ہر آجر کو پے رول کا انتظام کرنے کے لئے ایک نامزد پے رول ایڈمنسٹریٹر کی ضرورت ہوتی ہے۔ چاہے پے رول تنظیم کے اندر پے رول ایڈمنسٹریٹر کے ذریعہ ادا کیا جاتا ہے ، یا پے رول کو پورا کرنے کے لئے ایک آؤٹ سورس کمپنی کا استعمال کیا جاتا ہے ، ہر بڑی اور چھوٹی کمپنی کو پے رول کا انتظام کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ یہی وجہ ہے کہ پے رول ایڈمنسٹریٹرز کے لئے ایک عمدہ مطالبہ ہے.
پے رول کیا ہے؟
پے رول ملازمین کو ان کی ہفتہ وار تنخواہ باقاعدگی سے ادا کرنے کا عمل ہے۔ اس میں ادا شدہ ملازمین کی فہرست اور ہر ملازم کی کل ادائیگی شامل ہے۔ پے رول سسٹم پے رول ایڈمنسٹریٹر کو صحیح تاریخ پر ملازمین کو صحیح رقم کی ادائیگی کرنے میں مدد کرتا ہے۔
پے رول کا عمل کیا ہے؟
پے رول کے عمل میں کل آمدنی کا حساب لگانا شامل ہے جس میں ود ہولڈنگز اور پے رول ٹیکس شامل نہیں ہیں۔ پے رول پر کام کے گھنٹوں، ادا کردہ اجرتوں، کارکنوں کی درجہ بندی، اور پے چیک سے کاٹے گئے فوائد کے مطابق کارروائی کی جاتی ہے۔
پے رول ایڈمنسٹریٹر کیا کرتا ہے؟
ایک پے رول ایڈمنسٹریٹر اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ کسی تنظیم کا پے رول عمل آسانی سے چلتا ہے۔ ایسا کرنے کے لئے، انہیں کام کے گھنٹوں کو درست طریقے سے ریکارڈ کرنا ہوگا، ملازمین کو صحیح طریقے سے اور ڈیڈ لائن پر ادائیگی کرنی ہوگی، اور ٹیکس قوانین کی تعمیل کرنا ہوگی.
مناسب ریکارڈ رکھیں
پے رول ایڈمنسٹریٹر کو درست ریکارڈ رکھنے کی ضرورت ہوگی۔ اس میں شامل ہے جب ایک نیا ملازم بھرتی کیا جاتا ہے اور جب انہیں ترقی دی جاتی ہے۔ پے رول ایڈمنسٹریٹر ملازم کو مناسب کاغذی کارروائی پر کرے گا ، جس میں ڈبلیو -4 فارم (ٹھیکیداروں کے لئے ڈبلیو -9) شامل ہے ، جس میں ملازم کی ذاتی معلومات اور ٹیکس ود ہولڈنگ کے بارے میں معلومات شامل ہیں۔ کل وقتی ملازمین کو سال کے آخر میں پے رول سرگرمیوں کی اطلاع دیتے ہوئے ڈبلیو -2 ملے گا ، جبکہ معاہدہ فارم 1099 حاصل کرے گا۔
پے رول ایڈمنسٹریٹر کو فائدہ کی شراکت اور ادائیگی وں کا درست ریکارڈ بھی رکھنا چاہئے۔ کچھ ملازمین کی تنخواہ ہیلتھ انشورنس ، 401 کے منصوبوں ، یا لائف انشورنس میں جاسکتی ہے۔ پے رول ایڈمنسٹریٹر کو ہیلتھ سیونگز اکاؤنٹس اور انشورنس سے متعلق ادائیگیوں کا بھی انتظام کرنا ہوگا۔
مناسب ریکارڈ میں مندرجہ ذیل شامل ہوں گے:
- ملازم کا قانونی نام
- سوشل سیکورٹی نمبر
- ایڈریس اور زپ کوڈ
- تاريخ پيدائش
- پیشہ
- کام کے گھنٹے فی ہفتہ
- فی گھنٹہ یا ماہانہ شرح
- کمیشن
- اوور ٹائم پے
- تنخواہ کے چیک سے کی گئی کٹوتی
- مجموعی مجموعی اور خالص تنخواہ
- تنخواہ کی تاریخیں اور تنخواہ کی مدت
ملازمین کی روک تھام کا انتظام کریں
ملازمین زیر کفالت اور دیگر ٹیکس عوامل کی بنیاد پر ود ہولڈنگ کا اعلان کرتے ہیں۔ سال کے دوران ، ایک ملازم اپنی ود ہولڈنگ تبدیل کرسکتا ہے۔ اس سے ان کی تنخواہ سے نکالی گئی پری پیڈ ٹیکس کی رقم کو ایڈجسٹ کیا جاسکتا ہے۔ یہ پے رول ایڈمنسٹریٹر پر منحصر ہے کہ وہ ملازمین کو اس بارے میں آگاہ کرے کہ ان کی روک تھام ان کی تنخواہوں کو کس طرح متاثر کرے گی۔
ملازمین کو تنخواہ اور فوائد کے بارے میں تعلیم دیں
پے رول ایڈمنسٹریٹر معلومات فراہم کرتے ہیں اور پے رول معاملات کے بارے میں ملازمین کے سوالات کے جوابات دیتے ہیں۔ ایک ملازم حیران ہوسکتا ہے کہ آیا طبی فوائد میں کوئی سالانہ تبدیلی اں ہیں یا انہوں نے کتنے پی ٹی او دن لئے ہیں یا اگر وہ چھٹی وں پر غور کر رہے ہیں۔ یہ پے رول ایڈمنسٹریٹر پر منحصر ہے کہ وہ آن بورڈنگ میٹنگ کے دوران تنخواہ اور فوائد کی وضاحت کرے جب انہیں پہلی بار بھرتی کیا جاتا ہے۔ وہ ملازمین کے ساتھ بھی جائزہ لے سکتے ہیں جب فوائد تبدیل ہوتے ہیں یا اگر وہ تنظیمی ترقی کے لئے اضافہ حاصل کرتے ہیں.
