Kila mwajiri anahitaji msimamizi wa malipo aliyeteuliwa kusimamia malipo. Ikiwa malipo yanalipwa na msimamizi wa malipo ndani ya shirika, au kampuni iliyo nje hutumiwa kutimiza malipo, kila kampuni, kubwa na ndogo, inahitaji kusimamia malipo. Ndiyo sababu kuna mahitaji bora ya wasimamizi wa malipo.
Malipo ni nini?
Malipo ni mchakato wa kuwalipa wafanyakazi mishahara yao ya kila wiki mara kwa mara. Inajumuisha orodha ya wafanyikazi wanaolipwa na malipo ya jumla ya kila mfanyakazi. Mfumo wa malipo husaidia msimamizi wa malipo kulipa kiasi sahihi cha pesa kwa wafanyikazi tarehe sahihi.
Mchakato wa malipo ni nini?
Mchakato wa malipo unahusisha hesabu ya mapato ya jumla ya kuzuia na ushuru wa malipo. Malipo huchakatwa kulingana na saa zilizofanya kazi, mshahara uliolipwa, uainishaji wa wafanyikazi, na faida zilizokatwa kutoka kwa malipo.
Msimamizi wa malipo hufanya nini?
Msimamizi wa malipo huhakikisha mchakato wa malipo ya shirika unaendesha vizuri. Ili kufanya hivyo, lazima warekodi kwa usahihi masaa yaliyofanya kazi, kulipa wafanyikazi kwa usahihi na kwa tarehe za mwisho, na kuzingatia sheria za ushuru.
Weka Rekodi Sahihi
Msimamizi wa malipo atahitaji kuweka rekodi sahihi. Hii ni pamoja na wakati mfanyakazi mpya anaajiriwa na wakati anapandishwa cheo. Msimamizi wa malipo atakuwa na mfanyakazi kujaza makaratasi sahihi, ikiwa ni pamoja na Fomu ya W-4 (W-9 kwa wakandarasi), ambayo ni pamoja na maelezo ya kibinafsi ya mfanyakazi na habari kuhusu kuzuia kodi. Wafanyakazi wa wakati wote watapokea W-2 mwishoni mwa mwaka kuripoti shughuli za malipo, wakati mkataba utapokea fomu 1099.
Msimamizi wa malipo lazima pia aweke rekodi sahihi za michango ya faida na malipo. Malipo mengine ya mfanyakazi yanaweza kwenda kwa bima ya afya, mipango ya 401K, au bima ya maisha. Msimamizi wa malipo lazima pia adhibiti Akaunti za Akiba za Afya na ulipaji unaohusiana na bima.
Rekodi sahihi zitajumuisha yafuatayo:
- Jina la kisheria la mfanyakazi
- Nambari ya Usalama wa Jamii
- Anwani na Msimbo wa Zip
- Tarehe ya kuzaliwa
- Kazi
- Masaa ya kazi kwa wiki
- Kiwango cha saa au kila mwezi
- Tume
- Malipo ya Muda wa ziada
- Kupunguzwa kwa malipo yaliyotolewa kutoka kwa malipo
- Jumla ya malipo ya jumla na wavu
- Tarehe za Kulipa na Vipindi vya Malipo
Dhibiti Uzuiaji wa Wafanyakazi
Wafanyakazi hutangaza kuzuia kulingana na wategemezi na sababu zingine za ushuru. Wakati wa mwaka, mfanyakazi anaweza kubadilisha vikwazo vyake. Hii inaweza kurekebisha kiasi cha ushuru kilicholipwa kabla kilichochukuliwa kutoka kwa malipo yao. Ni juu ya msimamizi wa malipo kuwaelimisha wafanyikazi kuhusu jinsi vizuizi vyao vitaathiri malipo yao.
Kuelimisha wafanyakazi juu ya mshahara na faida
Wasimamizi wa mishahara hutoa habari na kujibu maswali ya wafanyikazi kuhusu masuala ya malipo. Mfanyakazi anaweza kujiuliza ikiwa kuna mabadiliko yoyote ya kila mwaka kwa faida za matibabu au ni siku ngapi za PTO walizochukua au ikiwa wanafikiria likizo. Ni juu ya msimamizi wa malipo kuelezea mshahara na faida wakati wa mkutano wa kupanda wakati wameajiriwa kwanza. Wanaweza pia kukagua na wafanyikazi wakati faida zinabadilika au ikiwa wanapokea nyongeza ya maendeleo ya shirika.
Ufuatiliaji wa Muda
Msimamizi wa malipo lazima afuatilie kwa usahihi muda wa kumlipa mfanyakazi mshahara sahihi. Hii inaweza kujumuisha saa za dijiti na za kimwili. Wakandarasi wanaweza kuwasilisha masaa yao na ankara mwishoni mwa kipindi cha malipo.
Mahesabu ya Mshahara wa Jumla
Programu ya Payroll husaidia msimamizi wa malipo kuhesabu kwa usahihi mshahara wa jumla. Hii ni pamoja na mshahara wao, masaa ya kazi, na tume. Lazima wahesabu wafanyikazi wa saa na waliolipwa kwa usahihi.
Kulipa Kodi Sahihi
Msimamizi wa malipo lazima ashughulikie ushuru wa malipo na punguzo. Programu ya uhasibu kama QuickBooks ni njia nzuri ya kugeuza mchakato. Zifuatazo ni baadhi ya kodi ambazo hukatwa kutoka kwa malipo ya mfanyakazi:
- Kodi ya Mapato - iliyokatwa na kulipwa kwa serikali ya shirikisho au serikali ya jimbo.
