يحتاج كل صاحب عمل إلى مسؤول كشوف المرتبات المعين لإدارة كشوف المرتبات. سواء تم دفع كشوف المرتبات من قبل مسؤول كشوف المرتبات داخل المنظمة ، أو تم استخدام شركة خارجية للوفاء بكشوف المرتبات ، تحتاج كل شركة ، كبيرة وصغيرة ، إلى إدارة كشوف المرتبات. هذا هو السبب في وجود طلب ممتاز على مسؤولي الرواتب.
ما هي كشوف المرتبات؟
كشوف المرتبات هي عملية دفع أجور الموظفين الأسبوعية بانتظام. يتضمن قائمة بالموظفين الذين يتقاضون رواتبهم وإجمالي مدفوعات كل موظف. يساعد نظام كشوف المرتبات مسؤول كشوف المرتبات على دفع المبلغ المناسب من المال للموظفين في التاريخ الصحيح.
ما هي عملية كشوف المرتبات؟
تتضمن عملية كشوف المرتبات حساب إجمالي الأرباح مطروحا منها المقتطعات وضرائب الرواتب. تتم معالجة كشوف المرتبات وفقا لساعات العمل والأجور المدفوعة وتصنيف العمال والمزايا المخصومة من الراتب.
ماذا يفعل مسؤول الرواتب؟
يتأكد مسؤول كشوف المرتبات من أن عملية كشوف المرتبات في المؤسسة تعمل بسلاسة. للقيام بذلك ، يجب عليهم تسجيل ساعات العمل بدقة ، ودفع رواتب الموظفين بشكل صحيح وفي المواعيد النهائية ، والامتثال لقوانين الضرائب.
الاحتفاظ بالسجلات المناسبة
سيحتاج مسؤول كشوف المرتبات إلى الاحتفاظ بسجلات دقيقة. وهذا يشمل متى يتم تعيين موظف جديد ومتى يتم ترقيته. سيطلب مسؤول كشوف المرتبات من الموظف ملء الأوراق المناسبة ، بما في ذلك نموذج W-4 (W-9 للمقاولين) ، والذي يتضمن المعلومات الشخصية للموظف ومعلومات حول الاستقطاعات الضريبية. سيحصل الموظفون بدوام كامل على W-2 في نهاية العام للإبلاغ عن أنشطة كشوف المرتبات ، في حين سيتلقى العقد النموذج 1099.
يجب على مدير كشوف المرتبات أيضا الاحتفاظ بسجلات دقيقة لمساهمات الاستحقاقات وسدادها. قد تذهب بعض رواتب الموظفين إلى التأمين الصحي أو خطط 401K أو التأمين على الحياة. يجب على مسؤول كشوف المرتبات أيضا إدارة حسابات التوفير الصحية والتعويضات المتعلقة بالتأمين.
ستتضمن السجلات المناسبة ما يلي:
- الاسم القانوني للموظف
- رقم الضمان الاجتماعي
- العنوان والرمز البريدي
- تاريخ الميلاد
- احتلال
- ساعات العمل في الأسبوع
- سعر الساعة أو الشهر
- مهمة
- أجر العمل الإضافي
- الخصومات التي تتم من الراتب
- إجمالي الأجر الإجمالي والصافي
- تواريخ الدفع وفترات الدفع
إدارة اقتطاعات الموظفين
يعلن الموظفون عن الاستقطاعات بناء على المعالين والعوامل الضريبية الأخرى. خلال العام ، يجوز للموظف تغيير اقتطاعاته. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تعديل مبلغ الضريبة المدفوعة مسبقا المأخوذة من راتبهم. الأمر متروك لمسؤول كشوف المرتبات لتثقيف الموظفين حول كيفية تأثير اقتطاعاتهم على رواتبهم.
تثقيف الموظفين حول الرواتب والمزايا
يقدم مسؤولو كشوف المرتبات معلومات ويجيبون على أسئلة الموظفين حول مسائل كشوف المرتبات. قد يتساءل الموظف عما إذا كانت هناك أي تغييرات سنوية في المزايا الطبية أو عدد أيام PTO التي أخذوها أو إذا كانوا يفكرون في إجازة. الأمر متروك لمسؤول كشوف المرتبات لشرح الراتب والمزايا خلال اجتماع الإعداد عند تعيينهم لأول مرة. يمكنهم أيضا المراجعة مع الموظفين عندما تتغير المزايا أو إذا تلقوا زيادة للتقدم التنظيمي.
تتبع الوقت
يجب على مسؤول كشوف المرتبات تتبع الوقت بدقة لدفع الأجر المناسب للموظف. يمكن أن يشمل ذلك الساعات الزمنية الرقمية والمادية. يجوز للمقاولين تقديم ساعات عملهم مع فاتورة في نهاية فترة الدفع.
حسابات الأجور الإجمالية
يساعد برنامج كشوف المرتبات مسؤول كشوف المرتبات على حساب الأجور الإجمالية بدقة. وهذا يشمل أجورهم وساعات عملهم وعمولتهم. يجب عليهم حساب كل من الموظفين بالساعة والرواتب بدقة.
خصم الضرائب المناسبة
يجب على مسؤول كشوف المرتبات معالجة ضرائب الرواتب والخصومات. تعد برامج المحاسبة مثل QuickBooks طريقة رائعة لأتمتة العملية. فيما يلي بعض الضرائب التي يتم خصمها من رواتب الموظفين:
- ضريبة الدخل - يتم خصمها ودفعها للحكومة الفيدرالية أو حكومة الولاية.
