Todos os empregadores precisam de um administrador de salários designado para gerir os salários. Quer o pagamento dos salários seja efectuado por um administrador de salários dentro da organização, quer se recorra a uma empresa subcontratada para o fazer, todas as empresas, grandes e pequenas, precisam de administrar os salários. É por isso que existe uma excelente procura de administradores de salários.
O que é o processamento de salários?
A folha de pagamento é o processo de pagamento regular dos salários semanais aos empregados. Inclui uma lista de empregados pagos e o pagamento total de cada empregado. Um sistema de processamento de salários ajuda o administrador do processamento de salários a pagar a quantia certa de dinheiro aos empregados na data correcta.
O que é o processo de processamento de salários?
O processo de cálculo das folhas de pagamento envolve um cálculo dos rendimentos totais menos as retenções na fonte e os impostos sobre os salários. O cálculo das folhas de pagamento é processado de acordo com as horas trabalhadas, os salários pagos, a classificação do trabalhador e os benefícios deduzidos do contracheque.
O que faz um administrador de salários?
Um administrador de salários assegura que o processo de pagamento de salários de uma organização decorre sem problemas. Para tal, tem de registar com precisão as horas trabalhadas, pagar aos empregados corretamente e dentro dos prazos, e cumprir a legislação fiscal.
Mantenha registos adequados
O administrador da folha de pagamentos terá de manter registos precisos. Isto inclui quando um novo empregado é contratado e quando é promovido. O administrador dos salários fará com que o empregado preencha a documentação adequada, incluindo o formulário W-4 (W-9 para contratantes), que inclui as informações pessoais do empregado e informações sobre as retenções na fonte. Os empregados a tempo inteiro receberão um W-2 no final do ano, que reporta as actividades de processamento de salários, enquanto os contratados receberão o formulário 1099.
O administrador da folha de pagamentos também deve manter registos precisos das contribuições e reembolsos de benefícios. Parte do salário dos empregados pode ir para seguros de saúde, planos 401K ou seguros de vida. O administrador dos salários deve também gerir as contas poupança-saúde e os reembolsos relacionados com seguros.
Os registos adequados devem incluir o seguinte:
- Nome legal do empregado
- Número de Segurança Social
- Endereço e código postal
- Data de nascimento
- Ocupação
- Horas de trabalho por semana
- Preço por hora ou por mês
- Comissão
- Pagamento de horas extraordinárias
- Descontos efectuados no salário
- Remuneração total bruta e líquida
- Datas de pagamento e períodos de pagamento
Gerir as retenções na fonte dos empregados
Os trabalhadores declaram as retenções na fonte com base nos dependentes e noutros factores fiscais. Durante o ano, um trabalhador pode alterar as suas retenções na fonte. Isto pode ajustar o montante de imposto pré-pago retirado do seu salário. Cabe ao administrador das folhas de pagamento informar os empregados sobre a forma como as suas retenções afectam os seus pagamentos.
Informe o pessoal sobre salários e benefícios
Os administradores de folhas de pagamento fornecem informações e respondem a perguntas dos empregados sobre questões relacionadas com as folhas de pagamento. Um empregado pode querer saber se há alguma alteração anual nos benefícios médicos ou quantos dias de PTO já tirou ou se está a pensar em tirar férias. Cabe ao administrador dos salários explicar o salário e as regalias durante uma reunião de integração, aquando da primeira contratação. Também pode rever com os empregados quando os benefícios mudam ou se recebem um aumento para a progressão organizacional.
Controlo de tempo
O administrador da folha de pagamentos deve registar com precisão o tempo para pagar ao empregado o salário correto. Isto pode incluir relógios de ponto digitais e físicos. Os contratantes podem apresentar as suas horas com uma fatura no final de um período de pagamento.
Cálculo do salário bruto
O software de processamento de salários ajuda o administrador a calcular com precisão os salários brutos. Isto inclui o seu salário, horas trabalhadas e comissões. Tem de calcular com exatidão tanto os trabalhadores por hora como os trabalhadores por conta de outrem.
