Fondamentalement, la fonction de la comptabilité consiste à suivre avec précision les entrées et les sorties d'argent d'une entreprise. Cependant, le travail de comptable ne se limite pas à observer les entrées et les sorties d'argent. Si vous envisagez de postuler à un poste de comptable ou d'aide-comptable débutant, il y a certaines choses que vous devez savoir.
En quoi consiste le travail ? Quelle est la fonction de base de la comptabilité ? Existe-t-il différents types de comptabilité ? Où puis-je obtenir des conseils et des qualifications ?
En tant que comptable ou teneur de livres, vous recueillez et communiquez des informations financières concernant les flux de trésorerie, les performances et la situation financière globale d'une entreprise. Les informations que vous fournissez sont essentielles pour aider à prendre des décisions sur la meilleure façon de gérer l'entreprise. Toutes ces informations sont collectées à partir d'opérations commerciales standard, telles que les factures adressées aux clients, les factures des vendeurs et des fournisseurs, et d'autres transactions internes appelées "écritures de journal". Ces transactions sont ensuite enregistrées dans le système comptable de l'entreprise.
Quelle est la fonction de base de la comptabilité ?
Plusieurs fonctions de base relèvent de la responsabilité d'un service comptable :
Comptes débiteurs (CD) - Il s'agit du suivi des paiements effectués par les clients pour des biens ou des services. Il s'agit également de créer et de suivre les factures des clients et de s'assurer que les paiements sont effectués lorsqu'ils sont dus.
Comptes créditeurs (A/P)- Comme pour les comptes débiteurs, les comptes créditeurs consistent à tenir un registre de tous les biens et services achetés par l'entreprise et à s'assurer que les paiements sont effectués en temps voulu. Cela est particulièrement important si les fournisseurs ou les vendeurs offrent des remises pour un règlement anticipé.
Gestion des stocks -Ce poste permet de suivre toutes les marchandises achetées et stockées en vue de leur revente, en veillant à ce qu'un système soit en place pour maximiser les profits. Par exemple, un système de gestion des stocks connu sous le nom de FIFO( First In First Out). Ce système permet de s'assurer que les stocks ne restent pas sur une étagère et ne sont pas oubliés parce qu'un nouveau produit est arrivé.
Paie - Calculercorrectement les heures, les salaires, les primes, les avantages et les commissions des employés, ainsi que le suivi des congés payés et non payés, est un rôle extrêmement important dans toute entreprise. Vous êtes également responsable du paiement des charges sociales au gouvernement. Ces taxes comprennent la FICA (sécurité sociale et assurance-maladie), le chômage, l'indemnisation des travailleurs et les retenues à la source fédérales et nationales.
Budgétisation - Leservice de budgétisation établit un budget annuel pour les recettes et les dépenses et assure le suivi des dépenses pour veiller à ce qu'elles restent dans les limites du budget de l'entreprise. Lors de l'élaboration d'un budget, il convient d'utiliser à la fois la méthode de la comptabilité de caisse et celle de la comptabilité d'exercice. La comptabilité d'exercice consiste à enregistrer les recettes ou les dépenses au moment où la transaction a lieu, et non pas au moment où les paiements sont effectués ou reçus. Un budget basé uniquement sur la comptabilité d'exercice ne donnera pas une image précise des flux de trésorerie. De même, un budget basé sur la comptabilité de caisse risque de ne pas fournir d'informations précises sur les performances de l'entreprise. En combinant les deux méthodes, vous obtiendrez le meilleur des deux mondes et un budget plus précis.
États financiers -L'unedes fonctions vitales d'un service comptable est de produire et de fournir des états financiers précis pour faciliter les prévisions mensuelles et les rapports de fin d'année. Par conséquent, toutes les informations et transactions financières de l'entreprise sont enregistrées tout au long de l'année afin que des rapports et des états financiers précis puissent être produits.
Rapports de gestion - Selonla structure de l'entreprise, les rapports de gestion peuvent être produits sur une base mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Ces rapports peuvent être aussi simples qu'un état prévisionnel des flux de trésorerie mensuels, ou aussi complexes qu'un compte de résultat complet et détaillé, indiquant les chiffres mensuels, les chiffres budgétés et tout écart entre le budget et la réalité. Les rapports de ce type sont généralement produits à l'aide d'une feuille de calcul, en tirant parti des nombreuses fonctions financières intégrées dans la feuille de calcul.
Conformité juridique - Leservice comptable de toute entreprise doit être en mesure de démontrer que l'entreprise respecte les règles, processus et politiques complexes qui régissent les entreprises dans un domaine spécifique. Il ne suffit pas de connaître et de comprendre les règles qui s'appliquent à l'entreprise, il faut montrer que l'entreprise est toujours en conformité. Ce processus comprend, entre autres, la conservation de copies de tous les chèques, factures et fiches de paie, et leur accessibilité afin de montrer que les bonnes personnes sont chargées de veiller à la conformité de l'entreprise.
