A maioria das carreiras na área da saúde exige uma paixão pelas pessoas e uma aptidão para a ciência. No entanto, também existem funções não clínicas para génios organizacionais com competências comerciais e de serviço ao cliente. O sector da saúde está a expandir-se e há espaço para talentos de todos os tipos. Como gestor de consultório médico, irá aliviar a carga do pessoal clínico, coordenando os aspectos administrativos da medicina.
O que faz um gestor de consultório médico?
Os directores de consultórios médicos desempenham um papel crucial na prestação de cuidados de saúde de qualidade. As suas responsabilidades abrangem várias tarefas administrativas, de gestão e de supervisão.
O trabalho inclui:
Supervisão administrativa
Os gestores de consultórios médicos supervisionam o pessoal administrativo e de faturação, incluindo recepcionistas, administradores de front-office e contabilistas. Desenvolvem e aplicam políticas e procedimentos que promovem um local de trabalho bem organizado e eficiente.
Gestão financeira
Os cuidados de saúde são uma ciência, uma arte e um negócio. A necessidade de receitas tem de ser satisfeita. Os gestores de consultórios médicos supervisionam o funcionamento financeiro dos consultórios médicos, incluindo o orçamento, a faturação e a gestão do ciclo de receitas.
Gestão do pessoal
Os gestores de consultórios médicos coordenam os horários do pessoal, assegurando a cobertura das funções clínicas e administrativas essenciais. Também lideram os esforços de recrutamento, identificando as necessidades de pessoal e colaborando com os prestadores de cuidados de saúde para contratar candidatos qualificados.
Investidos no sucesso da organização, organizam esforços contínuos de formação e desenvolvimento profissional para ajudar o pessoal a acompanhar as mudanças e as melhores práticas do sector. A promoção de uma cultura de trabalho segura e positiva é uma das suas principais prioridades.
Supervisão das instalações
Os consultórios médicos são espaços físicos com necessidades de equipamento, tecnologia e manutenção. Desde o orçamento para reparações no telhado até à contratação de equipas de limpeza, os gestores de gabinetes médicos coordenam os serviços necessários para preservar um ambiente seguro, confortável e funcional para os pacientes e o pessoal.
Conformidade legal e regulamentar
Os gestores de consultórios médicos assumem responsabilidades de supervisão legal e regulamentar, incluindo a avaliação da segurança, a obtenção de licenças comerciais, a atualização da tecnologia e a implementação de normas de acreditação. O objetivo é manter a conformidade com todas as leis e normas relevantes.
Planeamento estratégico
As empresas só podem ser bem sucedidas com uma visão a longo prazo. Os gestores de consultórios médicos trabalham em estreita colaboração com os prestadores de cuidados de saúde para desenvolver e implementar estratégias de crescimento e melhoria da prática. As suas funções podem incluir a análise financeira, a redução de riscos, a afetação de recursos e o contacto com os clientes.
Preparação para emergências
Os programas de resposta a emergências protegem a segurança dos doentes, do pessoal e dos visitantes, minimizando as interrupções dos serviços de cuidados de saúde em situações de crise. Os gestores de consultórios médicos desenvolvem políticas e procedimentos abrangentes para lidar com emergências, desde pandemias a catástrofes naturais.
Relações com fornecedores
Os consultórios médicos funcionam com consumíveis. No entanto, a gestão das despesas é fundamental para controlar os custos; os consumíveis são uma parte significativa do orçamento de uma instituição. Os gestores de consultórios cultivam as relações com os fornecedores, negoceiam contratos e asseguram acordos rentáveis, garantindo ao mesmo tempo uma cadeia de abastecimento estável.
Serviços de assistência a doentes
Servir os doentes é a principal missão de qualquer estabelecimento de saúde. Os directores de consultório tomam as rédeas, assegurando a satisfação do cliente através da resolução de problemas e da manutenção de um ambiente favorável ao paciente.
Garantia de qualidade
A garantia de qualidade é um processo sistemático e contínuo que promove a qualidade dos cuidados de saúde. Numa abordagem dinâmica, a garantia de qualidade envolve uma série de iniciativas que melhoram continuamente os serviços prestados aos doentes e as operações das instalações através do envolvimento do pessoal e dos clientes. Irá recolher e analisar dados de desempenho e identificar áreas a melhorar.
Um gestor de consultório médico precisa de uma licenciatura?
Os directores de consultórios médicos não precisam de ter um diploma. Antigamente, os directores subiam na hierarquia, começando por baixo e aprendendo no trabalho até dominarem as competências necessárias para assumir o comando.
No entanto, o sector da saúde mudou, tornando-se mais complexo e regulamentado. Atualmente, os empregadores preferem gestores de consultórios médicos com formação ou experiência. Chegar ao topo é mais fácil com uma formação formal.
Uma forma mais eficaz de atingir os seus objectivos de carreira é concluir um programa de administração de consultórios médicos. Os programas de diploma abrangem os conhecimentos e as competências de que necessita para competir com candidatos experientes pelos melhores empregos.
O que aprende durante um programa de administração de consultórios médicos?
Os programas de administração de consultórios médicos preparam os estudantes para o sucesso em posições de front-office e de gestão. O currículo é centrado no trabalho, enfatizando as competências práticas que os empregadores procuram na equipa de liderança.
Os tópicos do programa incluem:
Programação
Uma programação eficiente ajuda a minimizar os tempos de espera dos doentes, optimizando os recursos e melhorando o acesso aos cuidados. Um horário bem estruturado maximiza as receitas, ao mesmo tempo que reduz o stress dos prestadores de serviços e do pessoal de apoio, mantendo um fluxo de trabalho fluido.
