l'assurance vie. Le gestionnaire de paie doit également gérer les comptes d'épargne santé et les remboursements liés à l'assurance.
Les dossiers appropriés comprennent les éléments suivants :
- Nom légal de l'employé
- Numéro de sécurité sociale
- Adresse et code postal
- Date de naissance
- Occupation
- Heures de travail par semaine
- Tarif horaire ou mensuel
- La Commission
- Rémunération des heures supplémentaires
- Retenues effectuées sur le salaire
- Rémunération totale brute et nette
- Dates et périodes de paie
Gestion des retenues salariales
Les salariés déclarent les retenues en fonction des personnes à charge et d'autres facteurs fiscaux. Au cours de l'année, un salarié peut modifier ses retenues. Cela peut modifier le montant de l'impôt prépayé prélevé sur son salaire. Il incombe au gestionnaire de paie d'informer les salariés de l'incidence de leurs retenues sur leur salaire.
Informer le personnel sur les salaires et les avantages sociaux
Les gestionnaires de paie fournissent des informations et répondent aux questions des salariés sur les questions de paie. Un employé peut se demander si les prestations médicales sont modifiées chaque année, combien de jours de congés payés il a pris ou s'il envisage de prendre des vacances. Il incombe au gestionnaire de paie d'expliquer le salaire et les avantages sociaux lors d'une réunion d'intégration au moment de l'embauche. Il peut également faire le point avec les salariés lorsque les avantages sociaux changent ou s'ils reçoivent une augmentation en raison d'une évolution au sein de l'entreprise.
Suivi du temps
Le gestionnaire de paie doit assurer un suivi précis des heures de travail afin de verser au salarié le salaire adéquat. Il peut s'agir d'une pointeuse numérique ou physique. Les entrepreneurs peuvent soumettre leurs heures avec une facture à la fin de la période de paie.
Calcul du salaire brut
Le logiciel de paie aide le gestionnaire de paie à calculer avec précision les salaires bruts. Cela comprend le salaire, les heures travaillées et les commissions. Il doit calculer avec précision les salaires des employés à l'heure et des salariés.
Déduire les impôts appropriés
Le gestionnaire de paie doit traiter les charges sociales et les déductions. Un logiciel de comptabilité comme QuickBooks est un excellent moyen d'automatiser le processus. Voici quelques-uns des impôts qui sont déduits des salaires des employés :
- Impôt sur le revenu - déduit et payé au gouvernement fédéral ou au gouvernement de l'État.
- FICA - Federal Insurance Contributions Act (loi sur les contributions à l'assurance fédérale) est une taxe destinée à financer les futures prestations de sécurité sociale et d'assurance-maladie.
Travailler avec les RH et les TI
Le gestionnaire de paie relève du département des ressources humaines (RH). Il travaille avec les RH pour coordonner la distribution des salaires et des avantages sociaux. Il travaille également avec le service informatique pour gérer et mettre à jour le logiciel de paie qui l'assiste dans ses tâches. Les petites entreprises utilisent des logiciels tels que QuickBooks, tandis que les grandes organisations peuvent utiliser un logiciel de paie maison.
Mise à jour des employés sur le processus de paiement
De nombreuses entreprises proposent à leurs salariés soit des chèques papier, soit le dépôt direct. Le gestionnaire de paie peut obtenir des informations bancaires pour mettre en œuvre le dépôt direct, de sorte que les salariés reçoivent leur salaire directement sur leur compte bancaire. La procédure de paiement peut également changer si l'organisation adopte un nouveau logiciel de paie. Certains employeurs utilisent encore des fiches de présence, et le gestionnaire de paie doit former les employés aux procédures d'entrée et de sortie correctes.
Quels sont les termes les plus courants en matière de paie ?
Il existe de nombreux termes qu'un gestionnaire de paie doit comprendre. Il s'agit notamment des termes suivants
Salaire brut - le montant total de la rémunération d'un salarié avant les déductions.
Salaire net - le montant qu'un employé reçoit à la maison après les déductions.
Impôts sur les salaires - montant déduit du salaire brut d'un employé par les agences fédérales et étatiques.
Bulletin de paie - liste détaillée du salaire brut, des retenues et du salaire net.
Déductions avant impôt - les déductions prélevées sur le salaire brut avant impôts.
Retenues post-fiscales - les retenues effectuées sur le salaire du salarié après déduction des impôts.
Pourquoi la paie est-elle importante ?
La gestion des salaires est un élément essentiel de l'activité des entreprises. Elle est réglementée par le gouvernement fédéral et les employeurs qui commettent des erreurs dans ce domaine s'exposent à des amendes.
La dépense la plus importante
Pour la plupart des entreprises, la paie peut représenter la dépense la plus importante. En remplissant correctement les fiches de paie, vous vous assurez que les employés sont payés au bon montant et à temps, et que l'entreprise paie les impôts nécessaires exigés par la loi.
Réglementation des salaires
Les entreprises doivent respecter les réglementations et les lois en matière de paie. Le gestionnaire de paie doit connaître ces réglementations afin d'éviter les amendes de l'IRS ou d'autres agences fédérales et nationales.
Qu'est-ce que la réglementation sur les salaires ?
Le traitement des salaires est réglementé par l'Internal Revenue Service (IRS) et le Department of Labor (DOL0). Voici quelques-unes des lois auxquelles un gestionnaire de paie doit se conformer :
Loi sur les normes du travail (FLSA)
La FLSA met l'accent sur la capacité des employés non exemptés à percevoir un salaire minimum et à être rémunérés pour les heures supplémentaires. La gestion du suivi des heures et des présences pour le paiement des heures supplémentaires fait partie de la loi. Les registres des travailleurs non exemptés doivent être méticuleux et inclure les heures travaillées chaque jour et chaque semaine, les heures supplémentaires travaillées chaque semaine, la date de paiement et le total des salaires versés.
Loi fédérale sur les cotisations d'assurance (FICA)
La FICA oblige les administrateurs de paie à déduire les prestations de Medicare et de sécurité sociale du salaire brut des employés. L'employeur est également responsable de l'équivalence de ces déductions.
Loi fédérale sur l'impôt sur le chômage (FUTA)
Cette loi oblige les employeurs à contribuer aux programmes de chômage fédéraux et étatiques pour indemniser les employés qui perdent leur emploi. Toutefois, il ne s'agit pas d'une déduction pour les employés, mais d'un pourcentage que l'employeur doit payer, compte tenu des exemptions.
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