ٹائم ٹریکنگ
پے رول ایڈمنسٹریٹر کو ملازم کو مناسب اجرت کی ادائیگی کے لئے وقت کو درست طریقے سے ٹریک کرنا ہوگا۔ اس میں ڈیجیٹل اور فزیکل ٹائم گھڑیاں دونوں شامل ہوسکتی ہیں۔ ٹھیکیدار تنخواہ کی مدت کے اختتام پر انوائس کے ساتھ اپنے گھنٹے جمع کرا سکتے ہیں۔
مجموعی اجرت کا حساب
پے رول سافٹ ویئر پے رول ایڈمنسٹریٹر کو مجموعی اجرت کا درست حساب لگانے میں مدد کرتا ہے۔ اس میں ان کی اجرت، کام کے گھنٹے اور کمیشن شامل ہیں۔ انہیں فی گھنٹہ اور تنخواہ دار دونوں ملازمین کا درست حساب لگانا چاہئے۔
مناسب ٹیکسوں میں کٹوتی
پے رول ایڈمنسٹریٹر کو پے رول ٹیکسوں اور کٹوتیوں پر عمل کرنا ہوگا۔ کوئیک بکس جیسے اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر اس عمل کو خودکار بنانے کا ایک بہترین طریقہ ہے۔ مندرجہ ذیل کچھ ٹیکس ہیں جو ملازمین کی تنخواہوں سے کاٹے جاتے ہیں:
- انکم ٹیکس – کٹوتی کی جاتی ہے اور وفاقی حکومت یا ریاستی حکومت کو ادا کی جاتی ہے۔
- ایف آئی سی اے - فیڈرل انشورنس کنٹری بیوشن ایکٹ مستقبل کے سوشل سیکیورٹی اور میڈیکیئر فوائد کے لئے ایک ٹیکس ہے۔
ایچ آر اور آئی ٹی کے ساتھ کام کرنا
پے رول ایڈمنسٹریٹر ہیومن ریسورسز (ایچ آر) ڈپارٹمنٹ کے تحت آتا ہے۔ وہ پے رول اور فوائد کی تقسیم کو مربوط کرنے کے لئے ایچ آر کے ساتھ کام کریں گے۔ پے رول ایڈمنسٹریٹر محکمہ انفارمیشن ٹیکنالوجی (آئی ٹی) کے ساتھ بھی کام کرے گا تاکہ پے رول سافٹ ویئر کا انتظام اور اپ ڈیٹ کیا جاسکے جو ان کے کاموں کی حمایت کرتا ہے۔ چھوٹے کاروبار کوئیک بکس جیسے سافٹ ویئر استعمال کریں گے ، جبکہ بڑی تنظیمیں گھریلو پے رول سافٹ ویئر استعمال کرسکتی ہیں۔
ادائیگی کے عمل کے بارے میں ملازمین کو اپ ڈیٹ کرنا
بہت سی تنظیمیں ملازمین کو یا تو کاغذی چیک یا براہ راست ڈپازٹ پیش کرتی ہیں۔ پے رول ایڈمنسٹریٹر براہ راست ڈپازٹ کو نافذ کرنے کے لئے بینکاری کی معلومات حاصل کرسکتا ہے ، لہذا ملازمین کو براہ راست ان کے بینک اکاؤنٹ میں پے چیک موصول ہوتے ہیں۔ اس کے علاوہ ، اگر تنظیم ایک نیا پے رول سافٹ ویئر اپناتی ہے تو ادائیگی کا طریقہ کار تبدیل ہوسکتا ہے۔ کچھ آجر اب بھی ٹائم کارڈ استعمال کرتے ہیں ، اور پے رول ایڈمنسٹریٹر کو ملازمین کو مناسب کلاک ان اور گھڑی آؤٹ طریقہ کار کے بارے میں تعلیم دینا چاہئے۔
کچھ عام پے رول شرائط کیا ہیں؟
ایسی بہت سی شرائط ہیں جو پے رول ایڈمنسٹریٹر کو سمجھنا ضروری ہے۔ ان شرائط میں شامل ہیں:
مجموعی اجرت - کٹوتی سے پہلے ایک ملازم کے معاوضے کی کل رقم.
