Todo empregador precisa de um administrador de folha de pagamento designado para gerenciar a folha de pagamento. Não importa se a folha de pagamento é paga por um administrador de folha de pagamento dentro da organização ou se uma empresa terceirizada é usada para preencher a folha de pagamento, toda empresa, grande ou pequena, precisa administrar a folha de pagamento. É por isso que há uma excelente demanda por administradores de folha de pagamento.
O que é folha de pagamento?
A folha de pagamento é o processo de pagamento regular dos salários semanais dos funcionários. Ela inclui uma lista de funcionários pagos e o pagamento total de cada um deles. Um sistema de folha de pagamento ajuda o administrador da folha a pagar a quantia certa de dinheiro aos funcionários na data correta.
O que é o processo de folha de pagamento?
O processo da folha de pagamento envolve um cálculo do total de ganhos menos as retenções e os impostos sobre a folha de pagamento. A folha de pagamento é processada de acordo com as horas trabalhadas, os salários pagos, a classificação do trabalhador e os benefícios deduzidos do contracheque.
O que faz um administrador de folha de pagamento?
Um administrador de folha de pagamento garante que o processo de folha de pagamento de uma organização seja executado sem problemas. Para isso, ele deve registrar com precisão as horas trabalhadas, pagar os funcionários corretamente e dentro dos prazos e cumprir a legislação tributária.
Mantenha registros adequados
O administrador da folha de pagamento precisará manter registros precisos. Isso inclui quando um novo funcionário é contratado e quando ele é promovido. O administrador da folha de pagamento fará com que o funcionário preencha a documentação adequada, inclusive o Formulário W-4 (W-9 para prestadores de serviços), que inclui as informações pessoais do funcionário e as informações sobre as retenções de impostos. Os funcionários de tempo integral receberão um W-2 no final do ano relatando as atividades da folha de pagamento, enquanto os contratados receberão o formulário 1099.
O administrador da folha de pagamento também deve manter registros precisos das contribuições e reembolsos de benefícios. Parte do salário do funcionário pode ser destinada a seguro de saúde, planos 401K ou seguro de vida. O administrador da folha de pagamento também deve gerenciar as contas de poupança de saúde e os reembolsos relacionados a seguros.
Os registros adequados incluirão o seguinte:
- Nome legal do funcionário
- Número do seguro social
- Endereço e código postal
- Data de nascimento
- Ocupação
- Horas de trabalho por semana
- Tarifa por hora ou mensal
- Comissão
- Pagamento de horas extras
- Deduções feitas no contracheque
- Remuneração total bruta e líquida
- Datas de pagamento e períodos de pagamento
Gerenciar as retenções dos funcionários
Os funcionários declaram as retenções com base nos dependentes e em outros fatores fiscais. Durante o ano, um funcionário pode alterar suas retenções na fonte. Isso pode ajustar o valor do imposto pré-pago retirado de seu contracheque. Cabe ao administrador da folha de pagamento instruir os funcionários sobre como suas retenções afetarão seus contracheques.
Educar a equipe sobre salários e benefícios
Os administradores da folha de pagamento fornecem informações e respondem às perguntas dos funcionários sobre questões relacionadas à folha de pagamento. Um funcionário pode querer saber se há alguma mudança anual nos benefícios médicos ou quantos dias de PTO ele já tirou ou se está pensando em tirar férias. Cabe ao administrador da folha de pagamento explicar o salário e os benefícios durante uma reunião de integração quando o funcionário é contratado pela primeira vez. Ele também pode revisar com os funcionários quando os benefícios mudarem ou se eles receberem um aumento por avanço organizacional.
Controle de tempo
O administrador da folha de pagamento deve controlar com precisão o tempo para pagar o salário adequado ao funcionário. Isso pode incluir relógios de ponto digitais e físicos. Os contratados podem enviar suas horas com uma fatura no final de um período de pagamento.
Cálculos de salário bruto
O software de folha de pagamento ajuda o administrador da folha de pagamento a calcular com precisão os salários brutos. Isso inclui o salário, as horas trabalhadas e a comissão. Você deve calcular com precisão tanto os funcionários horistas quanto os assalariados.
