Los datos son la base de la asistencia sanitaria. Así que, si tiene un don para la organización, ¿por qué no considerar una carrera como especialista de apoyo a los historiales médicos? La Oficina de Estadísticas Laborales de EE.UU. prevé que la demanda de especialistas en historiales médicos crecerá un 8% durante la próxima década.
¿Qué hace un especialista en apoyo a historiales médicos?
Los especialistas en historiales médicos organizan y mantienen historiales médicos en papel y electrónicos.
Las responsabilidades diarias pueden incluir:
Entrada de datos
Los especialistas en historias clínicas actualizan los expedientes de los pacientes con nueva información. Se aseguran de que la documentación esté siempre actualizada y sea accesible para los pacientes y los profesionales sanitarios cuando la soliciten.
Codificación y clasificaciones
Los especialistas en registros colaboran con los especialistas en facturación y codificación para asignar códigos médicos normalizados a los síntomas, diagnósticos y procedimientos.
Seguridad de los datos
Garantizar la confidencialidad y la seguridad de los historiales de los pacientes es fundamental. Los centros se enfrentan a cuantiosas multas y daños a su reputación por incumplimiento. Los historiales médicos respaldan los protocolos de seguridad de los datos adhiriéndose a la HIPAA (Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Médicos) y a otras normas de seguridad relacionadas con los historiales electrónicos y físicos.
Divulgación de información
La HIPAA limita la divulgación de información sensible únicamente a las partes autorizadas. Con el consentimiento informado del paciente, esto puede incluir a la familia, las compañías de seguros y los profesionales médicos colaboradores.
Garantía de calidad
Los especialistas de apoyo a los historiales médicos auditan rutinariamente los historiales para comprobar su exactitud e integridad, asegurándose de que la documentación necesaria está presente y es precisa. Esto es importante para que el equipo médico pueda comunicarse fácilmente entre sí y tratar al paciente con precisión.
Comunicación entre pacientes y proveedores
Los especialistas en historiales médicos suelen colaborar con los profesionales sanitarios para recopilar la documentación necesaria y aclarar ambigüedades. También pueden interactuar con los pacientes para responder a sus preguntas y revisar los procedimientos de entrega de registros.
Almacenamiento y destrucción de registros
Las normativas dictan cómo deben almacenarse los registros y cuánto tiempo deben conservarse. Las estrictas directrices de destrucción pretenden evitar el acceso no autorizado a la información de los pacientes.
¿Cómo convertirse en especialista de apoyo a historiales médicos?
La forma más eficaz de convertirse en especialista de apoyo a los historiales médicos es matricularse en el programa de administración de consultorios médicos de una escuela de formación profesional. La mayoría de los empleadores prefieren candidatos formados y con aptitudes demostradas, por lo que obtener un diploma aumenta sus posibilidades de conseguir el trabajo de sus sueños. Los cursos son impartidos por expertos del sector que actúan como instructores y mentores. Le enseñarán los trucos del oficio y cómo establecer contactos con posibles empleadores. Se graduará listo para trabajar y preparado para la certificación en meses, no en años.
¿Qué se aprende durante un programa de administración de consultorios médicos?
Los programas de administración de consultorios médicos cubren la amplia gama de habilidades necesarias para tener éxito como especialista en historiales médicos o asistente administrativo médico.
Los temas incluyen:
Saludar a los pacientes
En el ámbito sanitario se aplican las normas más estrictas de atención al cliente. En este curso, aprenderá sobre:
- Profesionalidad
- Confianza y fiabilidad
- Hospitalidad - hacer que los clientes se sientan cómodos
- Imagen personal
- Compromiso de los clientes
- Etiqueta telefónica y toma de mensajes
- Sensibilidad cultural y generacional
- Gestión del tiempo
Se enseña a los estudiantes a proyectar una conducta cortés y atenta que haga que todos los pacientes se sientan bienvenidos.
Programación de citas
La programación eficaz de citas garantiza la satisfacción del paciente y la productividad del equipo. En un programa de administración médica, aprenderá a aplicar las habilidades de atención al público a su función de especialista de apoyo a los historiales médicos.