Contrôle financier - Ils'agit d'une fonction tout aussi importante du service comptable. Toute entreprise a besoin d'un moyen de contrôler et de gérer ses finances. Pour ce faire, elle utilise généralement trois états financiers principaux : le tableau des flux de trésorerie, le compte de résultat (également appelé compte de profits et pertes ou P&L) et le bilan. En étudiant les informations contenues dans ces trois rapports, un propriétaire d'entreprise peut déterminer les performances de son entreprise et identifier les changements à apporter.
Tenue des registres - Unélément clé du bon fonctionnement de toute entreprise est la bonne tenue des registres. Le fait de pouvoir mettre la main sur une facture contestée accompagnée d'une copie du chèque annulé prouve que la dette a été payée. Non seulement la bonne tenue des registres est un avantage pour l'entreprise, mais selon l'IRS, il existe des règles de base concernant la durée de conservation et d'accessibilité de certains documents à des fins fiscales. Par exemple, les documents relatifs aux comptes créditeurs et débiteurs doivent être conservés pendant sept ans. Les relevés bancaires, les chèques annulés et tous les documents relatifs aux paiements électroniques doivent également être conservés pendant sept ans, mais les rapprochements bancaires ne doivent être conservés que pendant deux ans. En réalité, un rapprochement bancaire est généralement conservé avec le relevé bancaire, de sorte qu'ils seront conservés pendant les mêmes sept années.
Quels sont les différents types de comptabilité ?
Si vous envisagez de travailler dans le domaine de la comptabilité, vous devez savoir quels sont les différents types de comptabilité disponibles. Voici les types d'emplois les plus courants dans le domaine de la comptabilité :
- Comptabilité financière
- Comptabilité de gestion
- Comptabilité analytique
- Comptabilité fiscale
Comptabilité financière
Toute personne travaillant dans le domaine de la comptabilité financière est responsable du suivi, de l'enregistrement et de la communication de toutes les transactions financières en produisant des états financiers standard. Pour ce faire, elle doit se conformer aux règles des GAAP (Generally Accepted Accounting Principles).
La comptabilité financière donne un aperçu précis des performances de l'entreprise sur une période donnée et ne prédit pas les performances futures comme le fait la comptabilité de gestion. Il existe deux types de comptabilité financière, la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice, qui utilisent toutes deux la comptabilité en partie double pour l'enregistrement des transactions. La plupart des petites entreprises utilisent la comptabilité de caisse, mais les grandes entreprises, y compris les sociétés cotées en bourse, doivent utiliser la méthode de la comptabilité d'exercice.
Comptabilité de gestion
Les informations produites par la comptabilité de gestion sont utilisées uniquement par les dirigeants de l'entreprise, contrairement aux rapports de comptabilité financière qui sont remis aux actionnaires et aux investisseurs. Les comptes de gestion combinent les données historiques et les résultats anticipés pour donner aux dirigeants les outils dont ils ont besoin pour prévoir les résultats sur la base des performances réalisées à ce jour.
Comptabilité analytique
La comptabilité analytique est une branche de la comptabilité qui traite exclusivement des coûts de fonctionnement des entreprises. Cette forme de comptabilité est généralement utilisée dans l'industrie manufacturière, bien qu'une entreprise de services puisse également en bénéficier.
La comptabilité analytique examine les coûts fixes et variables encourus par l'entreprise. Il s'agit par exemple des matières premières, des coûts de main-d'œuvre, des coûts de production, des frais généraux et de la maintenance, ce qui permet à la direction de disposer d'informations importantes telles que le "seuil de rentabilité"
Audit Comptabilité
Certaines entreprises et sociétés doivent faire l'objet d'un audit chaque année pour être en conformité, en particulier si elles traitent avec des secteurs du gouvernement comme le HUD ou l'USDA. Un auditeur examinera tous les documents financiers conservés par le service comptable afin de s'assurer qu'ils sont correctement rapportés.
Contrairement aux comptables ou au personnel comptable, un auditeur n'est pas associé ou impliqué dans l'entreprise contrôlée. Les deux formes les plus courantes d'audit sont les suivantes :
Un audit de conformité examine les procédures et les politiques en vigueur au sein de la société ou de l'entreprise afin de s'assurer qu'elle est actuellement conforme aux normes réglementaires ou internes. Les résultats d'un tel audit peuvent être communiqués à des entités externes, le cas échéant.
Un audit financier se contente d'analyser les états financiers de l'entreprise pour en vérifier l'exactitude. Une fois terminés, les résultats ne sont le plus souvent communiqués qu'aux dirigeants ou aux propriétaires de l'entreprise, et non à des personnes extérieures à celle-ci.
Comptabilité fiscale
La comptabilité fiscale est régie par l'Internal Revenue Code (IRC) et, à ce titre, elle veille à ce que les entreprises, les contribuables individuels et les organisations à but non lucratif respectent les règles fiscales en vigueur. Un comptable fiscaliste travaille pour ces clients en veillant à ce que leurs déclarations fiscales soient exactes.
Un comptable fiscaliste doit connaître les lois fiscales en constante évolution afin de pouvoir calculer l'impôt sur le revenu dû, réduire les dettes fiscales et remplir et déposer les déclarations fiscales avec précision et dans les délais impartis.
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