Je, wewe ni nia ya kuwa mwandishi wa vitabu lakini huna uhakika nini wao kufanya? Mtunza vitabu husaidia kuhakikisha kuwa shughuli za kampuni zinakamatwa kwa usahihi na kuripotiwa katika rekodi zake za kifedha. Kwa kampuni ndogo, kunaweza kuwa na mtu mmoja anayehusika na hili. Katika kampuni kubwa, kunaweza kuwa na watunza vitabu kadhaa, kila mmoja anawajibika kwa sehemu ndogo ya rekodi za kifedha. Mtunza vitabu anaweza kuwa na majina tofauti ikiwa ni pamoja na karani wa uhasibu, msaidizi wa uhasibu, na mhasibu mdogo.
Ni sifa gani za mtunza vitabu?
Mtu ambaye anatafuta nafasi ya mtunza vitabu anafurahia kufanya kazi na nambari. Wengi huchukua madarasa ya hesabu na biashara shuleni. Mtunza vitabu aliyefanikiwa pia anaelewa umuhimu wa kushirikiana na kufanya kazi na watu wengine katika idara ya uhasibu. Mbali na kufanya kazi na watunza vitabu wengine katika idara yao, mtu katika uhasibu, akaunti zinazopokea, au malipo anaweza kuhitaji kuunganishwa na wafanyikazi katika ngazi nyingi tofauti na katika idara nyingi tofauti katika shirika. Wahasibu wa ngazi ya juu wanaweza kumwita mtunza vitabu kutoa msaada ulioombwa na wakaguzi wa kujitegemea. Pia, mameneja katika kampuni wanaweza kugeuka kwa mtunza vitabu ili kupata habari ya ziada kuhusu kile kilicho katika taarifa ya kifedha au ripoti ya usimamizi.
Watunza vitabu pia huingiliana na watu nje ya kampuni yao wenyewe. Hizi ni pamoja na wachuuzi na wateja, kutaja wachache. Kama unavyoona, sio tu nambari muhimu kwa kila kazi ya utunzaji wa vitabu, lakini mawasiliano ya mafanikio na watu wengine pia ni ufunguo wa mafanikio.
Jinsi ya kuwa mwandishi wa vitabu?
Vyeti au shahada ya mshirika kutoka shule ya ufundi inaweza kukusaidia kupata kazi yako ya kwanza na kuchangia kazi yako ya mafanikio kama mlinda vitabu. Kwa kufikia sifa, umeonyesha ujuzi na tabia ambayo inasaidia shirika katika uwezo wa utunzaji wa vitabu. Kwa kukamilisha mpango wa mafunzo ya uhasibu, umeonyesha uwezo wako wa kufanya kazi na nambari, umakini kwa undani ambao ni muhimu sana katika kazi zote za kifedha, na tabia ya kuingiliana vizuri na watu wengine.
Kwa nini kuwa mtunza vitabu?
Moja ya mambo mazuri ya kuwa mtunza vitabu ni kwamba wanafanya kazi katika viwanda vyote na maeneo ya kijiografia. Ikiwa shirika ni kubwa au ndogo, kwa faida au la, ina haja ya kukamata, kuimarisha, na kuripoti habari za kifedha kwa usahihi na kwa wakati unaofaa.
Mtunza vitabu hufanya nini?
Kuna aina nyingi za kazi zinazopatikana kwa mtunza vitabu. Shule ya ufundi na idara ya uhasibu itakufundisha na maarifa ya kiufundi unayohitaji kufanya yoyote ya kazi hizi. Pia itakupa uelewa wa shughuli tofauti, kwa hivyo utajua ni jukumu gani la kazi linalokuvutia zaidi.
Kazi # 1: Akaunti Zinazolipwa
Mtunza vitabu anayelipwa anawajibika kulipa bili ndani ya kampuni. Kwa kawaida, kabla ya muuzaji kupata malipo, hatua kadhaa za kudhibiti zinachukuliwa. Mtunza vitabu ana jukumu muhimu katika kuhakikisha udhibiti unatimizwa na kwamba mali za kampuni zinalindwa. Ikiwa kulikuwa na agizo la ununuzi lililotolewa, ankara kutoka kwa muuzaji lazima ilinganishe agizo la ununuzi.
Ili kuchakata bili ya malipo, usimbuaji sahihi wa akaunti ya jumla ya kipeperushi lazima ulinganishe ankara ili matumizi yajumuishwe kwa usahihi katika rekodi za uhasibu. Mara kwa mara, kulingana na ratiba ya kampuni, mtunza vitabu atafanya ukaguzi ili kutoa malipo ambayo yatatumwa au kuwekwa kwa njia ya elektroniki kwa wachuuzi. Ikiwa muuzaji anatarajia malipo ambayo yamechelewa, karani anayelipwa akaunti kawaida ndiye mwasiliani ambaye atafanya kazi na muuzaji ili kutatua suala hilo.