خالص تنخواہ - وہ رقم جو ایک ملازم کٹوتی کے بعد گھر لے جاتا ہے۔
پے رول ٹیکس - وہ رقم جو وفاقی اور ریاستی اداروں نے کسی ملازم کی مجموعی اجرت سے کٹوتی کی ہے۔
پے اسٹب - مجموعی اجرت، کٹوتی، اور خالص تنخواہ کی ایک آئٹمائزڈ فہرست.
پری ٹیکس کٹوتیاں – ٹیکسوں سے پہلے مجموعی اجرت سے نکالی جانے والی کٹوتیاں۔
پوسٹ ٹیکس کٹوتی – ٹیکس کٹوتی کے بعد ملازم کی تنخواہ سے لی جانے والی کٹوتی۔
پے رول کیوں اہم ہے؟
پے رول کاروبار کرنے کا ایک لازمی حصہ ہے۔ وفاقی حکومت اسے ریگولیٹ کرتی ہے، اور جو آجر پے رول میں غلطیاں کرتے ہیں انہیں جرمانے کا سامنا کرنا پڑ سکتا ہے۔
سب سے بڑا خرچ
زیادہ تر کاروباروں کے لئے، پے رول سب سے اہم خرچ ہوسکتا ہے. پے رول کو صحیح طریقے سے مکمل کرنے سے اس بات کو یقینی بنایا جاتا ہے کہ ملازمین کو صحیح رقم اور وقت پر ادائیگی کی جاتی ہے ، اس کے علاوہ کاروبار قانون کے ذریعہ ضروری ٹیکس ادا کررہا ہے۔
پے رول ضوابط
کمپنیوں کو پے رول قواعد و ضوابط اور قوانین کی پاسداری کرنی چاہئے۔ پے رول ایڈمنسٹریٹر کو آئی آر ایس یا دیگر وفاقی اور ریاستی ایجنسیوں کی طرف سے جرمانے سے بچنے کے لئے ان پے رول ضوابط سے واقف ہونا ضروری ہے۔
پے رول قوانین کیا ہیں؟
پے رول پروسیسنگ کو انٹرنل ریونیو سروس (آئی آر ایس) اور لیبر ڈپارٹمنٹ (ڈی او ایل 0) کے ذریعہ ریگولیٹ کیا جاتا ہے۔ پے رول ایڈمنسٹریٹر کو جن قوانین پر عمل کرنا ضروری ہے ان میں شامل ہیں:
فیئر لیبر اسٹینڈرڈز ایکٹ (ایف ایل ایس اے)
ایف ایل ایس اے غیر مستثنیٰ ملازمین کی کم از کم اجرت اور اوور ٹائم تنخواہ کی ادائیگی کی صلاحیت پر توجہ مرکوز کرتا ہے۔ اوور ٹائم اجرت کی ادائیگی کے لئے ٹائم ٹریکنگ اور حاضری کا انتظام کرنا قانون کا حصہ ہے۔ غیر مستثنیٰ کارکنوں کے لئے ریکارڈ محتاط ہونا چاہئے اور اس میں ہر دن اور ہفتے میں کام کرنے والے گھنٹے ، ہر ہفتے اوور ٹائم کام ، ادائیگی کی تاریخ ، اور ادا کی جانے والی کل اجرت شامل ہونی چاہئے۔
فیڈرل انشورنس کنٹری بیوشن ایکٹ (ایف آئی سی اے)
ایف آئی سی اے پے رول ایڈمنسٹریٹروں سے مطالبہ کرتا ہے کہ وہ ملازمین کی مجموعی آمدنی سے میڈیکیئر اور سوشل سیکیورٹی کے فوائد میں کٹوتی کریں۔ آجر بھی ان کٹوتیوں کو ملانے کا ذمہ دار ہے۔
فیڈرل بیروزگاری ٹیکس ایکٹ (ایف یو ٹی اے)
اس قانون کے تحت آجروں کو وفاقی اور ریاستی بے روزگاری پروگراموں میں حصہ ڈالنے کی ضرورت ہوتی ہے تاکہ ان ملازمین کو معاوضہ دیا جاسکے جو اپنی ملازمت کھو دیتے ہیں۔ تاہم، یہ ملازمین کی کٹوتی نہیں ہے بلکہ استثنیٰ کو مدنظر رکھتے ہوئے آجر کو ایک فیصد ادا کرنا ہوگا۔
مزید جاننا چاہتے ہیں؟
انٹرایکٹو کالج آف ٹیکنالوجی امریکہ میں ہیومن ریسورس مینجمنٹ میں سائنس ڈگری پروگراموں کے واحد ایسوسی ایٹ میں سے ایک پیش کرتا ہے۔ انٹرایکٹو کالج آف ٹیکنالوجی کو انسانی وسائل میں کیریئر کے لئے اپنا سنگ میل بننے دیں۔
آئیے سب مل کر پہلا قدم اٹھائیں! مزید جاننے کے لئے اب ہم سے رابطہ کریں.