- FICA - قانون مساهمات التأمين الفيدرالي هو ضريبة لمزايا الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية المستقبلية.
العمل مع الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات
يندرج مسؤول كشوف المرتبات تحت إدارة الموارد البشرية (HR). سيعملون مع الموارد البشرية لتنسيق توزيع الرواتب والمزايا. سيعمل مسؤول كشوف المرتبات أيضا مع قسم تكنولوجيا المعلومات (IT) لإدارة وتحديث برامج كشوف المرتبات التي تدعم مهامهم. ستستخدم الشركات الصغيرة برامج مثل QuickBooks ، بينما قد تستخدم المؤسسات الكبيرة برامج كشوف المرتبات المحلية.
إطلاع الموظفين على عملية الدفع
تقدم العديد من المنظمات للموظفين إما شيكات ورقية أو إيداع مباشر. قد يحصل مسؤول كشوف المرتبات على معلومات مصرفية لتنفيذ الإيداع المباشر ، بحيث يتلقى الموظفون شيكات الرواتب مباشرة إلى حساباتهم المصرفية. أيضا ، قد يتغير إجراء الدفع إذا تبنت المنظمة برنامجا جديدا لكشوف المرتبات. لا يزال بعض أصحاب العمل يستخدمون بطاقات الوقت ، ويجب على مسؤول كشوف المرتبات تثقيف الموظفين حول إجراءات تسجيل الدخول والخروج المناسبة.
ما هي بعض شروط كشوف المرتبات الشائعة؟
هناك العديد من المصطلحات التي يجب أن يفهمها مسؤول كشوف المرتبات. تتضمن هذه الشروط:
الأجور الإجمالية - المبلغ الإجمالي لتعويض الموظف قبل الخصومات.
صافي الأجر - المبلغ الذي يأخذه الموظف إلى المنزل بعد الخصومات.
ضرائب الرواتب - المبلغ الذي تقتطعه الوكالات الفيدرالية والولائية من الأجر الإجمالي للموظف.
كعب الراتب - قائمة مفصلة بإجمالي الأجور والخصومات وصافي الراتب.
الخصومات قبل الضرائب - الخصومات المأخوذة من الأجر الإجمالي قبل الضرائب.
خصومات ما بعد الضرائب - الخصومات المأخوذة من راتب الموظف بعد خصم الضرائب.
لماذا تعتبر كشوف المرتبات مهمة؟
كشوف المرتبات جزء أساسي من ممارسة الأعمال التجارية. تنظمها الحكومة الفيدرالية ، وقد يتحمل أصحاب العمل الذين يرتكبون أخطاء في كشوف المرتبات غرامات.
أكبر حساب
بالنسبة لمعظم الشركات ، يمكن أن تكون كشوف المرتبات هي أهم نفقات. يضمن إكمال كشوف المرتبات بشكل صحيح دفع المبلغ المناسب للموظفين وفي الوقت المحدد ، بالإضافة إلى أن الشركة تدفع الضرائب اللازمة التي يتطلبها القانون.
لوائح الرواتب
يجب على الشركات الالتزام بلوائح وقوانين الرواتب. يجب أن يكون مسؤول كشوف المرتبات على دراية بلوائح كشوف المرتبات هذه لتجنب الغرامات من قبل مصلحة الضرائب أو الوكالات الفيدرالية والولائية الأخرى.
ما هي لوائح الرواتب؟
يتم تنظيم معالجة كشوف المرتبات من قبل دائرة الإيرادات الداخلية (IRS) ووزارة العمل (DOL0. تتضمن بعض القوانين التي يجب على مسؤول كشوف المرتبات الالتزام بها ما يلي:
قانون معايير العمل العادلة (FLSA)
تركز FLSA على قدرة الموظفين غير المعفيين على الحصول على الحد الأدنى للأجور وأجر العمل الإضافي. تعد إدارة تتبع الوقت والحضور لدفع أجور العمل الإضافي جزءا من القانون. يجب أن تكون سجلات العمال غير المعفيين دقيقة وتتضمن ساعات العمل كل يوم وأسبوع ، والعمل الإضافي كل أسبوع ، وتاريخ الدفع ، وإجمالي الأجور المدفوعة.
قانون مساهمات التأمين الفيدرالي (FICA)
تطلب FICA من مسؤولي كشوف المرتبات خصم مزايا الرعاية الطبية والضمان الاجتماعي من إجمالي أرباح الموظفين. صاحب العمل مسؤول أيضا عن مطابقة هذه الخصومات.
قانون ضريبة البطالة الفيدرالي (FUTA)
يتطلب هذا القانون من أصحاب العمل المساهمة في برامج البطالة الفيدرالية والولائية لتعويض الموظفين الذين يفقدون وظائفهم. ومع ذلك ، فهو ليس خصما للموظف ولكنه نسبة مئوية يجب على صاحب العمل دفعها ، مع مراعاة الإعفاءات.
هل تريد معرفة المزيد؟
تقدم الكلية التفاعلية للتكنولوجيا أحد برامج درجة الزمالة في العلوم في إدارة الموارد البشرية في الولايات المتحدة دع الكلية التفاعلية للتكنولوجيا تكون نقطة انطلاقك إلى مهنة في مجال الموارد البشرية.
لذا ، دعونا نأخذ الخطوة الأولى معا! اتصل بنا الآن لمعرفة المزيد.
