Les assistants médicaux et les spécialistes de l'administration des cabinets médicaux jouent des rôles différents mais tout aussi importants dans les établissements de soins de santé. Tous deux jouent un rôle essentiel dans la prestation de soins de qualité. Toutefois, les emplois sont différents, et vous voudrez donc explorer les deux types d'emplois avant de prendre une décision de carrière.
Que fait un spécialiste en administration de bureau médical ?
Les spécialistes de l'administration des cabinets médicaux gèrent les activités quotidiennes des cabinets de soins de santé. Ils n'ont pas de tâches cliniques. Les responsabilités varient d'un établissement à l'autre, mais comprennent généralement les éléments suivants
Programmation
Les spécialistes de l'administration des cabinets médicaux gèrent l'emploi du temps d'un ou de plusieurs médecins. Dans un grand cabinet, il peut s'agir d'une douzaine de médecins ou plus. Plus facile à dire qu'à faire, il s'agit d'une responsabilité à multiples facettes dans laquelle ils :
Fixer les rendez-vous de routine - les spécialistes de l'administration de bureau traitent les appels pour les visites de routine, telles que les examens annuels et les rendez-vous de suivi. En collaboration avec l'équipe clinique, ils traitent les demandes de rendez-vous en personne, par téléphone et par courrier électronique, en tenant compte de la disponibilité du prestataire, de l'urgence des besoins du patient et de leur disponibilité.
Gérer les annulations et les demandes de soins urgents - les annulations sont perturbantes mais inévitables. Les spécialistes de l'administration des cabinets médicaux reprogramment les visites selon des modalités qui conviennent à la fois au prestataire et au patient. Les demandes de soins urgents sont également courantes et il peut être nécessaire de les intégrer dans un emploi du temps déjà serré.
Les urgences sont la règle, et non l'exception, dans les établissements de santé. Votre tâche, en tant que membre de l'équipe de première ligne, consistera à faire en sorte que le programme fonctionne aussi efficacement que possible, en réduisant au minimum les temps d'attente pour les patients, sans pour autant submerger les prestataires. C'est un véritable exercice de jonglage.
Envoyez des rappels de rendez-vous - les rendez-vous manqués et les arrivées tardives peuvent être source de chaos et de perte de revenus. Les spécialistes de l'administration des cabinets médicaux envoient des rappels sur les rendez-vous à venir par téléphone, par courrier électronique ou par SMS afin que les patients sachent exactement quand arriver.
Inscription des patients
Les spécialistes de l'administration des cabinets médicaux inscrivent les patients avant leur rendez-vous. Le processus d'inscription comprend
Examen des informations démographiques - la confirmation du nom, de l'adresse, de la date de naissance et des coordonnées du patient permet de limiter les erreurs médicales et de faciliter la communication entre les patients, les prestataires de soins de santé, les assureurs et les spécialistes de la facturation.
Vérification de l'assurance - les spécialistes de l'administration des cabinets médicaux vérifient les informations relatives à l'assurance des patients. Il s'agit notamment de confirmer les numéros de police, d'établir la couverture et d'obtenir l'autorisation de fournir des services.
Obtention du consentement au traitement - l'obtention d'un consentement éclairé au traitement est nécessaire à des fins de facturation. Les spécialistes de l'administration des cabinets médicaux soutiennent la prise de décision centrée sur le patient en examinant les formulaires, en répondant aux questions et en recueillant les signatures.
Perception des paiements - les paiements de coassurance sont généralement perçus avant le début de la visite. En tant que spécialiste de l'administration des cabinets médicaux, vous serez chargé d'accepter les paiements en espèces, par chèque et par carte de crédit.
Tenue de registres
Les spécialistes de l'administration des cabinets médicaux gèrent les dossiers médicaux. Les responsabilités sont les suivantes
Création de nouveaux dossiers - les spécialistes de l'administration des cabinets médicaux créent de nouveaux dossiers médicaux pour chaque patient, en veillant à ce que tous les documents des prestataires précédents soient classés et accessibles au nouveau soignant.
Tenue des dossiers - chaque rencontre avec un patient génère de nouvelles notes et d'autres rapports à classer. Les spécialistes de l'administration de bureau veillent à ce que les dossiers médicaux papier et électroniques soient à jour, organisés, accessibles et faciles à trouver.
