A medicina é uma arte, uma ciência e um negócio. Cada encontro de saúde tem componentes clínicas, administrativas e financeiras. A divisão do trabalho entre a equipa de saúde e a equipa administrativa faz sentido num consultório porque nenhum profissional pode ser tudo para todos. Como administrador de um consultório médico, assumirá a liderança no front office para que a equipa clínica se possa concentrar naquilo que faz melhor.
O que faz um administrador de consultório médico?
Os administradores de gabinetes médicos tratam de uma vasta gama de tarefas administrativas em contextos de cuidados de saúde. Trata-se de uma função não clínica e organizacional. As suas responsabilidades incluem:
Atender os telefones
Atender o telefone num consultório médico requer formação. Os consultórios recebem chamadas de pessoas com necessidades urgentes ou de emergência, pelo que ter uma formação clínica ajuda-o a fazer a triagem dos pedidos de informação e a responder-lhes adequadamente. Encaminhará os pacientes para médicos, enfermeiros, assistentes médicos e especialistas em faturação com base nas necessidades dos pacientes, seguindo protocolos que garantem a segurança e a confidencialidade dos pacientes.
Programação
Os administradores de consultórios médicos trabalham com os prestadores de serviços para gerir a agenda de consultas. Ao marcar as consultas cuidadosamente, estará a ajudar a otimizar a utilização dos recursos de cuidados de saúde, a minimizar tempos de espera desagradáveis e a garantir que os doentes recebem os cuidados adequados e atempados que merecem.
Gestão de registos médicos
A manutenção eficaz de registos é a pedra angular dos cuidados de qualidade. Os administradores de gabinetes médicos supervisionam os sistemas de registos electrónicos e em papel, assegurando que os ficheiros são exactos, completos, organizados e seguros. As suas funções incluem a introdução e verificação de dados, a resposta a pedidos de registos e outros pedidos importantes.
Faturação e codificação
Os administradores de consultórios médicos geram superfaturas no momento do check-in. Utilizadas para efeitos de reembolso, as superfaturas registam os dados de faturação de cada encontro, incluindo a data do serviço, o nome do prestador, o seguro do doente e as informações demográficas, para além de uma lista de verificação dos serviços médicos codificados.
Os códigos de faturação são normalizados para serem utilizados pela companhia de seguros na determinação da cobertura e dos montantes de reembolso. Uma faturação exacta é essencial para as receitas e o fluxo de caixa.
Encomenda de consumíveis
Nenhum consultório funciona sem consumíveis. Os administradores de gabinetes médicos ajudam a gerir o inventário, fazendo encomendas conforme necessário para garantir um fornecimento constante.
Onde é que os administradores de gabinetes médicos trabalham?
Os administradores de gabinetes médicos podem trabalhar em qualquer local onde sejam prestados cuidados de saúde, mas as descrições de funções podem variar. Os exemplos incluem:
Consultórios médicos
Os administradores de gabinetes médicos gerem o fluxo de pacientes desde a chegada até à saída, e você terá a sua mão em tudo.
As responsabilidades do check-in incluem a confirmação de informações pessoais e de seguros, a obtenção de formulários de consentimento assinados e a recolha de dados de saúde solicitados pelo prestador. Assim que o paciente for entregue a um assistente médico para a parte clínica da visita, você completará qualquer registo adicional.
No momento da saída, cobrará o saldo devedor e marcará uma consulta de acompanhamento, se necessário. Outras tarefas incluem o agendamento, a gestão do conforto, da segurança e da proteção da área de espera, a resposta a pedidos de registos, a transcrição e a encomenda de material de escritório. É um bom ambiente de trabalho para aqueles que querem utilizar o maior número possível de competências.
Hospitais
Os hospitais contratam administradores de consultórios médicos para várias funções. Um funcionário de unidade, por exemplo, apoia o pessoal clínico processando informações sobre os doentes, gerindo a comunicação, prestando serviços de hospitalidade às famílias e armazenando materiais. A maioria dos departamentos, incluindo as unidades de internamento e de ambulatório, necessitam de um forte apoio administrativo.
Outras funções nos hospitais incluem a de representante dos doentes. Esta função é generalista e assiste os pacientes em questões de registo, acessibilidade e faturação. Pode trabalhar na receção, cumprimentando as pessoas à chegada e encaminhando-as para o departamento adequado. Ou pode ajudar os pacientes com questões financeiras, resolvendo pedidos de indemnização de seguros e reconciliando contas.
Os funcionários de registos médicos são também muito procurados nos hospitais. O volume de dados que muda de mãos é enorme, pelo que é necessária uma equipa dedicada para acompanhar os pedidos. Nesta posição, terá acesso, armazenará e protegerá os registos em nome dos pacientes e dos prestadores de serviços.
Os hospitais são o cenário ideal para administradores de gabinetes médicos que gostam de ambientes de ritmo acelerado com oportunidades de progressão lateral e ascendente.
Clínicas
Mais pequenas do que os hospitais mas maiores do que os consultórios privados, as clínicas contratam administradores de consultórios médicos para gerir responsabilidades semelhantes. Os dias são normalmente mais previsíveis do que nos hospitais, mas mais ocupados do que nos consultórios médicos. Se é apaixonado por um tipo específico de cuidados de saúde, cardiologia, urologia, gerontologia ou saúde da mulher, trabalhar numa clínica de especialidade pode ser particularmente gratificante.
Companhias de seguros
As seguradoras recolhem e analisam montanhas de dados médicos para o processo de análise dos pedidos de indemnização. Os administradores de gabinetes médicos ajudam-no realizando tarefas administrativas relacionadas com o processo de reembolso. As suas funções incluem a verificação da cobertura dos doentes, a obtenção de registos médicos, a introdução de dados e o atendimento de telefones.
