Está interessado em tornar-se contabilista mas não sabe o que faz? Um contabilista ajuda a garantir que as actividades de uma empresa são corretamente registadas e comunicadas nos seus registos financeiros. Numa pequena empresa, pode haver uma pessoa responsável por este trabalho. Numa empresa maior, pode haver dezenas de contabilistas, cada um responsável por uma pequena parte dos registos financeiros. Um guarda-livros pode ter diferentes designações, incluindo contabilista, assistente de contabilidade e contabilista júnior.
Quais são as características de um contabilista?
Uma pessoa que procura um emprego de contabilista gosta de trabalhar com números. Muitos frequentam aulas de matemática e de gestão na escola. Um contabilista de sucesso também compreende a importância de colaborar e trabalhar com outras pessoas no departamento de contabilidade. Para além de trabalhar com outros contabilistas no seu departamento, um contabilista, contabilista de contas a receber ou contabilista de pagamentos pode ter de interagir com o pessoal a muitos níveis diferentes e em muitos departamentos diferentes de uma organização. Os contabilistas de nível superior podem recorrer ao contabilista para prestar apoio solicitado por auditores independentes. Além disso, os gestores da empresa podem recorrer a um contabilista para obter informações adicionais sobre o que consta de uma demonstração financeira ou de um relatório de gestão.
Os contabilistas também interagem com pessoas fora da sua própria empresa. Estas incluem fornecedores e clientes, para citar alguns. Como pode ver, não só os números são importantes para todos os trabalhos de contabilidade, como também a comunicação bem sucedida com outras pessoas é uma chave para o sucesso.
Como é que se torna um contabilista?
Uma certificação ou um diploma de associado de uma escola profissional pode ajudá-lo a conseguir o seu primeiro emprego e contribuir para o sucesso da sua carreira como contabilista. Ao obter as credenciais, demonstrou as competências e o carácter necessários para apoiar positivamente uma organização numa capacidade de contabilidade. Ao concluir com sucesso um programa de formação em contabilidade, demonstrou a sua capacidade de trabalhar com números, a atenção aos detalhes que é tão importante em todos os trabalhos financeiros e a disposição para interagir bem com outras pessoas.
Porquê tornar-se um contabilista?
Um dos aspectos positivos de ser contabilista é o facto de trabalhar em todos os sectores e localizações geográficas. Quer uma organização seja grande ou pequena, com ou sem fins lucrativos, tem necessidade de recolher, consolidar e comunicar informações financeiras com precisão e em tempo útil.
O que faz um contabilista?
Existem muitos tipos diferentes de empregos disponíveis para um contabilista. Uma escola profissional com um departamento de contabilidade formá-lo-á com os conhecimentos técnicos necessários para desempenhar qualquer uma destas funções. Também lhe dará uma compreensão das diferentes actividades, pelo que saberá qual a função que mais lhe interessa.
Função #1: Contas a pagar
Um contabilista de contas a pagar é responsável pelo pagamento das facturas de uma empresa. Normalmente, antes de um fornecedor receber um pagamento, são tomadas várias medidas de controlo. O contabilista desempenha um papel fundamental para garantir que os controlos são cumpridos e que os activos da empresa são protegidos. Se foi emitida uma ordem de compra, a fatura do fornecedor deve corresponder à ordem de compra.
Para processar uma conta para pagamento, a codificação exacta da conta do razão geral deve corresponder à fatura, para que a despesa seja incluída com exatidão nos registos contabilísticos. Periodicamente, de acordo com o calendário da empresa, o contabilista efectua uma verificação para produzir os pagamentos que serão enviados por correio ou depositados eletronicamente aos fornecedores. Se um fornecedor estiver à espera de um pagamento atrasado, um funcionário de contas a pagar é normalmente o contacto que irá trabalhar com o fornecedor para resolver o problema.
Função #2: Contas a receber
Para além de comprar fornecimentos a fornecedores, uma empresa pode faturar aos seus clientes os bens ou serviços que vendeu. Quando um funcionário de contas a receber cria uma fatura, é registada uma conta a receber que mostra que a empresa deve receber dinheiro do cliente. As facturas também devem ser comunicadas aos clientes para que estes saibam quanto devem pagar. Um contabilista de contas a receber pode emitir facturas ou aplicar pagamentos. Receberá um pagamento de um cliente que corresponda às facturas em aberto que o cliente está a pagar. Se o cliente se atrasar no pagamento, o contabilista de contas a receber poderá ter de contactar o cliente para saber quando será efectuado o pagamento.
Função #3: Cálculo das folhas de pagamento
Outra posição atractiva para um contabilista é trabalhar no departamento de salários. É da responsabilidade do responsável pelos salários, em colaboração com o Departamento de Recursos Humanos, a introdução de novos trabalhadores no sistema de salários. Quando um empregado recebe um aumento de salário, o responsável pela folha de pagamentos deve fazer a alteração nos registos da folha de pagamentos. A folha de pagamentos deve ser configurada com precisão para que os empregados recebam pagamentos correctos e atempados. Isto assegurará que o pagamento aos empregados é feito à taxa apropriada, que todas as deduções para impostos e benefícios são exactas e que o seu cheque de pagamento líquido periódico é exato.