Dedução de impostos adequados
O administrador da folha de pagamento deve processar os impostos e as deduções da folha de pagamento. Um software de contabilidade como o QuickBooks é uma ótima maneira de automatizar o processo. A seguir, você encontrará alguns dos impostos que são deduzidos dos contracheques dos funcionários:
- Imposto de renda - deduzido e pago ao governo federal ou ao governo estadual.
- FICA - Federal Insurance Contributions Act é um imposto para futuros benefícios do Seguro Social e do Medicare.
Trabalhar com RH e TI
O administrador da folha de pagamento está sob a responsabilidade do departamento de recursos humanos (RH). Ele trabalhará com o RH para coordenar a folha de pagamento e a distribuição de benefícios. O administrador da folha de pagamento também trabalhará com o departamento de tecnologia da informação (TI) para gerenciar e atualizar o software de folha de pagamento que dá suporte às suas tarefas. As pequenas empresas usam softwares como o QuickBooks, enquanto as grandes organizações podem usar softwares de folha de pagamento desenvolvidos internamente.
Atualização dos funcionários sobre o processo de pagamento
Muitas organizações oferecem aos funcionários cheques em papel ou depósito direto. O administrador da folha de pagamento pode obter informações bancárias para implementar o depósito direto, para que os funcionários recebam os cheques de pagamento diretamente em suas contas bancárias. Além disso, o procedimento de pagamento pode mudar se a organização adotar um novo software de folha de pagamento. Alguns empregadores ainda usam cartões de ponto, e o administrador da folha de pagamento deve instruir os funcionários sobre os procedimentos corretos de entrada e saída.
Quais são alguns termos comuns da folha de pagamento?
Há muitos termos que um administrador de folha de pagamento deve entender. Esses termos incluem:
Salário bruto - O valor total da remuneração de um funcionário antes das deduções.
Salário líquido - O valor que um funcionário leva para casa após as deduções.
Impostos sobre a folha de pagamento - o valor que as agências federais e estaduais deduzem do salário bruto de um funcionário.
Contracheque - Uma lista detalhada do salário bruto, das deduções e do pagamento líquido.
Deduções antes dos impostos - As deduções retiradas do salário bruto antes dos impostos.
Deduções pós-imposto - as deduções retiradas do pagamento do funcionário após a dedução dos impostos.
Por que a folha de pagamento é importante?
A folha de pagamento é uma parte essencial dos negócios. O governo federal a regulamenta, e os empregadores que cometem erros na folha de pagamento podem incorrer em multas.
A maior despesa
Para a maioria das empresas, a folha de pagamento pode ser a despesa mais significativa. O preenchimento correto da folha de pagamento garante que os funcionários recebam a quantia certa e dentro do prazo, além de a empresa estar pagando os impostos necessários exigidos por lei.
Regulamentações da folha de pagamento
As empresas devem obedecer às normas e leis da folha de pagamento. O administrador da folha de pagamento deve estar familiarizado com essas normas para evitar multas do IRS ou de outros órgãos federais e estaduais.
O que são normas de folha de pagamento?
O processamento da folha de pagamento é regulamentado pelo Internal Revenue Service (IRS) e pelo Department of Labor (DOL0. Algumas das leis que um administrador de folha de pagamento deve cumprir incluem:
Lei de Normas Trabalhistas Justas (FLSA)
A FLSA se concentra na capacidade de os funcionários não isentos receberem um salário mínimo e pagamento de horas extras. O gerenciamento do controle de tempo e da frequência para pagamento de horas extras faz parte da lei. Os registros de trabalhadores não isentos devem ser meticulosos e incluir as horas trabalhadas por dia e por semana, as horas extras trabalhadas por semana, a data de pagamento e o total de salários pagos.
Lei Federal de Contribuições de Seguro (FICA)
O FICA exige que os administradores da folha de pagamento deduzam os benefícios do Medicare e do Seguro Social dos ganhos brutos dos funcionários. O empregador também é responsável por igualar essas deduções.
Lei Federal do Imposto sobre Desemprego (FUTA)
Essa lei exige que os empregadores contribuam para os programas de desemprego federal e estadual para compensar os funcionários que perderem seus empregos. No entanto, não se trata de uma dedução do empregado, mas de uma porcentagem que o empregador deve pagar, considerando as isenções.
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