Serviços de faturação
Muitos estabelecimentos de saúde estão agora a externalizar o seu trabalho de faturação a serviços privados. Esta prática estabelece uma linha útil entre os aspectos de saúde e financeiros da prática médica. Os administradores de consultórios são contratados para analisar registos, comunicar com os prestadores de serviços, apresentar pedidos de indemnização e trabalhar com os doentes para resolver questões financeiras. Se tem boas capacidades de comunicação e uma aptidão para a contabilidade, trabalhar para uma empresa de faturação pode ser exatamente o que o médico receitou.
Como é que se torna um administrador de consultório médico?
A formação para alguns empregos na área da saúde pode demorar anos, mas pode tornar-se um administrador de consultório médico em meses, inscrevendo-se num programa de escola profissional. Aprenderá com instrutores experientes num ambiente íntimo, formando-se com um diploma e as competências que os empregadores mais desejam. As vantagens incluem ajuda financeira, horários favoráveis ao seu estilo de vida e serviços de colocação profissional após a graduação.
O que aprende durante um programa de administração de consultórios médicos?
Os programas vocacionais de administração de consultórios médicos preparam os estudantes para o sucesso em posições de nível de entrada. Concebidos para principiantes, não precisa de ter qualquer experiência na área da saúde. O currículo abrange:
Terminologia médica
Aprenderá a linguagem dos cuidados de saúde. A ênfase está em ensinar os alunos a decifrar termos com base nas suas raízes, prefixos e sufixos em vez de memorização.
Os alunos desenvolvem um vocabulário de trabalho que lhes permite ler documentos, codificar formulários de seguros e falar com o pessoal clínico com confiança. Também são abordadas as abreviaturas aceites, unidades de medida e dicas de ortografia e pronúncia.
Anatomia e Fisiologia
A estrutura e a função do corpo são a base dos cuidados de saúde. Através de uma fusão de estudo em sala de aula e exercícios práticos no laboratório, aprenderá sobre anatomia e fisiologia de formas que se aplicam diretamente ao papel do administrador do consultório médico. Os tópicos incluem a função normal e anormal do corpo desde o nível celular até ao nível do sistema.
Fisiopatologia e farmacologia
Os administradores de consultórios não têm responsabilidades médicas, mas os conhecimentos clínicos básicos são essenciais para o desempenho da função. Com base no curso de anatomia e fisiologia, o ensino de fisiopatologia e farmacologia abrange os distúrbios mais comuns observados nas práticas médicas. Os tópicos incluem os sintomas, diagnósticos e tratamentos de que ouvirá falar no trabalho.
Tecnologia de dados
Os programas de administração de consultórios médicos ensinam os estudantes a utilizar registos de saúde electrónicos (EHR) e sistemas de arquivo convencionais. Aprenderá a utilizar o mesmo tipo de software de gestão de clínicas que utilizará no seu trabalho.
Também são abordados os tipos de dispositivos e equipamentos electrónicos encontrados nos escritórios modernos, desde teclados a aparelhos de fax. Nada lhe parecerá estranho no seu primeiro dia de trabalho.
Faturação e codificação médica
Nesta aula, os alunos aprendem sobre os sistemas de codificação médica e o software de faturação utilizado para processar pedidos de seguro e facturas. Os tópicos incluem o ciclo de receitas, modelos de reembolso, políticas de seguros comerciais e governamentais, formatos de faturação e formulários de pedidos de indemnização. Irá praticar em estudos de casos simulados.
Direito e ética dos cuidados de saúde
O sector da saúde é regulado por lei e orientado por um juízo moral. O campo médico é frequentemente um campo de vida ou morte, está sujeito a preocupações éticas. Os alunos deste curso discutem as regras legais e éticas que se aplicam aos ambientes médicos, desde a privacidade do paciente até às práticas de faturação.
Práticas administrativas
Os programas de administração de escritórios abrangem os fundamentos dos procedimentos administrativos em ambientes de cuidados de saúde. Aprenderá tudo, desde técnicas de digitação e práticas de agendamento até ao registo de pacientes, manutenção de registos e protocolos de gestão financeira. Tópicos adicionais incluem comunicação, diversidade no local de trabalho e critérios de acreditação.
Desenvolvimento profissional
Os programas das escolas profissionais ensinam mais do que competências práticas, mostram aos alunos como se posicionarem para progredir. Aprenderá a trabalhar em rede enquanto tira partido das oportunidades de formação contínua. Ao aprofundar as suas competências e cultivar relações no local de trabalho, estará no sítio certo à hora certa quando surgirem oportunidades de promoção.
Considerações finais
Os cuidados de saúde são um desporto de equipa, uma parceria entre profissionais clínicos e administrativos. Como administrador de um gabinete médico, pode apoiar os seus vizinhos e a comunidade nesta função vital, enquanto desfruta dos muitos benefícios de uma área segura e em crescimento.
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Todos os estabelecimentos de saúde, desde hospitais e consultórios médicos, a centros de reabilitação, clínicas e qualquer outro tipo de prática médica, dependem de profissionais qualificados programa de Administração de Consultórios Médicos para funcionar. Dar-lhe-emos formação numa vasta gama de práticas e processos administrativos médicos. Além disso, obterá experiência do mundo real através de um estágio escolar de 135 horas num estabelecimento de saúde real. Também irá interagir com pessoas de todas as esferas da vida, tornando a sua rotina diária tudo menos aborrecida.
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