Kimsingi, kazi ya uhasibu ni kuweka wimbo sahihi wa pesa zinazoingia na kutoka kwa biashara. Hata hivyo, kuna mengi zaidi kwa kazi ya uhasibu kuliko kuangalia tu pesa kuja na kwenda. Ikiwa unafikiria kuomba nafasi kama mhasibu wa kiwango cha kuingia au mtunza vitabu, basi kuna mambo fulani unapaswa kujua.
Kazi hiyo inahusisha nini? Ni kazi gani ya msingi ya uhasibu? Je, kuna aina tofauti za uhasibu? Ninaweza kwenda wapi kupata ushauri na sifa?
Kama mhasibu au mtunza vitabu, utakusanya na kuripoti juu ya habari za kifedha kuhusu mtiririko wa fedha, utendaji, na nafasi ya jumla ya kifedha ya biashara. Habari unayotoa ni muhimu katika kusaidia kufanya maamuzi juu ya jinsi bora ya kusimamia kampuni. Habari hii yote inakusanywa kutoka kwa shughuli za kawaida za biashara kama vile ankara kwa wateja, bili kutoka kwa wachuuzi na wauzaji, na shughuli zingine za ndani zinazoitwa maingizo ya jarida. Shughuli hizi zinarekodiwa katika mfumo wa uhasibu wa kampuni.
Ni kazi gani ya msingi ya uhasibu?
Kazi kadhaa za msingi ni wajibu wa idara ya uhasibu:
Akaunti zinazoweza kupokewa (A/R)-Hii ni neno la kufuatilia malipo yaliyofanywa na wateja kwa bidhaa au huduma. Pia kuunda na kufuatilia ankara za wateja na kuhakikisha malipo yanafanywa wakati unaofaa.
Akaunti zinazolipwa (A / P) - Kama ilivyo kwa A / R, A / P inamaanisha kuweka rekodi ya bidhaa na huduma zote zilizonunuliwa na kampuni na kuhakikisha malipo hufanywa kwa wakati. Hii ni muhimu hasa ikiwa wauzaji au wachuuzi hutoa punguzo kwa makazi ya mapema.
Usimamizi wa hesabu- Nafasi hii inafuatilia bidhaa zote zilizonunuliwa na kuhifadhiwa kwa kuuza tena, kuhakikisha kuwa mfumo uko mahali pa kuongeza faida. Kwa mfano, mfumo mmoja wa usimamizi wa hesabu pia unajulikana kama FIFO; F irst In First Out. Hii inahakikisha kuwa hesabu haikai kwenye rafu na kusahaulika kwa sababu bidhaa mpya imefika.
Malipo-Kuhesabu masaa ya wafanyikazi, mishahara, bonasi, faida, na tume kwa usahihi pamoja na kufuatilia wakati wa kulipwa na usiolipwa ni jukumu muhimu sana katika kampuni yoyote. Pia una wajibu wa kulipa kodi ya mishahara kwa serikali. Kodi hizi ni pamoja na FICA (kodi ya usalama wa kijamii na Medicare), ukosefu wa ajira, fidia ya wafanyikazi, na ushuru wa shirikisho na serikali.
Bajeti - Idara ya bajeti huanzisha bajeti ya kila mwaka ya mapato na matumizi na kufuatilia gharama ili kuhakikisha kuwa matumizi yanakaa ndani ya bajeti ya kampuni. Wakati wa kuunda bajeti, inapaswa kutumia msingi wa pesa na msingi wa accrual. Uhasibu wa kawaida ni pale ambapo mapato au matumizi hurekodiwa wakati shughuli inapotokea, na sio wakati wa kufanya au kupokea malipo. Bajeti kulingana na msingi wa accrual haitatoa picha sahihi ya mtiririko wa fedha. Vivyo hivyo, bajeti ya msingi ya pesa haiwezi kuonyesha habari sahihi juu ya utendaji wa biashara. Kuchanganya njia mbili inakupa bora ya walimwengu wote, na kusababisha bajeti sahihi zaidi.
Taarifa za kifedha-Moja ya kazi muhimu za idara ya uhasibu ni kuzalisha na kutoa taarifa sahihi za kifedha kusaidia na utabiri wa kila mwezi, na ripoti za mwisho wa mwaka. Kwa hiyo, taarifa zote za kifedha na shughuli za biashara zinarekodiwa mwaka mzima ili taarifa sahihi na taarifa za kifedha ziweze kutolewa.
