هر کارفرما نیاز به یک مدیر حقوق و دستمزد تعیین شده برای مدیریت حقوق و دستمزد دارد. این که ایا حقوق و دستمزد توسط یک مدیر حقوق و دستمزد در سازمان پرداخت می شود یا یک شرکت برون سپاری برای انجام حقوق و دستمزد استفاده می شود، هر شرکت، بزرگ و کوچک، نیاز به مدیریت حقوق و دستمزد دارد. به همین دلیل است که تقاضای عالی برای مدیران حقوق و دستمزد وجود دارد.
حقوق و دستمزد چیست؟
حقوق و دستمزد فرایند پرداخت دستمزد هفتگی کارکنان به طور منظم است. این شامل لیستی از کارکنان پرداخت شده و کل پرداخت هر کارمند است. یک سیستم حقوق و دستمزد به مدیر حقوق و دستمزد کمک می کند تا مقدار مناسب پول را به کارکنان در تاریخ صحیح پرداخت کند.
فرایند حقوق و دستمزد چیست؟
فرایند حقوق و دستمزد شامل محاسبه کل درامد منهای بازپرداخت و مالیات حقوق و دستمزد است. حقوق و دستمزد با توجه به ساعات کار، دستمزد پرداخت شده، طبقه بندی کارگران و مزایای کسر شده از چک حقوق پردازش می شود.
یک مدیر حقوق و دستمزد چه کاری انجام می دهد؟
یک مدیر حقوق و دستمزد اطمینان حاصل می کند که فرایند حقوق و دستمزد سازمان هموار است. برای انجام این کار، انها باید ساعات کار را با دقت ثبت کنند، به کارکنان به درستی و در مهلت پرداخت کنند و قوانین مالیاتی را رعایت کنند.
نگهداری سوابق مناسب
مدیر حقوق و دستمزد باید سوابق دقیق را حفظ کند. این شامل زمانی است که یک کارمند جدید استخدام می شود و زمانی که انها ارتقا می یابند. مدیر حقوق و دستمزد از کارمند می خواهد مدارک مناسب، از جمله فرم W-4 (W-9 برای پیمانکاران) را پر کند که شامل اطلاعات شخصی کارمند و اطلاعات مربوط به مالیات است. کارکنان تمام وقت در پایان سال W-2 را دریافت خواهند کرد که فعالیت های حقوق و دستمزد را گزارش می دهند، در حالی که قرارداد فرم 1099 را دریافت می کند.
مدیر حقوق و دستمزد همچنین باید سوابق دقیق مشارکت و بازپرداخت مزایا را حفظ کند. برخی از کارکنان ممکن است به بیمه درمانی، برنامه های 401K یا بیمه عمر بپردازند. یک مدیر حقوق و دستمزد همچنین باید حساب های پس انداز سلامت و بازپرداخت های مربوط به بیمه را مدیریت کند.
سوابق مناسب شامل موارد زیر خواهد بود:
- نام حقوقی کارمند
- شماره تامین اجتماعی
- ادرس و کد پستی
- تاریخ تولد
- شغل
- ساعات کاری در هفته
- نرخ ساعتی یا ماهانه
- کمیسیون
- پرداخت اضافه کاری
- کسر های انجام شده از چک حقوق
- مجموع دستمزد ناخالص و خالص
- تاریخ پرداخت و دوره های پرداخت
مدیریت خودداری کارکنان
کارکنان بر اساس وابستگان و سایر عوامل مالیاتی اعلام می کنند. در طول سال، یک کارمند ممکن است بازپرداخت خود را تغییر دهد. این می تواند مبلغ مالیات پیش پرداخت شده را که از چک حقوق انها گرفته شده است تنظیم کند. این به مدیر حقوق و دستمزد بستگی دارد که کارکنان را در مورد چگونگی تاثیر بر حقوق و دستمزد خود اموزش دهد.
اموزش کارکنان در مورد حقوق و مزایا
مدیران حقوق و دستمزد اطلاعات را ارائه می دهند و به سوالات کارکنان در مورد مسائل حقوق و دستمزد پاسخ می دهند. یک کارمند ممکن است تعجب کند که ایا تغییرات سالانه در مزایای پزشکی وجود دارد یا اینکه چند روز PTO را گرفته اند یا اینکه ایا انها در نظر دارند تعطیلات داشته باشند. این به مدیر حقوق و دستمزد بستگی دارد که حقوق و مزایا را در یک جلسه زمانی که برای اولین بار استخدام می شود، توضیح دهد. انها همچنین می توانند با کارکنان زمانی که مزایا تغییر می کنند یا اینکه ایا انها برای پیشرفت سازمانی افزایش می یابند، بررسی کنند.
پیگیری زمان
مدیر حقوق و دستمزد باید به طور دقیق زمان را برای پرداخت دستمزد مناسب به کارمند پیگیری کند. این می تواند شامل هر دو ساعت دیجیتال و فیزیکی باشد. پیمانکاران ممکن است ساعت خود را با یک فاکتور در پایان یک دوره پرداخت ارائه دهند.
محاسبات دستمزد ناخالص
نرم افزار حقوق و دستمزد به یک مدیر حقوق و دستمزد کمک می کند تا دستمزد ناخالص را به طور دقیق محاسبه کند. این شامل دستمزد، ساعات کار و کمیسیون انها است. انها باید کارکنان ساعتی و حقوق و دستمزد را با دقت محاسبه کنند.