Ayubu #2: Akaunti Zinazoweza Kulipwa
Mbali na kununua vifaa kutoka kwa wachuuzi, kampuni inaweza kutoa ankara kwa wateja wake kwa bidhaa au huduma ambazo imeuza. Wakati karani anayepokea akaunti anaunda ankara, inayoweza kupokewa inahifadhiwa ambayo inaonyesha kuwa kampuni hiyo ni kutokana na kupokea pesa kutoka kwa mteja. Ankara lazima pia ziwasilishwe kwa wateja ili mteja ajue ni kiasi gani cha kulipa. Mtunza vitabu anayepokea akaunti anaweza kutoa ankara au kutumia malipo. Watapokea malipo kutoka kwa mteja anayelingana na ankara zilizo wazi ambazo mteja analipa. Ikiwa mteja amechelewa kufanya malipo, mtunza vitabu anayepokea akaunti anaweza kuwasiliana na mteja na kujua ni lini malipo yatafanywa.
Kazi # 3: Malipo
Nafasi nyingine ya kuvutia kwa mtunza vitabu ni kufanya kazi katika idara ya malipo. Ni jukumu la karani wa mishahara, akifanya kazi na Idara ya Rasilimali Watu, kuanzisha wafanyakazi wapya katika mfumo wa malipo. Wakati mfanyakazi anapokea nyongeza ya mshahara, karani wa malipo lazima afanye mabadiliko kwenye rekodi za malipo. Malipo lazima yaanzishwe kwa usahihi kwa wafanyikazi kupata malipo sahihi na kwa wakati. Hii itahakikisha kuwa malipo kwa wafanyikazi ni kwa kiwango kinachofaa, kwamba makato yote ya kodi na faida ni sahihi, na kwamba malipo yao ya mara kwa mara ni sahihi.
Kazi # 4: Mali isiyohamishika
Biashara inaweza kuweka pesa katika mali ambazo zinafaidi kampuni kwa zaidi ya mwaka mmoja. Hizi huitwa mali ya kudumu au mali, mmea, na vifaa. Biashara kubwa itakuwa na mtunza vitabu aliyejitolea kwa uwekezaji huu muhimu ili kuhakikisha kuwa wanafuatiliwa na kugharimu kwa usahihi.
Job #5: Mkuu wa Ledger
Bila kujali ni eneo gani la biashara ambalo mtunza vitabu anaunga mkono, kazi yao yote imeundwa kulisha kipeperushi cha jumla. Hii ni mkusanyiko wa shughuli zote ambazo biashara hufanya. Kikundi cha jumla cha uhasibu wa kuongoza kinajumuisha mapato, gharama, mali, madeni, na usawa wa wamiliki. Karibu biashara zote nchini kote zina vitabu vya uhasibu vilivyoundwa kulingana na akaunti hizi pana. Hii inawezesha kulinganisha biashara moja kwa wakati, kulinganisha biashara moja na wengine, na taarifa za kifedha ambazo zinaweza kueleweka na watu wengine, kama benki na mamlaka ya kodi.
Unajifunza nini wakati wa programu ya utunzaji wa vitabu?
Programu ya diploma ya uhasibu na maombi ya biashara ya kitaaluma itakuandaa kwa majukumu mengi ambayo yanawajibika kwa uhasibu katika biashara. Yafuatayo ni baadhi ya mambo ambayo utajifunza kuhusu programu hii ya ufundi:
Kanuni za Uhasibu zilizokubaliwa kwa ujumla
Mbali na muundo wa kawaida wa akaunti, biashara zinazingatia kanuni za uhasibu zilizokubaliwa kwa ujumla (GAAP). Hizi ni sheria na miongozo ambayo imewekwa na bodi za udhibiti wa uhasibu au zimekubaliwa kwa ujumla na kueleweka kwa muda. Kila mtu anayefanya kazi katika jukumu la uhasibu ana jukumu la kuhakikisha kuwa GAAP inafuatwa wakati wa kurekodi na kuripoti kila kitu kuhusu kampuni.