Ripoti ya usimamizi-Kulingana na muundo wa kampuni, ripoti za usimamizi zinaweza kutolewa kila mwezi, robo mwaka, au kila mwaka. Ripoti hizi zinaweza kuwa rahisi kama taarifa ya utabiri wa mtiririko wa fedha kila mwezi, au ngumu kama taarifa kamili, ya kina ya faida na hasara, kuonyesha takwimu za kila mwezi, takwimu za bajeti, na tofauti yoyote kutoka bajeti hadi halisi. Ripoti kama hii kwa ujumla huzalishwa kwa kutumia lahajedwali, kwa kutumia faida ya kazi nyingi za kifedha zilizojengwa kwenye lahajedwali.
Kufuata kisheria-Idara ya uhasibu ya biashara yoyote lazima iweze kuonyesha kwamba biashara inafuata sheria, taratibu, na sera zinazodhibiti biashara katika eneo fulani. Haitoshi kujua na kuelewa sheria zinazotumika kwa biashara, lazima ionyeshe kuwa biashara inatii kila wakati. Mchakato huu unajumuisha, lakini hauzuiliwi, kuweka nakala za hundi zote, ankara, bili, na rekodi za malipo, na kuzifanya zipatikane ili kuonyesha kuwa watu sahihi wana jukumu la kuweka biashara kwa kufuata.
Udhibiti wa kifedha - Hii ni kazi muhimu sawa ya idara ya uhasibu. Kila biashara inahitaji njia ya kuangalia na kusimamia fedha zake. Hii kwa kawaida hufanywa kwa kutumia taarifa kuu tatu za kifedha, taarifa ya mtiririko wa fedha, taarifa ya mapato (pia inajulikana kama faida na hasara au taarifa ya P&L), na karatasi ya usawa. Kwa kusoma habari zilizomo katika ripoti hizi tatu, mmiliki wa biashara anaweza kujua jinsi biashara inavyofanya na kutambua wapi mabadiliko yanaweza kutokea.
Kuweka rekodi-Kipengele kimoja muhimu katika uendeshaji laini wa biashara yoyote ni utunzaji mzuri wa rekodi. Kuwa na uwezo wa kuweka mikono yako juu ya muswada ambao unabishaniwa pamoja na nakala ya hundi iliyofutwa inathibitisha kuwa deni lililipwa. Sio tu kwamba rekodi nzuri ya kuweka faida kwa biashara, lakini kulingana na IRS, kuna sheria za msingi kuhusu muda gani nyaraka fulani lazima zihifadhiwe na kupatikana kwa madhumuni ya ushuru. Kwa mfano, Akaunti zinazolipwa na zinazolipwa zinapaswa kuhifadhiwa kwa miaka saba. Taarifa za benki, hundi zilizofutwa, na rekodi zozote za malipo ya elektroniki pia ni miaka saba, lakini maridhiano ya benki yanahitaji kuhifadhiwa tu kwa miaka miwili. Kwa kweli, upatanisho wa benki kawaida huhifadhiwa na taarifa ya benki, kwa hivyo watabaki kwa miaka hiyo hiyo saba.
Ni aina gani tofauti za uhasibu?
Ikiwa unafikiria kufanya kazi katika uwanja wa uhasibu, basi unapaswa kujua ni aina gani tofauti za uhasibu zinazopatikana. Hapa kuna aina za kawaida za kazi za uhasibu kwako kuzingatia:
• Uhasibu wa Fedha
• Uhasibu wa usimamizi
• Uhasibu wa gharama
• Uhasibu wa kodi
Uhasibu wa Fedha
Mtu yeyote anayefanya kazi katika uhasibu wa kifedha ana jukumu la kufuatilia, kurekodi, na kuripoti shughuli zote za kifedha kwa kutoa taarifa za kawaida za kifedha. Hii inafanywa kwa kufuata sheria za GAAP (Kanuni za Uhasibu zilizokubaliwa kwa ujumla).