کسر مالیات مناسب
مدیر حقوق و دستمزد باید مالیات حقوق و دستمزد و کسورات را پردازش کند. نرم افزار حسابداری مانند QuickBooks یک راه عالی برای خودکار سازی فرایند است. در زیر برخی از مالیات هایی که از چک های حقوق کارکنان کسر می شود:
- مالیات بر درامد کسر شده و به دولت فدرال یا دولت ایالتی پرداخت می شود.
- FICA - قانون مشارکت بیمه فدرال مالیات برای مزایای تامین اجتماعی و مدیکر اینده است.
کار با HR و IT
مدیر حقوق و دستمزد تحت بخش منابع انسانی (HR) قرار می گیرد. انها با منابع انسانی برای هماهنگی حقوق و دستمزد و توزیع مزایا کار خواهند کرد. مدیر حقوق و دستمزد همچنین با بخش فناوری اطلاعات (IT) برای مدیریت و به روز رسانی نرم افزار حقوق و دستمزد که از وظایف خود پشتیبانی می کند، کار خواهد کرد. کسب و کارهای کوچک از نرم افزاری مانند QuickBooks استفاده می کنند، در حالی که سازمان های بزرگتر ممکن است از نرم افزار حقوق و دستمزد خانگی استفاده کنند.
به روز رسانی کارکنان در فرایند پرداخت
بسیاری از سازمان ها به کارکنان چک های کاغذی یا سپرده مستقیم ارائه می دهند. مدیر حقوق و دستمزد ممکن است اطلاعات بانکی را برای اجرای سپرده مستقیم به دست اورد، بنابراین کارکنان چک های حقوق و دستمزد را مستقیما به حساب بانکی خود دریافت می کنند. همچنین، روش پرداخت ممکن است تغییر کند اگر سازمان یک نرم افزار حقوق و دستمزد جدید را تصویب کند. برخی از کارفرمایان هنوز از کارت های زمانی استفاده می کنند و مدیر حقوق و دستمزد باید کارکنان را در مورد روش های مناسب ساعت و ساعت اموزش دهد.
برخی از شرایط حقوق و دستمزد مشترک چیست؟
اصطلاحات زیادی وجود دارد که یک مدیر حقوق و دستمزد باید درک کند. این شرایط عبارتند از:
دستمزد ناخالص : کل مبلغ جبران خسارت کارمند قبل از کسر.
پرداخت خالص : مبلغی که یک کارمند پس از کسر به خانه می برد.
مالیات حقوق و دستمزد - مبلغی که سازمان های فدرال و ایالتی از دستمزد ناخالص کارمند کسر می کنند.
Pay Stub - یک لیست مشخص از دستمزد ناخالص، کسورات و پرداخت خالص.
کسر قبل از مالیات - کسر گرفته شده از دستمزد ناخالص قبل از مالیات.
کسر مالیات پس از کسر مالیات - کسورات گرفته شده از پرداخت کارمند پس از کسر مالیات.
چرا حقوق و دستمزد مهم است؟
حقوق و دستمزد بخش مهمی از انجام کسب و کار است. دولت فدرال ان را تنظیم می کند و کارفرمایانی که در حقوق و دستمزد اشتباه می کنند ممکن است جریمه شوند.
بزرگترین هزینه
برای اکثر کسب و کارها، حقوق و دستمزد می تواند مهمترین هزینه باشد. تکمیل حقوق و دستمزد به درستی تضمین می کند که کارکنان مبلغ مناسب و به موقع پرداخت می شوند، به علاوه کسب و کار مالیات لازم مورد نیاز قانون را پرداخت می کند.
مقررات حقوق و دستمزد
شرکت ها باید از مقررات و قوانین حقوق و دستمزد پیروی کنند. مدیر حقوق و دستمزد باید با این مقررات حقوق و دستمزد اشنا باشد تا از جریمه های IRS یا سایر سازمان های فدرال و ایالتی جلوگیری کند.
مقررات حقوق و دستمزد چیست؟
پردازش حقوق و دستمزد توسط خدمات درامد داخلی (IRS) و وزارت کار (DOL0) تنظیم می شود. برخی از قوانینی که یک مدیر حقوق و دستمزد باید رعایت کند عبارتند از:
قانون استانداردهای کار منصفانه (FLSA)
FLSA بر توانایی کارکنان برای پرداخت حداقل دستمزد و پرداخت اضافه کاری تمرکز دارد. مدیریت ردیابی زمان و حضور برای پرداخت دستمزد اضافه کاری بخشی از قانون است. سوابق برای کارگران بدون نظارت باید دقیق باشد و شامل ساعات کار هر روز و هفته، اضافه کاری کار در هر هفته، تاریخ پرداخت و کل دستمزد پرداخت شده باشد.
قانون مشارکت بیمه فدرال (FICA)
FICA نیاز به مدیران حقوق و دستمزد برای کسر مزایای Medicare و Social Security از درامد ناخالص کارکنان دارد. کارفرما همچنین مسئول تطبیق این کسورات است.
قانون مالیات بیکاری فدرال (FUTA)
این قانون کارفرمایان را ملزم به کمک به برنامه های بیکاری فدرال و ایالتی برای جبران کارکنانی که شغل خود را از دست می دهند. با این حال، این کسر کارمند نیست، بلکه درصد است که کارفرما باید با توجه به معافیت ها پرداخت کند.
می خواهید بیشتر بدانید؟
Interactive College of Technology یکی از تنها برنامه های مدرک علوم در مدیریت منابع انسانی در ایالات متحده را ارائه می دهد. اجازه دهید Interactive College of Technology سنگ پله شما برای حرفه ای در منابع انسانی باشد.
بیایید اولین قدم را با هم برداریم! تماس با ما در حال حاضر برای کسب اطلاعات بیشتر.