Função #4: Activos fixos
Uma empresa pode investir dinheiro em activos que beneficiam a empresa durante mais de um ano. Estes são chamados activos fixos ou propriedade, instalações e equipamento. Uma empresa de maior dimensão terá um contabilista dedicado a estes investimentos valiosos para garantir que são controlados e contabilizados com exatidão.
Função #5: Razão
Independentemente da área da empresa que um contabilista apoia, todo o seu trabalho é concebido para alimentar o livro-razão. Este é um conjunto de todas as actividades que a empresa desenvolve. O grupo de contabilidade do razão geral inclui receitas, despesas, activos, passivos e capital próprio. Quase todas as empresas do país têm livros contabilísticos estruturados de acordo com estas contas gerais. Isto facilita a comparação de uma empresa ao longo do tempo, a comparação de uma empresa com outras e as demonstrações financeiras que podem ser compreendidas por terceiros, como bancos e autoridades fiscais.
O que é que aprende durante um programa de contabilidade?
O programa de diploma de contabilidade e aplicações profissionais de negócios irá prepará-lo para as muitas funções que são responsáveis pela contabilidade de uma empresa. Seguem-se alguns dos tópicos que aprenderá durante este programa vocacional:
Princípios contabilísticos geralmente aceites
Para além de uma estrutura de contas normalizada, as empresas aderem aos princípios contabilísticos geralmente aceites (GAAP). Estas são regras e directrizes que foram postas em prática por conselhos reguladores de contabilidade ou que se tornaram geralmente aceites e compreendidas ao longo do tempo. Todas as pessoas que trabalham numa função contabilística têm a responsabilidade de assegurar que os GAAP são seguidos ao registar e comunicar tudo o que diz respeito à empresa.
Reconciliações contabilísticas
As reconciliações mensais são um dos controlos financeiros mais importantes que uma empresa deve implementar. Um dos tipos de reconciliação é a identificação e explicação das diferenças entre o saldo de cada sub-registo e o saldo da conta no registo geral. Outro tipo de reconciliação é a comparação dos extractos bancários com os montantes em dinheiro no livro-razão. Os contabilistas podem ser designados para fazer as reconciliações ou desempenhar um papel de apoio, pesquisando os itens que estão a causar as diferenças e determinando as acções que devem ser tomadas. A reconciliação de contas e extractos bancários são apenas duas das muitas actividades de fecho de mês, trimestre e final de ano que um assistente de contabilidade pode ser responsável.
Software de contabilidade
Felizmente, nem todas as empresas têm de codificar e configurar o seu próprio software de contabilidade. Muitas grandes empresas desenvolvem o seu próprio sistema de contabilidade específico para o seu sector. Outras grandes empresas optam por utilizar um sistema de software. No entanto, as pequenas e médias empresas têm uma seleção de software de contabilidade normalizado que podem utilizar. Duas das marcas mais populares são QuickBooks e Sage. Embora a maioria dos contabilistas considere o software fácil de entender, quanto mais formação e experiência um contabilista tiver com um determinado software, mais valor pode contribuir para a sua posição.
Entrada de dados vs. automatização
Para algumas pessoas, a ideia de um contabilista pode trazer à mente a imagem de uma pessoa com um visor verde a registar números num grande livro. Há trinta anos, a contabilidade assemelhava-se a um grande número de empregados, cada um sentado a um ecrã, a introduzir números e dados em pedaços de papel. Atualmente, muitos registos contabilísticos são comunicados de servidor para servidor e de ficheiro para ficheiro. Um único ponto de entrada pode alimentar uma transação contabilística em cada subsistema, livro-razão, relatório e demonstração financeira onde for necessário. Esta captura única de dados tornou a contabilidade mais eficiente e precisa. Criou também a necessidade de os contabilistas terem mais conhecimentos técnicos do que nos anos anteriores.
Certificação Microsoft Office
O Microsoft Office é um conjunto de aplicações de produtividade que se tornou uma aplicação empresarial padrão. Ajuda a simplificar a criação, o tratamento e o armazenamento de documentos para empresas de todas as dimensões. A aplicação Microsoft Excel é uma ferramenta muito útil para muitos contabilistas e guarda-livros. Um contabilista que tenha desenvolvido competências de contabilidade e recebido formação de certificação do Microsoft Office poderá demonstrar que consegue realizar o trabalho de contabilidade de forma precisa e eficiente.
Considerações finais
Um cargo de contabilista é um bom ponto de partida para uma carreira financeira. Há várias direcções em que um contabilista pode avançar na sua carreira. Um contabilista experiente e profissional pode ser promovido a um cargo de supervisor ou gestor como líder do seu atual grupo de trabalho. Pode alargar a sua experiência profissional e mudar de posição ou ser promovido para outro grupo de trabalho. Poderá passar para uma função não financeira dentro da empresa, como por exemplo, jurídica, operacional ou de recursos humanos. Geograficamente, a necessidade de contabilistas existe em todo o país. Esta oportunidade de crescimento e desenvolvimento mantém a contabilidade numa perspetiva positiva para aqueles que querem uma carreira estável.
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