Répondre aux demandes de dossiers - les spécialistes de l'administration de bureau rassemblent les dossiers pour les prestataires avant l'arrivée des patients. Ils répondent également aux demandes de copies de dossiers dans le respect des lois sur la protection de la vie privée.
Stockage et élimination des archives
Les spécialistes de l'administration des cabinets médicaux s'occupent du stockage et de l'élimination des dossiers médicaux, en veillant à ce que les données soient archivées ou éliminées d'une manière sécurisée qui ne compromette pas la vie privée des patients.
Facturation et codage
La facturation commence dès l'enregistrement avec la création d'un superbill, une liste de contrôle détaillée des services rendus et des codes de facturation correspondants. Les prestataires de soins de santé cochent les services fournis et le superbill est envoyé au service de facturation pour suivi. Les spécialistes de l'administration des cabinets médicaux contribuent également à la soumission des demandes d'indemnisation, à la facturation et au recouvrement.
Gestion de la communication
Une communication efficace est le fondement des soins de santé. En tant que premier contact avec le patient, les spécialistes de l'administration des cabinets médicaux jouent un rôle clé de liaison avec le cabinet. Ils facilitent également la communication entre les équipes administratives et cliniques. Qu'il s'agisse de transmettre des messages, de transférer des courriels ou de planifier des réunions, ils veillent à ce que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
Gestion des bureaux généraux
La "gestion générale de bureau" est un code qui permet de veiller à la bonne organisation des bureaux. En plus de leurs tâches principales, les spécialistes de l'administration des cabinets médicaux :
- Suivre l'inventaire
- Commander des fournitures
- Accueillir les visiteurs
- Travailler avec les fournisseurs
- Entretenir le matériel de bureau
- Contrôler le respect des règles de sécurité
- Gérer l'accueil des patients
- Sauvegarde des systèmes de données
- Collaborer avec le service de facturation
- Former et superviser le nouveau personnel
Quelle est la différence entre un spécialiste en administration de bureau médical et un assistant médical ?
Les assistants médicaux et les spécialistes de l'administration des cabinets médicaux sont des fonctions qui se ressemblent, mais il existe des différences essentielles, notamment :
Responsabilités professionnelles
Les assistants médicaux apportent un soutien clinique et administratif aux prestataires de soins de santé, en participant à un large éventail de tâches, y compris les procédures médicales et diagnostiques. Les spécialistes de l'administration des cabinets médicaux n'ont pas de tâches cliniques. Ils se concentrent plutôt sur des tâches administratives complexes qui dépassent la formation d'un assistant médical, telles que la facturation et le codage.
Éducation et formation
Les assistants médicaux ont besoin d'un diplôme d'école technique ou d'un diplôme d'associé et d'une certification pour réussir. Les spécialistes de l'administration des cabinets médicaux sont prêts à travailler avec un certificat ou un diplôme. La certification est souvent facultative mais fait bonne figure sur un curriculum vitae. Les titulaires d'un diplôme sont préparés aux examens de certification.
Environnement de travail
Les assistants médicaux travaillent dans le secteur clinique des cabinets médicaux, en étroite collaboration avec les patients et les prestataires de soins de santé. Les spécialistes de l'administration des cabinets médicaux travaillent généralement dans des environnements purement administratifs. Vous passerez plus de temps à vous occuper des affaires du cabinet qu'à soigner les patients.
Potentiel d'avancement
L'avenir est prometteur pour les assistants médicaux et les spécialistes de l'administration des cabinets médicaux. Le Bureau of Labor Statistics des États-Unis prévoit une forte croissance dans ces deux domaines jusqu'en 2031. Il prévoit que l'emploi des assistants médicaux augmentera de 16 % au cours de la prochaine décennie.
Grâce à leur formation et à leur expérience, ils peuvent faire valoir leurs qualifications pour progresser dans le domaine médical. Les assistants médicaux peuvent devenir des phlébotomistes certifiés, des techniciens de laboratoire ou des infirmiers. Les spécialistes de l'administration des cabinets médicaux peuvent évoluer vers des postes à plus grande responsabilité dans les domaines de l'administration, de la facturation ou des ressources humaines.
Comment devenir spécialiste en administration de bureau médical ?