Num programa de administração de consultórios médicos, aprenderá a:
Utilize software de marcação de consultas - como introduzir, modificar e cancelar marcações, bem como sistemas de gestão de listas de espera e de lembretes de marcações
Atribuir recursos - como coordenar os horários dos prestadores de cuidados de saúde, incluindo a gestão das chamadas e dos pedidos de dispensa de trabalho
Analise as métricas de desempenho - a forma como os principais indicadores de desempenho, como a utilização de marcações e as taxas de não comparência, afectam as receitas e os lucros
Melhorar a continuidade dos cuidados - estratégias para acompanhar as necessidades de cuidados contínuos dos doentes
Administração de escritórios
Os programas de administração de escritórios ensinam as competências necessárias para gerir as operações diárias de um escritório de cuidados de saúde.
Os conceitos incluem:
Gestão do tempo e organização - técnicas para gerir eficazmente o tempo e os recursos
Garantia de qualidade - utilização de métricas de desempenho para promover a melhoria dos processos
Planeamento de emergência - preparação para as crises quotidianas que afectam os cuidados aos doentes através do desenvolvimento de planos de emergência
Gestão de stocks - orçamentos de aprovisionamento, sistemas de gestão de stocks e relações com fornecedores
Manutenção de registos - um mergulho profundo nos registos de saúde electrónicos (EHR) e nos sistemas de gestão de dados médicos
Faturação e codificação médica
Os gestores de gabinetes médicos supervisionam o fluxo de receitas em ambientes de cuidados de saúde. Os cursos de faturação e codificação abrangem o que precisa de saber, incluindo:
Terminologia médica - linguagem dos cuidados de saúde para o pessoal não clínico
Gestão do ciclo de receitas - todo o ciclo de receitas, desde o registo do doente até ao pagamento final, incluindo a gestão das contas a receber e das cobranças
Modelos de reembolso dos cuidados de saúde - um olhar sobre os métodos de reembolso dos cuidados de saúde, incluindo taxas por serviço e pagamentos agrupados
Sistemas de codificação médica - atribuição de códigos de faturação adequados aos serviços prestados
Processamento de sinistros de seguros - como faturar apólices de seguros públicos e comerciais
Recusas e recursos - resolução de problemas de pedidos rejeitados
Conformidade regulamentar e auditorias - como efetuar auditorias internas às práticas de faturação e codificação para garantir a exatidão e a conformidade com a regulamentação
Relações com os clientes
Os directores de consultórios médicos dão o mote para as relações com os clientes. Como líderes, criam um ambiente centrado no paciente.
Os alunos debatem:
Cumprimentar os doentes - como preparar o terreno para uma experiência positiva enquanto embaixadores das primeiras impressões
Profissionalismo - o impacto da aparência e do comportamento na perceção do doente
Competência cultural - adaptação às diferenças culturais nas interacções com os doentes
Empatia e compaixão - projetar uma atitude emocionalmente empenhada
Resolução de conflitos - resolução de conflitos e gestão de queixas
Retenção de doentes - estratégias a longo prazo para cultivar a lealdade dos doentes
HIPAA, OSHA e JCAHO
Os gestores de consultórios médicos são responsáveis pela conformidade regulamentar e pelos esforços de acreditação no local de trabalho.
Os programas de administração de escritórios abrangem:
HIPPA - Regulamentos da HIPAA, incluindo a privacidade dos doentes, o tratamento de informações e a segurança dos dados
Segurança no local de trabalho - regulamentos da OSHA relacionados com a formação dos trabalhadores, comunicação de riscos, exposição radiológica e a agentes patogénicos transmitidos pelo sangue e manutenção de registos
Acreditação JCAHO - cumprimento das normas de acreditação estabelecidas pela Joint Commission
Certificação CMAA e CEHRS
Os programas de administração de consultórios médicos preparam os alunos para a certificação como Assistente Administrativo Médico Certificado ou Especialista em Registos de Saúde Electrónicos Certificado. Ambos são trampolins para uma carreira de gestão de escritório.
Os alunos deste curso exploram tópicos de exame, incluindo:
- Procedimentos de consultório médico
- Regulamentação dos cuidados de saúde
- Comunicação com o doente
- Gestão de registos médicos
- Seguros e faturação
- Responsabilidades legais e éticas
- Sistemas de registo de dados pessoais
- Segurança dos dados
- Intercâmbios de informações sobre saúde (HIE)
- Otimização do fluxo de trabalho
Também são abordadas dicas de estudo e estratégias de preparação para testes que dão aos alunos uma vantagem no dia do exame.
Considerações finais
Há mais do que uma maneira de se tornar um gestor de consultório médico, mas o sucesso tem tanto a ver com a viagem como com o destino. Um diploma de administração de consultórios médicos é o seu bilhete para uma navegação tranquila em direção a um futuro melhor.
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Todas as instalações de cuidados de saúde, desde hospitais e consultórios médicos a centros de reabilitação, clínicas e qualquer outra prática médica, dependem de profissionais qualificados programa de Administração de Escritório Médicos. Dar-lhe-emos formação em vários procedimentos e processos administrativos médicos. Além disso, obterá experiência do mundo real através de um estágio escolar de 135 horas num estabelecimento de saúde. Também irá interagir com pessoas de todas as esferas da vida, tornando a sua rotina diária tudo menos aborrecida.
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