Uhasibu wa kifedha hutoa kuangalia sahihi jinsi kampuni imefanya kwa kipindi maalum na haitabiri utendaji wa baadaye kama uhasibu wa usimamizi. Kuna aina mbili za uhasibu wa kifedha, pesa, na accrual, na zote hutumia uhasibu wa kuingia mara mbili wakati wa kurekodi shughuli. Biashara nyingi ndogo hutumia uhasibu wa pesa, lakini kampuni kubwa, pamoja na kampuni zilizouzwa hadharani, lazima zitumie njia ya accrual.
Uhasibu wa Usimamizi
Taarifa zinazozalishwa na uhasibu wa usimamizi hutumiwa tu na maafisa wa kampuni, tofauti na ripoti za uhasibu wa kifedha ambazo hutolewa kwa wanahisa na wawekezaji. Akaunti za usimamizi huchanganya data ya kihistoria na matokeo yaliyotarajiwa ili kutoa usimamizi zana wanazohitaji kutabiri matokeo kulingana na utendaji hadi sasa.
Uhasibu wa Gharama
Uhasibu wa gharama ni tawi la uhasibu ambalo linashughulikia gharama za kufanya biashara pekee. Aina hii ya uhasibu kwa ujumla hutumiwa katika tasnia ya utengenezaji, ingawa biashara ya huduma inaweza kufaidika na aina hii ya uhasibu pia.
Uhasibu wa gharama huangalia gharama zilizopatikana na biashara, zote zilizowekwa na kutofautiana. Mifano ni malighafi, gharama za kazi, gharama za uzalishaji, juu, na matengenezo, kutoa habari muhimu ya usimamizi kama vile "kuvunja-hata hatua"
Uhasibu wa Ukaguzi
Baadhi ya biashara na makampuni yanahitaji ukaguzi kila mwaka kuwa katika kufuata, hasa kama wao kukabiliana na sekta ya Serikali kama HUD au USDA. Mkaguzi atachunguza rekodi zote za kifedha zilizowekwa na idara ya uhasibu ili kuhakikisha kuwa zinaripotiwa kwa usahihi.
Tofauti na wahasibu au wafanyakazi wa uhasibu, mkaguzi hahusiki au kuhusika na biashara chini ya ukaguzi. Aina mbili za kawaida za ukaguzi ni:
Ukaguzi wa kufuata huchunguza taratibu na sera zinazotumika na kampuni au biashara ili kuhakikisha kuwa kwa sasa inatii viwango vya udhibiti au vya ndani. Matokeo ya ukaguzi kama huo yanaweza kuripotiwa kwa vyombo vya nje ikiwa inafaa.
Ukaguzi wa kifedha unachambua tu taarifa za kifedha za kampuni kwa usahihi. Baada ya kukamilika, matokeo mara nyingi huripotiwa tu kwa maafisa wa kampuni au wamiliki na sio kwa mtu yeyote nje ya biashara.
Uhasibu wa Ushuru
Uhasibu wa kodi unadhibitiwa na Kanuni ya Mapato ya Ndani (IRC), na kwa hivyo inahakikisha kuwa biashara, walipa kodi binafsi, na mashirika yasiyo ya faida hufuata sheria za sasa za ushuru. Mhasibu wa kodi atafanya kazi kwa wateja hawa kuhakikisha mapato yao ya kodi ni sahihi.
Mhasibu wa kodi lazima ajue sheria za kodi zinazobadilika kila wakati ili aweze kuhesabu ushuru wowote wa mapato, kupunguza deni lolote la ushuru, na kukamilisha na kurejesha kodi kwa usahihi na kwa wakati.
Unahitaji kujifunza zaidi?
Uko tayari kuanza kufanya kazi katika jukumu la kiwango cha kuingia kama mtunza vitabu au mtaalamu wa uhasibu? Katika ICT, mpango wetu wa Maombi ya Biashara ya Uhasibu na Mtaalamu itakufundisha misingi ya akaunti zinazolipwa / zinazolipwa, malipo, waongozaji wa jumla, kuingia kwa ripoti / data, na otomatiki ya ofisi. Utakuwa tayari kusaidia shirika lolote la ukubwa na kufanya tofauti katika idara yako ya uhasibu.
Hebu tuchukue hatua ya kwanza pamoja! Wasiliana nasi sasa ili kujifunza zaidi.