Deduzir os impostos correctos
O administrador dos salários deve processar os impostos e as deduções sobre os salários. Um software de contabilidade como o QuickBooks é uma óptima forma de automatizar o processo. Seguem-se alguns dos impostos que são deduzidos dos cheques de vencimento dos empregados:
- Imposto sobre o rendimento - deduzido e pago ao governo federal ou ao governo estadual.
- FICA - Federal Insurance Contributions Act é um imposto para futuras prestações da Segurança Social e da Medicare.
Trabalhar com os RH e as TI
O administrador do processamento de salários está sob a alçada do departamento de recursos humanos (RH). Trabalhará com os RH para coordenar o processamento de salários e a distribuição de benefícios. O administrador do processamento de salários também trabalha com o departamento de tecnologias de informação (TI) para gerir e atualizar o software de processamento de salários que suporta as suas tarefas. As pequenas empresas utilizarão software como o QuickBooks, enquanto as grandes organizações poderão utilizar software de processamento de salários desenvolvido internamente.
Atualização dos empregados sobre o processo de pagamento
Muitas organizações oferecem aos empregados cheques em papel ou depósito direto. O administrador da folha de pagamento pode obter informações bancárias para implementar o depósito direto, para que os empregados recebam os cheques de pagamento diretamente na sua conta bancária. Além disso, o procedimento de pagamento pode mudar se a organização adotar um novo software de processamento de salários. Alguns empregadores ainda usam cartões de ponto, e o administrador do cálculo das folhas de pagamento deve instruir os empregados sobre os procedimentos corretos de entrada e saída.
Quais são os termos mais comuns do processamento de salários?
Existem muitos termos que um administrador do processamento de salários deve compreender. Estes termos incluem:
Salário bruto - o montante total da remuneração de um trabalhador antes das deduções.
Remuneração líquida - o montante que um trabalhador recebe em casa após as deduções.
Impostos sobre os salários - o montante que os organismos federais e estatais deduzem do salário bruto de um trabalhador.
Folha de pagamento - uma lista discriminada do salário bruto, das deduções e do salário líquido.
Deduções antes de impostos - as deduções deduzidas do salário bruto antes dos impostos.
Deduções posteriores ao imposto - as deduções retiradas do salário do trabalhador após a dedução dos impostos.
Porque é que o processamento de salários é importante?
O processamento de salários é uma parte essencial da atividade empresarial. O governo federal regula-o e as entidades patronais que cometem erros na folha de pagamentos podem incorrer em coimas.
A maior despesa
Para a maioria das empresas, os salários podem ser a despesa mais significativa. O preenchimento correto da folha de pagamentos garante que os empregados recebem o montante certo e a tempo, e que a empresa paga os impostos necessários exigidos por lei.
Regulamentação dos salários
As empresas têm de cumprir os regulamentos e leis relativos aos salários. O administrador do processamento de salários deve estar familiarizado com estes regulamentos para evitar multas por parte do IRS ou de outras agências federais e estatais.
O que é a regulamentação relativa aos salários?
O processamento de salários é regulado pelo Internal Revenue Service (IRS) e pelo Department of Labor (DOL0. Algumas das leis que um administrador de folhas de pagamento deve cumprir incluem:
Lei de Normas de Trabalho Justas (FLSA)
A FLSA centra-se na capacidade de os empregados não isentos receberem um salário mínimo e pagamento de horas extraordinárias. A gestão do controlo do tempo e da assiduidade para pagar as horas extraordinárias faz parte da lei. Os registos dos trabalhadores não isentos devem ser meticulosos e incluir as horas trabalhadas por dia e por semana, as horas extraordinárias trabalhadas por semana, a data de pagamento e o total de salários pagos.
Lei Federal sobre as Contribuições para a Segurança Social (FICA)
A FICA exige que os administradores dos salários deduzam as prestações da Medicare e da Segurança Social dos rendimentos brutos dos trabalhadores. A entidade patronal é também responsável pelo pagamento destas deduções.
Lei Federal do Imposto de Desemprego (FUTA)
Esta lei exige que as entidades patronais contribuam para os programas de desemprego federais e estatais para compensar os trabalhadores que perdem o emprego. No entanto, não se trata de uma dedução do trabalhador, mas sim de uma percentagem que a entidade patronal deve pagar, tendo em conta as isenções.
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