Los alumnos exploran:
- Flujo de trabajo en la oficina: los procesos y procedimientos que ayudan a que las cosas funcionen sin problemas
- Tipos de citas y priorización
- Equilibrar las necesidades del paciente y del proveedor
- Software de programación de citas
- Sobreventa estratégica y listas de espera
- Cancelaciones y reprogramaciones
- Eficacia y optimización
- Comunicación con los pacientes y divulgación
Facturación y codificación médicas
La codificación es la forma en que los seguros y Medicaid priorizan y pagan a una consulta médica. Los especialistas en apoyo a registros médicos necesitan un conocimiento básico de los procedimientos de facturación y codificación relacionados con el mantenimiento de registros. Este curso cubre:
- Terminología médica
- Gestión del ciclo de ingresos: cómo se paga a los centros sanitarios
- Sistemas de codificación, convenciones y directrices
- Tramitación de siniestros, denegaciones y recursos
- Facturación y cobros
- Codificación para la investigación
- Auditorías y análisis de registros
- Colaboración profesional
HIPAA, OSHA y JCAHO
Las normas de la HIPAA, la OSHA y la JCAHO rigen la mayoría de las funciones administrativas de los consultorios médicos. Son organismos que se aseguran de que el consultorio médico cumple las normas establecidas por el gobierno. Si el consultorio no cumple estos criterios, pueden cerrarlo.
Los temas de esta clase incluyen:
HIPAA - la ley de privacidad y seguridad de datos del paciente aprobada en 1996
OSHA - la Administración de Salud y Seguridad Ocupacional, encargada de prevenir las lesiones en el lugar de trabajo
JCHO - la Comisión Conjunta de Acreditación de Organizaciones Sanitarias se encarga de desarrollar normas de calidad asistencial en los centros sanitarios
Los estudiantes examinarán cómo funcionan estos organismos y cómo cumplir las normas de calidad y seguridad en el lugar de trabajo.
Administración de oficinas
Los conocimientos de administración de oficina son esenciales para los especialistas en historiales médicos.
Los conceptos clave incluyen:
- Gestión de la información sanitaria: una visión general de los principios y prácticas relacionados con los sistemas de registros en papel y electrónicos
- Introducción de datos, incluidas las estrategias de prevención de errores
- Manipulación de historiales médicos, incluyendo fax, archivo, escaneado, indexación, almacenamiento electrónico y recuperación
- Tecnología ofimática: una mirada más atenta al software y las herramientas que se utilizan en las consultas sanitarias
- Preparación para emergencias: asegurar los registros en caso de catástrofe natural u otra emergencia
Relaciones con los clientes
Los especialistas en historias clínicas necesitan una amplia gama de habilidades para gestionar eficazmente las interacciones con los compañeros y profesionales de los pacientes.
En este curso, aprenderá sobre:
- Atención centrada en el paciente: cómo priorizar las necesidades y preferencias de los pacientes
- Principios de atención al cliente, incluyendo capacidad de respuesta, fiabilidad y empatía
- Manejar los retos: estrategias para responder a los clientes insatisfechos
- Resolución de conflictos: técnicas para abordar las disputas en el entorno sanitario
- Derechos y responsabilidades del paciente en relación con los historiales médicos
Los graduados están preparados para representar al equipo sanitario con seguridad, confianza y profesionalidad.
Certificación CMAA y CEHRS
Los programas de administración de consultorios médicos preparan a los estudiantes para dos posibles certificaciones de la Asociación Nacional de Carreras Sanitarias. Los estudiantes del programa del Interactive College of Technology suelen obtener ambas.
CMMA - La certificación de Asistente Administrativo Médico Certificado es ideal para los estudiantes que buscan puestos de front office.
Los temas del examen incluyen:
- Ofimática
- Etiqueta telefónica
- Programación de citas
- Hospitalidad con el paciente
- Introducción de datos y mantenimiento de registros
- Historia clínica electrónica (HCE)
- Normativa HIPAA
CEHRS - Los futuros especialistas en historiales médicos buscan la credencial de Especialista certificado en historiales médicos electrónicos.
El examen abarca:
- Normativa HIPAA
- Cumplimiento de la normativa
- Precisión de los datos
- Prácticas de codificación y facturación de seguros
- Solicitudes de divulgación de información (ROI)
- Seguridad de la información
Un certificado CEHRS demuestra su capacidad para gestionar sistemas complejos de mantenimiento de registros dentro de las directrices profesionales y normativas.
Reflexiones finales
La continuidad de la atención en medicina depende de unos registros precisos y accesibles. Como especialista de apoyo a los historiales médicos, contribuirá a mejorar los resultados sanitarios mediante una atención administrativa de calidad.
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