Maridhiano ya Uhasibu
Maridhiano ya kila mwezi ni moja ya udhibiti muhimu wa kifedha kwa kampuni kuweka. Aina moja ya upatanisho ni kitambulisho na maelezo ya tofauti kati ya kila usawa wa subledger na usawa wa akaunti katika kipeperushi cha jumla. Aina nyingine ya upatanisho ni kulinganisha taarifa za benki na kiasi cha fedha katika kipeperushi cha jumla. Watunza vitabu wanaweza kupewa kazi ya kufanya upatanisho au kuchukua jukumu la msaada kwa kutafiti vitu vinavyosababisha tofauti na kuamua ni hatua gani zinapaswa kuchukuliwa. Kupatanisha akaunti na taarifa za benki ni mbili tu ya shughuli za karibu za mwezi, robo, na mwisho wa mwaka ambazo msaidizi wa uhasibu anaweza kuwajibika.
Programu ya Uhasibu
Kwa bahati nzuri, kila biashara haifai kuweka nambari na kuanzisha programu yao ya uhasibu. Kampuni nyingi kubwa zinaendeleza mfumo wao wa uhasibu wa wamiliki ambao ni maalum kwa tasnia yao. Kampuni zingine kubwa zinachagua kutumia mfumo wa programu. Hata hivyo, makampuni madogo, na ya kati yana uteuzi wa programu sanifu ya uhasibu ambayo wanaweza kutumia. Bidhaa mbili maarufu zaidi ni QuickBooks na Sage. Ingawa watunza vitabu wengi hupata programu rahisi kuelewa, mafunzo zaidi na uzoefu wa mtunza vitabu una programu fulani, thamani zaidi wanaweza kuchangia nafasi yao.
Kuingia kwa Data dhidi ya Automation
Kwa watu wengine, wazo la mtunza vitabu linaweza kukumbuka picha ya mtu aliye na nambari za kurekodi za kijani kwenye kitabu kikubwa. Miaka thelathini iliyopita, utunzaji wa vitabu ulionekana kama idadi kubwa ya wafanyikazi kila mmoja ameketi kwenye skrini ya kuweka nambari na data kutoka kwa vipande vya karatasi. Leo, rekodi nyingi za uhasibu zinawasiliana kutoka kwa seva hadi seva na kutoka kwa faili hadi faili. Pointi moja ya kuingia inaweza kulisha shughuli za uhasibu kwa kila mfumo mdogo, mwongozo, ripoti, na taarifa ya kifedha ambapo inahitaji kuwa. Ukamataji huu wa data wa wakati mmoja umefanya utunzaji wa vitabu kuwa mzuri zaidi na sahihi. Pia imeunda mahitaji kwamba watunza vitabu wawe na ujuzi zaidi wa kitaalam kuliko miaka ya awali.
Vyeti vya Microsoft Office
Microsoft Office ni sehemu ya programu za uzalishaji na imekuwa programu ya kawaida ya biashara. Inasaidia kurahisisha uundaji wa hati, utunzaji, na uhifadhi kwa biashara za saizi zote. Programu ya Microsoft Excel ni zana muhimu sana kwa wahasibu wengi na watunza vitabu. Mtunza vitabu ambaye ameendeleza ujuzi wa uhasibu na kupokea mafunzo ya vyeti vya Microsoft Office ataweza kuonyesha kwamba wanaweza kupata kazi ya utunzaji wa vitabu kwa usahihi na kwa ufanisi.
Mawazo ya Mwisho
Nafasi ya utunzaji wa vitabu ni mahali pazuri pa kuanzia kwa kazi ya kifedha. Kuna maelekezo kadhaa ambayo mtunza vitabu anaweza kuhamia ili kuendeleza kazi yao. Mtunza vitabu mwenye uzoefu, mtaalamu anaweza kupandishwa cheo kuwa msimamizi au meneja kama kiongozi wa kikundi chao cha sasa cha kazi. Wanaweza kupanua uzoefu wao wa kazi na kusonga baadaye au kwa kukuza kwa kikundi kingine cha kazi. Wanaweza kuhamia jukumu lisilo la kifedha ndani ya kampuni, kama vile kisheria, shughuli, au rasilimali za binadamu. Kijiografia, hitaji la watunza vitabu lipo kote nchini. Fursa hii ya ukuaji na maendeleo huweka utunzaji wa vitabu kwa mwanga mzuri kwa wale wanaotaka kazi thabiti.
Unahitaji kujifunza zaidi?
Uko tayari kuanza kufanya kazi katika jukumu la kiwango cha kuingia kama mtunza vitabu? Katika ICT, programu yetu ya Maombi ya Biashara ya Uhasibu na Mtaalamu itakufundisha misingi ya akaunti zinazolipwa / zinazoweza kulipwa, malipo, waongozaji wa jumla, kuripoti / kuingia kwa data, na otomatiki ya ofisi. Utakuwa tayari kusaidia shirika lolote la ukubwa na kufanya tofauti katika idara yako ya uhasibu.
Hebu tuchukue hatua ya kwanza pamoja! Wasiliana nasi sasa ili kujifunza zaidi.