- FICA - Sheria ya Michango ya Bima ya Shirikisho ni kodi kwa faida za baadaye za Usalama wa Jamii na Medicare.
Kufanya kazi na HR na IT
Msimamizi wa malipo yuko chini ya idara ya rasilimali watu (HR). Watafanya kazi na HR kuratibu malipo na usambazaji wa faida. Msimamizi wa malipo pia atafanya kazi na idara ya teknolojia ya habari (IT) kusimamia na kusasisha programu ya malipo ambayo inasaidia kazi zao. Biashara ndogo ndogo zitatumia programu kama QuickBooks, wakati mashirika makubwa yanaweza kutumia programu ya malipo ya nyumbani.
Kusasisha wafanyakazi kwenye mchakato wa malipo
Mashirika mengi hutoa wafanyikazi ama hundi za karatasi au amana ya moja kwa moja. Msimamizi wa malipo anaweza kupata maelezo ya benki kutekeleza amana ya moja kwa moja, kwa hivyo wafanyikazi hupokea malipo moja kwa moja kwenye akaunti yao ya benki. Pia, utaratibu wa malipo unaweza kubadilika ikiwa shirika linachukua programu mpya ya malipo. Waajiri wengine bado wanatumia kadi za muda, na msimamizi wa malipo lazima awaelimishe wafanyikazi juu ya taratibu sahihi za saa na saa.
Ni Masharti gani ya Kawaida ya Malipo?
Kuna maneno mengi ambayo msimamizi wa malipo lazima aelewe. Masharti haya ni pamoja na:
Mshahara wa jumla - jumla ya fidia ya mfanyakazi kabla ya makato.
Net Pay - kiasi ambacho mfanyakazi huchukua nyumbani baada ya makato.
Kodi za Mishahara - kiasi cha mashirika ya shirikisho na serikali yaliyokatwa kutoka kwa mshahara wa jumla wa mfanyakazi.
Lipa Stub - orodha ya bidhaa ya mshahara wa jumla, punguzo, na malipo halisi.
Upunguzaji wa Pretax - makato yaliyochukuliwa kutoka kwa mshahara wa jumla kabla ya ushuru.
Upunguzaji wa Ushuru wa Post - makato yaliyochukuliwa kutoka kwa malipo ya mfanyakazi baada ya kodi kukatwa.
Kwa nini malipo ni muhimu?
Malipo ni sehemu muhimu ya kufanya biashara. Serikali ya shirikisho inadhibiti, na waajiri ambao hufanya makosa katika malipo wanaweza kupata faini.
Gharama kubwa zaidi
Kwa biashara nyingi, malipo yanaweza kuwa gharama kubwa zaidi. Kukamilisha malipo kwa usahihi huhakikisha kuwa wafanyikazi wanalipwa kiasi sahihi na kwa wakati, pamoja na biashara inalipa kodi zinazohitajika na sheria.
Kanuni za Mishahara
Kampuni lazima zifuate kanuni na sheria za malipo. Msimamizi wa malipo lazima ajue kanuni hizi za malipo ili kuepuka faini na IRS au mashirika mengine ya shirikisho na serikali.
Kanuni za Malipo ni nini?
Usindikaji wa malipo unasimamiwa na Huduma ya Mapato ya Ndani (IRS) na Idara ya Kazi (DOL0). Baadhi ya sheria ambazo msimamizi wa malipo lazima azingatie ni pamoja na:
Sheria ya Viwango vya Kazi ya Haki (FLSA)
FLSA inazingatia uwezo wa wafanyikazi wa noxempt kulipwa mshahara wa chini na malipo ya ziada. Kusimamia ufuatiliaji wa wakati na mahudhurio ya kulipa mshahara wa ziada ni sehemu ya sheria. Rekodi za wafanyakazi wasio na kazi lazima ziwe za uangalifu na zijumuishe masaa yaliyofanya kazi kila siku na wiki, muda wa ziada uliofanya kazi kila wiki, tarehe ya malipo, na mshahara wa jumla uliolipwa.
Sheria ya Michango ya Bima ya Shirikisho (FICA)
FICA inahitaji wasimamizi wa malipo ili kupunguza faida za Medicare na Usalama wa Jamii kutoka kwa mapato ya jumla ya wafanyikazi. Mwajiri pia ana wajibu wa kulinganisha punguzo hizi.
Sheria ya Kodi ya Ajira ya Shirikisho (FUTA)
Sheria hii inahitaji waajiri kuchangia katika mipango ya shirikisho na serikali ya ukosefu wa ajira ili kuwalipa fidia wafanyakazi ambao wamepoteza kazi zao. Hata hivyo, sio kupunguzwa kwa mfanyakazi lakini asilimia ambayo mwajiri lazima alipe, kwa kuzingatia misamaha.
Unahitaji kujifunza zaidi?
Chuo cha Teknolojia cha maingiliano hutoa moja ya mipango ya shahada ya Sayansi katika Usimamizi wa Rasilimali za Binadamu nchini Marekani. Hebu Chuo cha Teknolojia cha maingiliano kuwa jiwe lako la kukanyaga kwa kazi katika rasilimali za binadamu.
Kwa hiyo, hebu tuchukue hatua ya kwanza pamoja! Wasiliana nasi sasa ili kujifunza zaidi.