Une grande carrière dans le domaine des soins aux patients peut nécessiter des années de formation à l'université, mais vous pouvez devenir un spécialiste de l'administration de bureau médical en quelques mois avec un diplôme d'école technique. Même si vous avez peu d'expérience dans le domaine de la santé, une formation dans une école technique vous prépare à la réussite. Le programme d'études est complet mais axé sur l'emploi, et se concentre sur les compétences pratiques dont vous avez besoin pour lancer votre nouvelle carrière.
Les programmes des écoles techniques forment les étudiants à un large éventail de pratiques et de processus administratifs médicaux. Les thèmes abordés sont les suivants :
Accueil des patients
Les établissements de soins de santé doivent respecter des normes élevées en matière de comportement professionnel. Les personnes malades et émotionnellement vulnérables nécessitent une approche différente de celle des clients d'autres entreprises. Dans un programme d'école technique, les spécialistes de l'administration des cabinets médicaux apprennent auprès d'instructeurs expérimentés à partir du bon pied avec les patients, en établissant un rapport et en instaurant la confiance au sein de l'équipe de soins de santé.
Prise de rendez-vous
La prise de rendez-vous dans un établissement de santé est un défi pour plusieurs raisons. Les prestataires de soins ont souvent une disponibilité limitée en raison de leur emploi du temps chargé, ce qui peut rendre difficile la prise de rendez-vous à un moment qui convient aux patients. Les urgences et les événements inattendus peuvent également perturber le calendrier, entraînant des retards qui sont source de stress tant pour les patients que pour les prestataires de soins. En outre, certaines procédures médicales nécessitent un équipement, un personnel ou une préparation spécifiques, ce qui rend les rendez-vous de plus en plus difficiles à coordonner. Les programmes des écoles techniques initient les étudiants au processus de planification, y compris à l'utilisation de logiciels de planification.
Facturation médicale et codage
La facturation médicale est complexe et nécessite l'utilisation de codes alphanumériques sur les formulaires d'assurance. Ces codes sont utilisés dans l'ensemble du secteur pour la facturation, la recherche et la définition d'objectifs, d'où l'importance de la précision.
Les programmes des écoles techniques couvrent les bases de la facturation, y compris les modèles d'assurance, le cycle de revenu des soins de santé et les systèmes de codage médical. Les étudiants travaillent sur des études de cas en utilisant les trois indices les plus populaires, ICD-10, CPT et HCPCS.
HIPAA, OSHA et JCAHO
Le secteur de la santé est très réglementé. En tant que responsables du front office, les spécialistes de l'administration des cabinets médicaux aident à gérer la conformité réglementaire avec les règles de l'HIPPA, de l'OSHA et de la JCAHO.
La loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) régit l'utilisation et le partage des données de santé sensibles. Dans un rôle de front office, la protection de la vie privée des patients est primordiale, c'est pourquoi les étudiants apprennent à mettre en œuvre des mesures de sécurité des données. Les violations de la loi HIPAA peuvent entraîner des sanctions financières importantes pour les employeurs et la perte d'emploi pour les membres du personnel concernés.
L'OSHA (Occupation Health Safety Administration) élabore les réglementations qui assurent la sécurité des employés et des visiteurs. Dans un cabinet médical, il existe des risques physiques, chimiques et radiologiques potentiels. Si un cabinet propose des radiographies, par exemple, les zones où les radiations sont produites sont interdites aux patients et au personnel qui ne sont pas correctement protégés. Les spécialistes de l'administration des cabinets médicaux surveillent la salle d'attente et éloignent les personnes de ces espaces.
JCAHO - Joint Commission on Accreditation of Healthcare Organizations (Commission mixte d'accréditation des organisations de soins de santé). Il s'agit d'une organisation indépendante à but non lucratif qui accrédite les établissements de santé américains.
Pour les spécialistes de l'administration des cabinets médicaux, l'accréditation JCAHO a de nombreuses implications. Les personnes qui travaillent dans des établissements accrédités par la JCAHO sont chargées de veiller à ce que leur lieu de travail respecte ou dépasse les normes en matière de soins aux patients. Les spécialistes de l'administration des cabinets médicaux contribuent également à la mise en œuvre des initiatives d'assurance et d'amélioration de la qualité utilisées pour maintenir l'accréditation.
Réflexions finales
Les carrières dans le secteur de la santé sont parmi les plus gratifiantes, que vous choisissiez d'être spécialiste en administration de bureau médical ou assistant médical. Laissez-vous guider par vos aptitudes et vos aspirations.
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